Le Département de la Seine-Saint-Denis déploie Avaya Spaces auprès de ses 8000 agents

Le département de la Seine-Saint-Denis a la population la plus jeune de tous les départements de France métropolitaine, avec plus de 40% de la population ayant moins de 30 ans. C'est une zone de développement économique dynamique, d'innovation sociale et d'investissement culturel qui connaîtra d'énormes changements au cours de la prochaine décennie tant dans l'environnement, que la société ou encore au sein de ses infrastructures.

Le défi urbain que le département de la Seine-Saint-Denis s'apprête à relever est illustré par trois grands projets déjà en cours de développement. En 2024, le département de la Seine-Saint-Denis accueillera une grande partie des Jeux olympiques et paralympiques d'été, il abritera 24 gares prévues dans le cadre du futur métro du Grand Paris Express, et de grands projets de rénovation urbaine soutenus par l'Union européenne commenceront à voir le jour.

Pour répondre aux besoins de ses 1,6 million d'habitants, le Département de la Seine-Saint-Denis emploie plus de 8 000 agents, dans plus de 200 métiers. La plupart des agents n'est pas amenée à travailler ensemble, mais tous servent la même communauté sur un territoire commun et avec la même ambition. Puisque leur activité est axée sur le plan national et international, il est essentiel que les collaborateurs puissent communiquer et collaborer de manière transparente. Le Département de la Seine-Saint-Denis souhaitait aller au-delà des outils traditionnels en offrant à l'ensemble de son personnel une plateforme de collaboration efficace pouvant être utilisée par tous les employés, quel que soit leur rôle. 

Au-delà de l'impulsion des grands projets et de l'approche progressive de la collaboration du personnel, le parcours de transformation numérique du ministère a subi deux influences extérieures importantes. Premièrement, les établissements publics de toute la France étaient encouragés à intégrer des applications afin d'améliorer l'expérience numérique de consommation des services pour les citoyens. Deuxièmement, la crise sanitaire mondiale a contraint tous les organismes publics à fermer les espaces physiques et à passer à l'accessibilité numérique. Pour le Département de la Seine-Saint-Denis, cela n'a fait qu'accélérer les plans en adoptant une approche de communication à 360° et en donnant une priorité conjointe à la collaboration visuelle, audio et en ligne dans toute l'organisation. 

Le Département de la Seine-Saint-Denis a organisé des discussions internes pour élaborer son plan. « Une étude de cadrage pour comprendre les irritants, les attentes et les besoins de nos agents a été menée au cours d'heures d'ateliers impliquant chacun des métiers du Département », explique le chef du bureau de l'environnement numérique de travail.

Dans le cadre d’une analyse complète du marché, pas moins de 11 solutions de collaboration différentes ont été testées en plus d’Avaya Spaces, notamment Zoom, Cisco Webex et des solutions propriétaires d’Alcatel. Chacune a été évaluée selon 3 critères. 

Tout d'abord, il était essentiel que le processus d'adaptation et d'apprentissage soit facile afin que les employés y adhèrent pleinement. Ainsi, l'équipe en charge du projet a étudié attentivement les fonctionnalités et la facilité d'utilisation de l'outil, la sécurité des données, le coût d'exploitation, le support et les antécédents du fournisseur sur le marché ainsi que sa connaissance des institutions publiques et ses références dans ce secteur. 

Ensuite, il était important que les échanges soient faciles et intuitifs, que les interactions entre les services et avec la direction soient pratiques, et que la performance de l'outil soit évidente. Des groupes d'utilisateurs ont aidé à définir les exigences spécifiques, simples et rapides à mettre en œuvre, respectant les règles de sécurité de l'information, avec une interface facile à utiliser qui tienne compte de tous les niveaux d'exigences numériques.

Enfin, la solution retenue devait s'intégrer aux applications, infrastructures et réseaux existants, non seulement sur le plan technique, mais aussi en matière de disponibilité, de sécurité, de qualité et d'évolutivité. 

Après un examen approfondi, le Département de la Seine-SaintDenis a opté pour un contrat d'essai de 4 mois avec Avaya Spaces, la plate-forme d'applications de collaboration en flux de travail la plus évolutive du marché. 

Le taux d'adoption par le personnel a été à la hauteur des attentes. Grâce à un déploiement entièrement basé sur le libre-service, plus de 1 000 utilisateurs ont commencé à utiliser Spaces dès le premier mois. Les utilisateurs ont salué la qualité de la vidéo et de la voix par rapport aux solutions concurrentes du marché. Associés à l'interaction quotidienne, au dynamisme et à l'esprit d'équipe d'Avaya, conduisant le Département de la Seine-Saint-Denis à adopter Spaces de manière permanente. 

Le Département de la Seine-Saint-Denis a adopté avec enthousiasme Spaces dans le cadre d'une architecture de solutions composables utilisées sur plusieurs appareils et interfaces. Les avantages ont été constatés dans toute l'organisation, en particulier lorsque la troisième vague de Covid-19 a entraîné de nouvelles perturbations en France et que le personnel a été à nouveau contraint de travailler à distance. 

Plus important encore, Avaya Spaces n'a pas seulement remplacé les méthodes traditionnelles d'interaction, la solution a permis de mettre en place des pratiques de travail et des flux de collaboration nouveaux. De tout nouveaux projets ont été lancés qui n’auraient pas été possibles avec les applications historiques. La mise en œuvre de Spaces permettra de transformer progressivement les processus au sein du Département.

Réunions – la mise en place de Spaces a permis de maintenir des réunions plénières en visioconférence pendant les périodes de confinement et se poursuit aujourd'hui.

Formation – les sessions de formation internes et externes sont désormais possibles grâce à Avaya Spaces dans la sphère publique.

Gestion du flux de travail – Spaces facilite la visualisation des flux de travail par le biais d'un tableau Kanban, permettant aux équipes de hiérarchiser et de suivre l'avancement des tâches à accomplir.

Inclusion des agents malentendants – le Département de la Seine-Saint-Denis prévoie de tester prochainement la transcription en ligne pour les agents malentendants.

La digitalisation du lieu de travail des agents du Département de la Seine-SaintDenis a progressé très rapidement en 2020 grâce à la mise en place du travail à distance et à la dotation d'ordinateurs portables. Avaya Spaces est un outil qui va permettre de faciliter la communication entre les agents et partenaires sans contrainte de lieu et d'espace. Avec ce nouvel outil, les agents les non seulement accès à des fonctionnalités de visioconférence, mais aussi à un outil collaboratif, depuis n'importe quel appareil (mobile, tablette, ordinateurs). Ils ont la possibilité, avec Avaya Spaces, de créer des espaces de travail publics ou privés, de communiquer en son sein, de partager et de stocker des fichiers, et de gérer les tâches d'un projet, ce qui révolutionne en partie leurs modes de travail en les rendant plus flexibles.