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Caritasverband Herten stärkt den „direkten Draht“ zwischen Senioren, Pflegenden und der Verwaltung

IP Office ist für uns die beste Lösung. Das hat sich bei der Umsetzung und im operativen Betrieb erwiesen: Wir verfügen damit heute über eine ausbaufähige und zukunftssichere Kommunikationsplattform.

Mit der IP Office Server Edition die Basis für SIP-Technologie und digitale Prozesse geschaffen

„Keiner lebt für sich allein“: Unter diesem Motto schafft der Caritasverband Herten älteren Menschen in seinen drei Seniorenhäusern Raum für ein Leben in Achtung und Würde. Exzellente Kommunikation ist für dieses Miteinander unerlässlich, für den Verband steht das Zwischenmenschliche an erster Stelle. Mit Technologie lässt sich dieser Grundgedanke weiter stärken. Deshalb setzt der Caritasverband Herten seit Kurzem auf die Unified-Communications-Plattform IP Office Server Edition von Avaya. Sie verbindet die Senioren und die 500 Mitarbeiter über Standort grenzen hinweg, sorgt für hohe Erreichbarkeit des Pflegepersonals, bildet die Basis für digitale Prozesse in der Pflege und sichert so vorhandene Investitionen.

Seit seiner Gründung im Jahr 1972 richtet der Caritasverband Herten seine Arbeit am Wohl der Menschen aus. 1981 hat der Caritasverband ein ehemaliges Krankenhaus zu einem Seniorenzentrum mit rund 120 Plätzen umgebaut. „Heute zählen wir drei Hauptstandorte: das Caritas-Zentrum Franz von Assisi, das Kardinal-von-Galen-Haus und die Hausgemeinschaft St. Barbara. Wir stellen in unseren Häusern etwa 230 Plätze für die Altenpflege zur Verfügung und bieten darüber hinaus Wohnmöglichkeiten für Senioren in rund 100 Altenwohnungen“, schildert Markus Lerche, Fachbereichsleiter Verwaltung des Caritasverbands. Die Mitarbeiter übernehmen am Hauptstandort in der Hospitalstraße nicht nur pflegerische und Verwaltungsaufgaben, der Verband unterhält dort auch verschiedene andere Dienste, beispielsweise eine ambulante Sozialstation und diverse Beratungsangebote. Hinzu kommen zahlreiche Nebenstandorte, etwa die Tagespflegeeinrichtung „Lichtpunkte“ oder ein Familienbüro. In diesem Geflecht zahlreicher Aufgaben ist eine moderne Telekommunikations-plattform für die rund 500 Mitarbeitenden unerlässlich. Sie stärkt den „direkten Draht“ zwischen Mitarbeitern und Kunden in allen Abläufen des täglichen (Arbeits-) Lebens, entlastet die Pflege und sorgt für straffe Prozesse in der Verwaltung.

Die alte Telefonielösung des Caritasverbands war in die Jahre gekommen, anfällig für Störungen und aktuellen Anforderungen nicht mehr gewachsen.

Wir hätten zwar mit einigem Aufwand unsere Anlage aus dem Jahr 2006 auf einen neueren technologischen Stand bringen können“, erklärt Björn Dominiak, beim Caritasverband Herten für die IT zuständig. „Doch nachdem Avaya uns 2017 IP Office präsentierte hatte, waren wir restlos von der UC-Lösung überzeugt – und wollten lieber in die Hard- und Software einer modernen, integrierten Plattform investieren.

