Das Département Seine-Saint-Denis setzt Avaya Spaces bei seinen 8.000 Mitarbeitern ein

Das Département Seine-Saint-Denis hat die jüngste Bevölkerung aller Départements in Frankreich, über 40 % der Bevölkerung sind jünger als 30 Jahre. Es ist ein Gebiet mit dynamischer wirtschaftlicher Entwicklung, sozialer Innovation und kulturellen Investitionen, das im nächsten Jahrzehnt enorme Veränderungen sowohl in der Umwelt als auch in der Gesellschaft und in seiner Infrastruktur erfahren wird.

Die städtebauliche Herausforderung, auf die sich Seine-Saint-Denis vorbereitet, wird durch drei große Projekte veranschaulicht, die bereits in der Entwicklung sind. Im Jahr 2024 wird das Département Seine-Saint-Denis einen großen Teil der Olympischen und Paralympischen Sommerspiele beherbergen, 24 Bahnhöfe der künftigen Metro "Grand Paris Express" werden hier entstehen und große, von der Europäischen Union geförderte Stadterneuerungsprojekte werden in Angriff genommen.

Um die Bedürfnisse seiner 1,6 Millionen Einwohner zu befriedigen, beschäftigt das Département Seine-Saint-Denis mehr als 8.000 Mitarbeiter, die sogenannten Agents, in über 200 verschiedenen Berufen. Die meisten der Mitarbeiter arbeiten nicht zusammen, aber sie sind alle für dieselbe Gemeinschaft in einem gemeinsamen Gebiet und mit demselben Ziel tätig. Da ihre Tätigkeit sowohl national als auch international ausgerichtet ist, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter auf transparente Weise kommunizieren und zusammenarbeiten können. Das Département Seine-Saint-Denis wollte über die herkömmlichen Tools hinausgehen und seinem gesamten Personal eine effiziente Plattform für die Zusammenarbeit anbieten, die von allen Mitarbeitern unabhängig von ihrer Funktion genutzt werden kann. 

Neben dem Vorantreiben von Großprojekten und einem progressiven Ansatz für die Zusammenarbeit wurde die digitale Transformation des Ministeriums durch zwei wichtige externe Faktoren beeinflusst. Erstens wurden öffentliche Einrichtungen in ganz Frankreich ermutigt, Anwendungen zu integrieren, um die digitale Erfahrung bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen für die Bürger zu verbessern. Zweitens hat die globale Gesundheitskrise alle öffentlichen und staatlichen Einrichtungen gezwungen, physische Räume zu schließen und auf digitale Zugänglichkeit umzustellen. Für das Département Seine-Saint-Denis beschleunigte dies die Pläne, indem es einen 360°-Kommunikationsansatz verfolgte und der visuellen, Audio- und Online-Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen Priorität einräumte.

Das Département Seine-Saint-Denis führte interne Beratungen durch, um seinen Plan zu entwickeln. "Eine Studie zum Verständnis der Probleme, Erwartungen und Bedürfnisse unserer Bediensteten wurde in stundenlangen Workshops erarbeitet, an denen alle Berufsgruppen des Départements beteiligt waren", erklärt der Leiter des Büros für digitale Arbeitsumgebung.

Im Rahmen einer umfassenden Marktanalyse wurden neben Avaya Spaces nicht weniger als 11 verschiedene Collaboration-Lösungen getestet, darunter Zoom, Cisco WebEx und proprietäre Lösungen von Alcatel. Jede wurde nach 3 Kriterien bewertet.

Erstens war es entscheidend, dass der Anpassungs- und Einarbeitungsprozess einfach war, damit die Mitarbeiter ihn voll und ganz annehmen würden. Daher untersuchte das mit dem Projekt beauftragte Team sorgfältig die Funktionalitäten und die Benutzerfreundlichkeit, die Sicherheit, die Betriebskosten, den Support und die Erfolgsbilanz des Anbieters auf dem Markt sowie seine Kenntnisse über öffentliche Einrichtungen und seine Referenzen in diesem Bereich.

