RUPF Industries Group: Kosten senken durch integrierte und standardisierte ITK

Mit IP Office Server Edition die Basis geschaffen für durchgängig digitale Arbeitsabläufe

Die RUPF Industries Group agiert erfolgreich in einem Geschäftsumfeld mit hohem Wettbewerbsdruck. Prozesse optimieren und die Kosten des ITK-Betriebs senken sind hierfür wichtige Faktoren. Folgerichtig setzt die Rupf-Gruppe für ihre IT- und Kommunikationslandschaft auf einheitliche, integrierte und standardisierte Lösungen. Damit einher gehen Prozesse, die sich leicht skalieren und unkompliziert auf vorhandene und neue Standorte der Gruppe ausrollen lassen. Die virtualisierte Kommunikationsplattform IP Office Server Edition, die Videokonferenzlösung Scopia sowie Carrier Services von Avaya sorgen für digital vernetzte Kunden, Mitarbeiter und Zulieferer und straffen die mit dem Geschäftsalltag verbundenen Arbeitsabläufe.

Die RUPF Industries Group blickt auf eine lange Tradition zurück. Einige Firmen der Unternehmensgruppe befinden sich schon seit den 1860er- Jahren im Besitz der Gründungsfamilie. Durch Zukauf ist die Gruppe im vergangenen Jahrzehnt stark gewachsen – und bildet nun ein Konsortium von mehreren Firmen an verschiedenen Standorten in der Bundesrepublik Deutschland. Hinzu kommt ein neu aufgebauter Produktionsstandort in Polen. Mit seinen aktuell rund 1.000 Mitarbeitern kann sich RUPF Industries erfolgreich in den Branchen Maschinenbau und Fahrzeugtechnik sowie als Hersteller von Hydraulikanlagen für Kraft- oder Zementwerke behaupten. Diese Geschäftsfelder sind geprägt durch einen hohen Wettbewerbsdruck. „Effiziente Prozesse sowie optimierte Kostenstrukturen über alle Firmen und Unternehmensbereiche hinweg stehen daher für uns im Vordergrund“, erklärt Matthias Rupf, Geschäftsführender Gesellschafter der Gruppe.

Technologisch bedeutet das: „Nur durch standardisierte und zentralisierte IT- und Telekommunikationslösungen können wir einheitliche und effiziente Abläufe schaffen – und Synergieeffekte über alle Standorte erzielen“, sagt Dr. Rainer Berbner. Als IT-Leiter der RUPF Industries Group untersucht Berbner deshalb das Unternehmen auf Möglichkeiten, die bestehende ITK- Landschaft durch digitale Ansätze und intelligente Kommunikationsvernetzung zu optimieren. „In puncto Telekommunikation ist die Rupf-Gruppe bereits seit langer Zeit Kunde von Avaya“, fährt Berbner fort. „Doch die historisch gewachsenen Strukturen in den örtlich voneinander getrennten Firmen boten ein enormes Potenzial zur Verbesserung.“ So verfügten die Standorte beispielsweise über verschiedene Softwarelösungen und waren über dezentrale Gateways miteinander verbunden.

Auf einen Blick

• Die RUPF Industries Group ist in den drei Geschäftsfeldern Fahrzeugtechnik, Hydraulik sowie Anlagen- und Maschinenbau tätig.
• Dem globalen Wettbewerb begegnet die Gruppe mit standardisierten und integrierten Prozessen – auch in der Telekommunikation (TK).
• Eine zentrale und virtualisierte TK-Plattform auf Basis von IP Office, die Videokonferenzlösung Scopia sowie Carrier Services von Avaya bilden einen einheitlichen, skalierbaren, leicht zu erweiternden und zu administrierenden Verbund.
• Mitarbeiter und Kunden profitieren von vereinfachten Arbeitsabläufen und verbesserter Erreichbarkeit. Gleichzeitig konnte die Rupf-Gruppe damit die Kostenstrukturen für Kommunikation optimieren.

Zentrale Plattform für einheitliche Prozesse

2017 hat Berbner daher zusammen mit Avaya eine neue, ganzheitliche Tele- kommunikationsarchitektur erstellt: Eine über die gesamte Rupf-Gruppe gespannte Lösung sollte die isolierten Standorte und Firmen bestmöglich digital vernetzen. „Wir haben uns für eine zentrale, virtualisierte Server- Gateway-Systemarchitektur auf Basis der IP Office Server Edition von Avaya entschieden. Diese Plattform betreiben wir auf eigener Hardware im Rechen- zentrum eines externen Anbieters und stellen sie der Gruppe über VMWare und Citrix zur Verfügung“, so Berbner weiter. Als georedundantes Back-up dient eine Spiegellösung am Firmensitz Grevenbroich. Bereits Ende 2017 konnte die Gruppe diese Lösung in einem Big-Bang-Ansatz an allen deutschen Standorten in Betrieb nehmen. „Zum einen haben wir damit gezeigt, dass sich ein solches Einführungsprojekt innerhalb weniger Tage mit einem harten Übergang abschließen lässt“, führt Rainer Berbner aus. Doch wichtiger noch: „Mit dem erfolgreichen Rollout in unsere Firma in Polen im März 2018 haben wir dann auch bewiesen, dass wir jeden weiteren Standort über IP schnell in die Lösung im Rechenzentrum integrieren können. Wir verfügen nun also über eine flexible, skalierbare TK-Plattform – und zudem über eine Blaupause, um neue Standorte oder Akquisitionen einfach, schnell und kostengünstig einzubinden.“