Markus Lerche

Fachbereichsleiter Verwaltung, Caritasverband Herten

Investitionsschutz und Zukunftsfähigkeit

Mitte 2017 wurde daher der Avaya Partner ComTel beauftragt, ein TK-Konzept zu erstellen, um die drei Hauptstandorte sowie die Altenwohnungen des Caritasverbands Herten miteinander zu vernetzen. Die Lösung sollte ausfallsicher und ausbaufähig sein, vorhandene Investitionen schützen und den Einstieg in moderne, IP-basierte Technologien unterstützen. Nachdem das Konzept geprüft und der Auftrag erteilt war, wurde die Lösung im ersten Quartal 2018 von ComTel beim Caritasverband Herten implementiert. „ComTel war aus unserer Sicht eine glückliche Wahl“, blickt Dominiak zurück. „Die Umsetzung klappte reibungslos. Die Zusammenarbeit mit dem Avaya-Partner war eine echte Teamleistung. Bei Anfragen gab es keine Wartezeiten, Probleme wurden sofort gelöst. Ich habe mir im Vorfeld viel zu viele Sorgen gemacht. Der Wechsel hätte nicht besser vonstatten gehen können.“

Heute verfügt der Caritasverband Herten über eine IP Office Server Edition, redundant ausgelegt in der Verwaltung des Caritas-Zentrums Franz von Assisi. Das Kardinal-von-Galen-Haus, die Hausgemeinschaft St. Barbara und die 100 Altenwohnungen sind jeweils über IP Office Gateway verbunden und über ein Wide Area Network (WAN) vernetzt. Jeder Standort ist mit einem Alarm-server der Firma novalink mit DECT-Paging- Funktion ausgerüstet. Die Kommunikationsplattform ist heute noch über ISDN angeschaltet, lässt sich aber ohne Aufwand auf SIP-Trunking umstellen und dank IP-Technologie unkompliziert in weitere Standorte ausrollen. Der Caritas-verband Herten kann mit IP Office weiterhin seine vorhandene Netz-werkinfrastruktur nutzen und eine hybride Landschaft aus DECT-, ISDN- oder IP-Endgeräten betreiben. „Wir haben uns für IP Office entschieden, weil uns die Lösung beides bietet: Zukunftsfähigkeit und Investitionsschutz. Und bis dato ist dieses Konzept voll aufgegangen“, fährt Björn Dominiak daher fort.

Auch wenn der Caritasverband bisher IP Office ganz konventionell als Telefonanlage benutzt und bislang nur wenige IP-Endgeräte betreibt, kann Dominiak schon jetzt klare Vorteile verbuchen. Beispiel Schwesternruf: Drückt einer der Senioren die Notruftaste, wird das Pflegepersonal nicht nur per Lichtsignal alarmiert. Über den Alarmserver der Firma novalink erhalten die Pflegekräfte auch eine Textmeldung auf ihr DECT-Endgerät. Dabei wird protokolliert, wer den Ruf abgesetzt und wer ihn quittiert hat. Besonders wichtig: „Weil heute jeder unserer drei Standorte mit einem eigenen IP Office Gateway und einem eigenen Alarmserver ausgestattet ist, bleibt der Schwesternruf selbst dann erhalten, wenn die WAN-Strecken ausfallen. Wir haben so die lokale Überlebensfähigkeit der Alarmfunktion gesichert“, erklärt Björn Dominiak.

Die Kommunikationsdienste von IP Office bieten darüber hinaus eine ganze Reihe wichtiger Mehrwerte, etwa eine Ansagefunktion für die Zentrale, Durchsagefunktionen auf die IP-Endgeräte oder einen individuellen Anrufverlauf über Voice Mail pro. IT-Leiter Dominiak profitiert zudem von der einfachen Selbstverwaltung des Systems.

Ergebnisse

  • Flexibilisierter, hybrider Ansatz (IP und digital)
  • Unkomplizierte Migration von Hybrid zu Full-IP
  • Vereinfachte, weil zentrale Administration und Lizenzierung
  • Höhere Verfügbarkeit und Ausbaufähigkeit
  • Kosten optimiert, Investitions-schutz verbessert
  • Ausfallsicherheit gesteigert
  • Vereinheitlichtes Servicekonzept
  • Sprachboxen für alle Teilnehmer
  • Flexiblere Ansagen und anpassungsfähiges Gesprächsrouting

Als Administrator kann ich neue Nebenstellen leicht einrichten. Auch die Anwender müssen sich – beispielsweise bei einem Wechsel auf IP-Endgeräte - nur geringfügig umgewöhnen.