Zweitens war es wichtig, dass der Austausch einfach und intuitiv ist, dass die Interaktionen zwischen den Départements und mit dem Management bequem, einfach und schnell zu implementieren sind, dass die Regeln der Informationssicherheit eingehalten werden und dass die Benutzeroberfläche einfach zu bedienen ist und alle Ebenen der digitalen Anforderungen berücksichtigt. Benutzergruppen halfen bei der Definition spezifischer Anforderungen.

Schließlich musste sich die gewählte Lösung in die bestehenden Anwendungen, Infrastrukturen und Netze integrieren lassen, und zwar nicht nur technisch, sondern auch in Bezug auf Verfügbarkeit, Sicherheit, Qualität und Skalierbarkeit.

Nach einer gründlichen Prüfung entschied sich das Département Seine-Saint-Denis für einen viermonatigen Testvertrag mit Avaya Spaces, der am besten skalierbaren Plattform für Workflow Collaboration-Anwendungen auf dem Markt. 

Die Akzeptanz durch die Mitarbeiter hat die Erwartungen erfüllt. Bei einer vollständigen Self-Service-Bereitstellung nutzten mehr als 1.000 Benutzer Spaces bereits innerhalb des ersten Monats. Die Benutzer lobten die Qualität von Video und Sprache im Vergleich zu konkurrierenden Lösungen auf dem Markt. Diese positive und schnelle Akzeptanz in Verbindung mit der täglichen Interaktion, der Dynamik und dem Teamgeist von Avaya veranlasste das Departement Seine-Saint-Denis, Spaces dauerhaft zu übernehmen.

Das Département Seine-Saint-Denis hat Spaces als Teil einer anpassbaren Lösungsarchitektur, die über mehrere Geräte und Schnittstellen hinweg eingesetzt wird, mit Begeisterung angenommen. Die Vorteile waren im gesamten Unternehmen spürbar, insbesondere als die dritte Welle von Covid-19 in Frankreich weitere Unterbrechungen verursachte und die Mitarbeiter erneut gezwungen waren, remote zu arbeiten.

Noch wichtiger ist, dass Avaya Spaces nicht nur die traditionellen Methoden der Interaktion ersetzt hat, sondern dass die Lösung dem Département auch ermöglicht hat, neue Arbeitsmethoden und Workflows für die Zusammenarbeit einzuführen. Es wurden neue Projekte gestartet, die mit den bisherigen Anwendungen nicht möglich gewesen wären. Die Implementierung von Avaya Spaces wird es dem Team ermöglichen, die Prozesse innerhalb des Départements schrittweise umzugestalten, darunter:

Besprechungen - die Implementierung von Spaces ermöglichte die Aufrechterhaltung von Plenarsitzungen per Videokonferenz während der Zeit der Schließung und wird heute fortgesetzt.

Schulungen - interne und externe Schulungen sind nun mit Avaya Spaces im öffentlichen Bereich möglich.

Workflow-Management - Spaces erleichtert die Visualisierung von Arbeitsabläufen durch ein Kanban-Board, das es Teams ermöglicht, Prioritäten zu setzen und den Fortschritt der zu erledigenden Aufgaben zu verfolgen. 

Einbeziehung von hörgeschädigten Mitarbeitern - das Département Seine-Saint-Denis plant, die Online-Transkription für hörgeschädigte Mitarbeiter zu testen.

Die Digitalisierung des Arbeitsplatzes im Département Seine-Saint-Denis ist seit 2020 dank der Einführung von remote working und der Bereitstellung von Laptops sehr schnell vorangeschritten. Avaya Spaces ist ein Tool, das die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Partnern ohne örtliche und räumliche Beschränkungen erleichtert. Mit diesem neuen Tool haben die Mitarbeiter nicht nur Zugang zu Videokonferenzfunktionen, sondern auch zu einem Tool für die Zusammenarbeit von jedem Gerät aus (Handy, Tablet, Computer). Mit Avaya Spaces können sie öffentliche oder private Arbeitsbereiche erstellen, darin kommunizieren, Dateien freigeben und speichern und Projektaufgaben verwalten, was ihre Arbeitsweise teilweise revolutioniert, indem es sie flexibler macht.