Dank zentraler Bereitstellung und eines einheitlichen Versionsstands kann zudem heute die gesamte Gruppe alle Leistungsmerkmale der Avaya-Plattform voll ausnutzen. Darunter fallen Anwendungen wie Fax Mail Pro, Voice Mail Pro, DECT-Management, Avaya one-X Portal und Avaya one-X Mobile – oder der Avaya Session Border Controller, mit dem sich mobile User unterwegs oder auf Geschäftsreise bei höchster Sicherheit ins Firmennetz einbinden lassen. „Die zentrale Bereitstellung von Applikationen und Lizenzen sorgt für hohe Wirtschaftlichkeit und maximalen Investitionsschutz. Sie zahlt zudem auf die Sicherheit und Hochverfügbarkeit der Plattform ein – und stellt so die produktive Arbeit in unseren Standorten sicher“, urteilt Berbner.

Neben deutlichen Vorteilen in der TK-Infrastruktur sind bei der Rupf-Gruppe auch standortübergreifende Verbesserungen in den operativen Unternehmensbereichen gefragt – ganz gleich ob in der Verwaltung, der Produktion oder in den Lieferketten. „Wir stellen unseren Mitarbeitern eine ganze Reihe neuer Leistungsmerkmale zur Verfügung“, so Rainer Berbner weiter. Zum Beispiel die Meet-Me-Konferenzfunktion, die nun jeder Mitarbeiter in Anspruch nehmen kann. Oder die App one-X Portal, die auf die Smartphones der Mitarbeiter aufgespielt wurde und der Rufweiterleitung via WLAN dient. Der doppelte Effekt: Die Erreichbarkeit der Mitarbeiter steigt, zusätzlich mitgeführte DECT-Geräte und die damit verbundenen Kosten fallen künftig weg. Mit der neuen Avaya-Plattform wachsen zudem IT und TK stärker zusammen – damit tritt auch das Thema CTI-Integration in den Vordergrund. „Wir haben eine wesentlich bessere Integration der Telefonie in gängige Office-Produkte und digitale Prozesse. So ist es nun möglich, aus der Adressverwaltung in unseren E-Mail-Programmen per Mausklick Teilnehmer anzurufen oder eingehende Rufnummern zu erkennen“, sagt Berbner. „Telefonie gilt zwar als Commodity, aber Prozessvereinfachungen wie diese erleichtern unseren Mitarbeitern zweifellos die tägliche Arbeit.“

Videokonferenzen im Qualitätsmanagement

Weit über solche Vereinfachungen hinaus geht der Einsatz von Avaya Scopia. Die Videokonferenzlösung ist seit Mai 2018 in der Rupf-Gruppe produktiv. Das zugehörige Raumsystem Scopia XT 5000 ist bereits an fünf Standorten installiert, weitere sind in Planung. Die Rupf-Gruppe plant, die Videokonferenzlösung künftig verstärkt als Werkzeug in der Qualitätssicherung einzusetzen. Die Technologie bietet die Möglichkeit, Lieferanten oder Kunden leicht mit Mitarbeitern der Gruppe zusammenzubringen – etwa um Dokumente oder Zeichnungen zu teilen oder Werkstücke direkt zu zeigen und zu begutachten. „In der Qualitätssicherung versprechen wir uns durch Avaya Scopia deutliche Vereinfachung. Natürlich erhoffen wir auch, mit der Videokonferenzlösung in anderen Unternehmensbereichen die Kommunikation intern und extern zu stärken – und gleichzeitig die Reisekosten zu senken.“

Getreu dem Wunsch nach Standardisierung möchte IT-Leiter Berbner künftig auch überall in der Gruppe die Carrier Services vereinheitlichen. „Avaya hat uns hierfür ein sehr gutes Angebot gemacht“, erklärt Berbner. Rund die Hälfte der Standorte in Deutschland ist bereits auf die Carrier Services von Avaya umgestiegen, die anderen sollen folgen - sobald bestehende Verträge abgelaufen sind. „Doch schon jetzt ist es uns gelungen, mithilfe von IP Office eine zentralisierte, virtualisierte TK-Plattform zu schaffen, deren Leistungsmerkmale sich überall im Unternehmen leicht, skalierbar und hochverfügbar ausrollen lassen. Mit integrierten, digitalen Prozessen können wir die Zusammenarbeit innerhalb der Gruppe sowie mit Kunden und Lieferanten signifikant verbessern und mittelfristig Kosten senken“, fasst Firmeninhaber Matthias Rupf daher abschließend zusammen.

Lösungen

• IP Office TM Server Edition
• IP Office TM Gateway R10.1
• Avaya Session Border Controller
• Avaya one-X TM Portal
• Avaya one-X TM Mobile
• Avaya Communicator für iPad und Windows
• Avaya Communicator für Web
• Avaya Scopia ® Videokonferenzlösung
• Scopia ® XT5000 Video Collaboration Raumsystem
• Avaya Carrier Services Eco Voice IP Premium

Ergebnisse

• Sinkende Kosten für Kommunikation und im operativen Geschäft (etwa für Reisen)
• Optimierte Kostenstrukturen
• Höhere Skalierbarkeit der Kommunikationsplattform
• Erleichterter Rollout in vorhandene und neue Standorte
• Vereinfachte Administration der gesamten Kommunikationsplattform
• Verbesserte Erreichbarkeit der Mitarbeiter
• Schnellere Bereitstellung von neuen Services und Features