Markus Lerche

Fachbereichsleiter Verwaltung, Caritasverband Herten

Digitale Szenarien und Prozesse in der Pflege

Mittelfristig will der Caritasverband Herten die Möglichkeiten von IP Office stärker ausschöpfen und damit der zunehmenden Digitalisierung im Gesundheits- und Pflegewesen Rechnung tragen. So testen Geschäftsführung und IT des Verbands mithilfe speziell eingerichteter Power User aktuell ganz verschiedene Möglichkeiten, etwa Telearbeit, Mobility Funktionen wie das One-Number-Konzept oder Chat Funktionen.

„Aber wir testen auch Funktionen für Web Collaboration. Denn es ist zum Beispiel schwierig, das ohnehin sehr stark ausgelastete Pflegepersonal zu Schulungszwecken an einem Ort zusammenzubringen. Hier könnten Schulungen am Bildschirm Entlastung bringen.“

Auf einen Blick

  • Der Caritasverband Herten hat seine alte Telekommunikationsanlage wegen der bevorstehenden ISDNAbschaltung durch eine neue Unified- Communications- Lösung (UC) ersetzt.
  • Mit der IP Office Server Edition von Avaya kann der Verband nun jederzeit auf das Session Initiation Protocol (SIP) um- steigen.
  • Dank der UC-Lösung sind drei Altenzentren in den Bereichen Pflege und Verwaltung und 100 Seniorenwohnungen nahtlos miteinander verbunden.
  • Die Mitarbeitenden und Kunden des Caritasverbands profitieren von hoher Erreichbarkeit, Ausfallsicherheit und Ausbaufähigkeit der Kommunikationsplattform.
  • Die Lösung unterstützt eine hybride Infrastruktur aus alten Endgeräten und Komponenten sowie moderner IP-Technologie. Der Verband hat so vorhandene Investitionen geschützt.

Speziell Szenarien für Telearbeit sind für verschiedene Mitarbeiter denkbar. Die digitalen Funktionen von IP Office können hier über eine Applikation leicht nachgezogen werden

Markus Lerche

Fachbereichsleiter Verwaltung, Caritasverband Herten

Reibungsloser Wechsel auf eine digitale Plattform

„Nach einer Präsentation von Avaya waren wir restlos von IP Office überzeugt. Wir wollten lieber in eine moderne, digitale UC-Plattform investieren, als unsere alte Lösung aufzurüsten.“ Björn Dominiak, IT-Leiter, Caritasverband Herten

„Wir haben uns für IP Office entschieden, weil uns die Lösung beides bietet: Zukunftsfähigkeit und Investitionsschutz. Und bis dato ist dieses Konzept voll aufgegangen.“ Björn Dominiak, IT-Leiter, Caritasverband Herten

Lösungen

  • IP OfficeTM Server Edition
  • Avaya Wireless Server AIWS
  • Avaya R230 XL Server Hardware
  • IP OfficeTM Gateway 500
  • IP-Deskphones der Serie 9600
  • Digital Sets der Serien 1400 und 9500

Über den Caritasverband Herten e.V.

Der Caritasverband Herten möchte älteren Menschen in christlicher Verantwortung Raum für ein Leben in Achtung und Würde schaffen. In den Seniorenhäusern Caritas-Zentrum Franz von Assisi, Kardinal-von- Galen-Haus und der Hausgemeinschaft St. Barbara stehen Individualität, Selbstbestimmung und persönliche Würde im Vordergrund, Senioren sollen dort trotz aller möglichen Einschränkungen individuelles Wohlbefinden erleben können. Um das zu ermöglichen, zeichnen sich die rund 500 Mitarbeiter des Verbands durch professionelle Qualifikation und hohes menschliches Einfühlungsvermögen aus.

Weitere Informationen finden Sie hier

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