Grundwerte der Kettering Buccleuch Academy sind der Motor für Innovationen in der Cloud

Die Kettering Buccleuch Academy (KBA) im englischen Northamptonshire ist eine außergewöhnliche Schule. Bei der Erziehung und Förderung von Kindern im Alter von 4 bis 18 Jahren konzentriert sich KBA auf die Entwicklung und das Potenzial aller, die zum Schulleben beitragen, von den Schülern und Eltern bis hin zu den Lehrkräften und dem Management. Dies wird durch das Motto „the best in everyone“ ebenso wie ihre Grundwerte Respekt, Ehrgeiz und Entschlossenheit, die das Motto untermauern, verkörpert.

KBA ist die erste Schule in ihrem Bezirk, die alle acht Gatsby Benchmarks für die Berufsvorbereitung erreicht hat, wurde von der Anti-Bullying Alliance mit dem Silver School-Status ausgezeichnet, erhielt den National Nurturing Schools Award und ist Gold-Preisträger der Spiritual, Moral, Social and Cultural Awards der Citizenship Foundation.

Der Kern des Erfolgs der KBA ist die effektive Kommunikation mit allen Beteiligten, sowohl direkt innerhalb der Schule als auch indirekt mithilfe von ICT, was Audio-, Video- und Messaging-Systemen mit einschließt. Das fängt im Klassenzimmer an, umfasst aber auch die Verbindungen zwischen Abteilungen, mit Eltern und Betreuern, mit Partnern und Lieferanten und mit externen Behörden.

KBA verfolgt einen methodischen Ansatz für den Technologieeinsatz. Zuerst werden die Herausforderungen und Anforderungen definiert. Darauf folgt die Zusammenarbeit mit lokalen Partnern, um die bestmögliche Lösung gemeinsam mit erfahrenen Herstellern zu entwickeln und bereitzustellen. Nach diesen Grundsätzen arbeitet KBA seit vielen Jahren mit dem weltweit führenden Kommunikationsanbieter Avaya und seinem lokalen Partner UCAdvisor zusammen. Da diese Partnerschaft von der Belegschaft geschätzt wird und deren Vertrauen genießt, wollte die Schule darauf aufbauen.

Die vorhandenen Systeme der KBA hatten viele Jahre lang die Remote-Kommunikation ermöglicht, aber das Alter und die Komplexität dieser Systeme machten regelmäßige Eingriffe erforderlich. Damit KBA über Kommunikationsverbindungen verfügt, die den Umfang ihrer Ambitionen unterstützen, benötigt sie Systeme, die zuverlässig, verfügbar, erschwinglich und integriert sind und den Personalaufwand durch die Einführung neuer Technologien und die intelligente Verwaltung von Routineaufgaben reduzieren. Insbesondere wollte KBA ein cloudbasiertes System implementieren, das der Schule auch neue Handsets, automatisierte Informationsanfragen, dedizierte Empfangsfunktionen, einfache Verwaltung, leistungsstarke Interaktionsberichte zur Verfügung stellt, um eine vollständige Transparenz der Nutzung zu ermöglichen und eine vorhersehbare, überschaubare Kostenstruktur, ohne versteckte Kosten oder zu liefern. Diese Anforderungen gab KBA an Avaya und UCAdvisor weiter und sie waren der ausschlaggebende Grund für die Entscheidung für Avaya Cloud Office.

Avaya Cloud Office ist eine vielseitige, einheitliche Kommunikationslösung, die die Leistungsfähigkeit der Cloud nutzt. Avaya Cloud Office bietet alles, was Mitarbeiter brauchen, um effektiv zu kommunizieren - von funktionsreichen stationären Handsets bis hin zur Bereitstellung von Anwendungen auf einem einzigen Gerät, von jedem Standort aus. Diese Vereinfachung der Kommunikation ermöglicht nicht nur einen reibungsloseren Betrieb in der gesamten Organisation, sondern sorgt auch für höhere Kosteneinsparungen.

Zuverlässig & verfügbar

KBA wollte keine On-Premises-Plattform mehr besitzen und verwalten und entschied sich stattdessen für die Übernahme einer vollständig cloudbasierten Lösung. Die Einführung eines cloudbasierten Systems bedeutet, dass es immer verfügbar ist, und die Skaleneffekte mit einer sicheren mandantenfähigen Plattform sorgen dafür, dass keine zusätzlichen Investitionen in die Notfallwiederherstellung erforderlich sind, da diese in die Cloud integriert ist. Avaya Cloud Office stellt der KBA standardmäßig die primären Sprach-, Video-, Messaging- und intelligenten Sprachroutingfunktionen zur Verfügung und bietet Backups für andere Kommunikationsplattformen, wenn diese nicht verfügbar sind, wie SMS und Social Messaging.

Die Implementierung von Avaya Cloud Office hat auch den Verwaltungsaufwand für die IT-Mitarbeiter erheblich reduziert. Als Cloudplattform erfordert Avaya Cloud Office keine manuellen Firmware-Updates, da alles nahtlos von Avaya in der Cloud verwaltet wird. Selbst die Bereitstellung des Systems wurde remote und mit minimalen Auswirkungen auf den Schulbetrieb durchgeführt.

Dank der zentralen Steuerungsschnittstelle für die gesamte Schulkommunikation, einschließlich einer leistungsstarken Berichts- und Analyse-Suite, ist KBA jetzt in der Lage, historische Aufzeichnungen zu durchsuchen und genau zu sehen, wann Anrufe getätigt wurden, woher sie stammen und welche Route sie genommen haben. Dies bietet nicht nur ein wertvolles Änderungsprotokoll, sondern verbessert auch den Schutz von Schülern und Mitarbeitern. Berichte können jederzeit und überall von jedem autorisierten Benutzer erstellt und dann extrahiert und in andere Anwendungen und Dokumente eingebettet werden.

This not only provides a valuable audit-trail, but also enhances safeguarding of both pupils and staff. Reports can be generated at any time from any authorised user in any location, and then extracted and embedded into other applications and documents.

Kostengünstig

Mit minimalen Vorabinvestitionen, die durch die Remote- Bereitstellung ermöglicht werden, profitiert KBA von festen monatlichen Kosten pro Seat, die es dem Unternehmen ermöglichen, den Einsatz flexibel zu gestalten, die Ausgaben zu verwalten und nur das zu nutzen, was benötigt wird. UCAdvsior war in der Lage, die Bereitstellungskosten mit der Fördermittelfinanzierung zu decken sowie Handsets für KBA bereitzustellen, die eine verbesserte Funktionalität mit einer vertrauten Schnittstelle boten, ohne weitere Kosten zu verursachen.

Die für Avaya Cloud Office verfügbare Reihe von Avaya-Geräten ist eine der umfassendsten weltweit. Diese Geräte wurden als Teil eines ausgereiften, markterprobten Portfolios, das täglich Millionen von Benutzern weltweit verwendet wird, entwickelt. Mitarbeiter können schnell alle anderen Personen in der Schule finden und Nachrichten können schnell an jeden weitergeleitet werden. Darüber hinaus bieten Avaya-Geräte integrierte Avaya Cloud Office-Dienste, die auch Softphone-Benutzern auf Mobilgeräten zur Verfügung stehen, sodass Mitarbeiter sofort offene Kommunikationsleitungen haben, egal wo sie sich befinden.

Automatisiertes System

Eine der wichtigsten Anforderungen der KBA bestand darin, die Handhabung von Routineanfragen und Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten effektiv automatisieren zu können. Wie in den meisten Unternehmen können viele Anfragen vorhergesagt werden, was entsprechende Vorbereitungen ermöglicht. Für KBA umfassen diese Informationen z. B. Öffnungszeiten, Abwesenheiten, Prüfungszeiten und Details zu Ausflügen. Den Anrufern muss es auch ermöglicht werden, einfach durch Self-Service-Optionen zu navigieren und Mitarbeiter zu erreichen oder Nachrichten zu hinterlassen. Außerdem müssen diese Nachrichten transkribiert und per E-Mail an Mitarbeiter gesandt werden können. Mit Avaya Cloud Office hat KBA die zentrale Kontrolle über die Automatisierung, so dass sie Änderungen oder neue Informationen schnell einführen und den Zeitpunkt und die Wiedergabe jeder Nachricht steuern kann. Avaya Cloud Office bietet Benutzern auch eine vollständige Transkription und Textbereitstellung. Dadurch ist es möglich, die Belastung der Mitarbeiter zu reduzieren, schneller zu reagieren und den Service für Eltern zu verbessern.

Erfolgreich

Avaya Cloud Office wurde mit minimaler Beeinträchtigung des Betriebs vollständig implementiert und läuft erfolgreich in der gesamten Schule. Das Kommunikationsmanagement ist jetzt einfacher, zentralisiert und für die Mitarbeiter bequemer. Das Onboarding neuer Nutzer und Lizenzen ist einfach und die Cloudbereitstellung mit transparenten Kostenstrukturen bedeutet, dass KBA nur das nutzt, was sie benötigt, und die vollständige Kontrolle über ihr Budget hat. Die Schule ist nun in der Lage, die Bearbeitung von Anrufen zu steuern, sei es durch Empfangsmitarbeiter, durch direkte Weiterleitung an die Mitarbeiter oder durch einen automatisierten Dienst, und ein genaues Protokoll der gesamten Kommunikation zu führen, das jederzeit analysiert und gemeldet werden kann. Die Gesamtverfügbarkeit wurde verbessert, Eltern sind besser in der Lage, die Schule zu erreichen und mit ihr zu kommunizieren, alles wird über eine Online-Anwendung verwaltet, auf die überall zugegriffen werden kann, und das System ist immer auf dem neuesten Stand.

KBA sucht nach tieferen Integrationen zwischen den Anwendungen, die das Schulleben weiter verbessern werden. Avaya Cloud Office ist zu einem integralen Bestandteil des Schulsystems geworden, sodass sich KBA auf außergewöhnliche Bildung konzentrieren und getreu ihrem Motto „the best in everyone“ handeln kann.