Ammerland-Klinik GmbH macht den Schritt in die digitale Kommunikation

Mehr als 1.500 Mitarbeiter:innen in neun Kliniken, zwei Belegabteilungen und zahlreiche medizinische Kompetenzzentren dienen in der Ammerland-Klinik der Schwerpunktversorgung für den Landkreis Ammerland und Umgebung. Moderne digitale Kommunikation zwischen der Ärzteschaft, dem Pflegepersonal, den vielfältigen Stationen und Bereichen innerhalb der Klinik und mit den Patient:innen oder für Anfragen von externen Partnern und Dienstleistern ist für einen effektiven Klinikbetrieb unerlässlich. Um das alles auch für die Zukunft zu gewährleisten, hat die Klinik nun mit Avaya Aura Subscription und Avaya Spaces eine moderne Kommunikations- und Kollaborationsplattform für Video, Sprache, Daten und Notrufe geschaffen.

375

Betten

1.500

Beschäftigte

80.000

Patient:innen pro Jahr

Herausforderung

Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit durch moderne und innovative Kommunikationsinfrastruktur

Ergebnisse

Innovationsfähigkeit, Effizienz, Flexibilität und Sicherheit durch digitale Prozesse verbessert
Einbindung interner und externer Kooperationspartner vereinfacht
Alarmierungsprozesse automatisiert
Intelligente Anrufverteilung mit Reporting geschaffen

LÖSUNGEN

Avaya Aura Subscription (IP-DECT-Lösung)

Avaya Aura Call Center Elite und CMS Reporting

Avaya Workplace Client

Avaya Spaces

Alarmierungsserver MACS

„Jährlich behandeln wir rund 22.000 Patient:innen stationär. Dazu kommen etwa 58.000 ambulante Fälle“, beginnt Holger Kuper, IT-Leiter der Ammerland-Klinik GmbH. Rund 375 Betten stehen dafür zur Verfügung. Eine patientenorientierte und wohnortnahe Medizin für die stationäre und ambulante Gesundheitsversorgung ist die Zielsetzung der in kommunaler Trägerschaft betriebenen Klinik. Seit 2008 besteht eine enge Kooperation zwischen der Ammerland-Klinik und dem auf dem gleichen Campus angesiedelten Bundeswehrkrankenhaus Westerstede mit seinen rund 125 Betten.

Rund 15.000 Telefonate gehen täglich durch unser IP-DECT-System. Mit der Digitalisierung unserer Telefonie und der Integration von Videound Datenverkehr haben wir einen wichtigen Beitrag für einen effektiven Klinikbetrieb geleistet.“

- Holger Kuper, IT-Leiter, Ammerland- Klinik GmbH

Zusammen bilden sie das Klinikzentrum Westerstede mit gemeinsam betriebenen Bereichen wie dem Notfallzentrum, dem Zentral-OP, der Anästhesie und der operativen Intensivmedizin. Die Ammerland-Klinik betreibt darüber hinaus die Kommunikationssysteme beider Häuser – und setzt hierfür bereits seit Langem auf Lösungen von Avaya.

Avaya Aura Subscription als Kernstück der Kommunikation

Bereits seit Längerem stand fest, dass die analoge Telefonanlage der Klinik durch eine moderne Telekommunikationsplattform ersetzt werden sollte. „Als digitales Krankenhaus, mit papierlosen Prozessen und elektronischer Patientenakte, müssen wir auch in der Kommunikation von innovativen Funktionen und Leistungsmerkmalen profitieren, die weit über die reine Telefonie hinausgehen“, macht IT-Leiter Kuper klar. Folglich hatte die Ammerland-Klinik zunächst die Telekommunikation organisatorisch von der Haustechnik in die IT-Abteilung überführt. Anschließend wurden die am Markt verfügbaren Technologieanbieter einer sorgfältigen Analyse unterzogen. „In den Punkten innovative Funktionalität, Preis-Leistungs-Verhältnis und Migration unserer bestehenden Prozesse auf eine neue, digitale Plattform hat sich Avaya durchgesetzt“, begründet Kuper den Ausgang des Auswahlverfahrens.

Schritt für Schritt hat die Ammerland-Klinik seitdem ihre alte Telefonielösung durch eine digitale Plattform für die Sprach-, Video- und Datenkommunikation ersetzt. „Zunächst wurde unsere Telefonie auf die Unified-Communications-Plattform Avaya Aura Subscription migriert“, erinnert sich Kuper. Redundant und ausfallsicher auf zwei (virtualisierten) Servern und in unterschiedlichen Gebäuden installiert, bildet Avaya Aura die Basis für eine Reihe moderner Nutzungsszenarien. Beispielsweise wurde die bestehende DECT-Abdeckung auf dem gesamten Gelände durch eine IP-DECT-Lösung ersetzt.

Heute stehen den Ärzteteams und dem Pflegepersonal in der Ammerland-Klinik und im Bundeswehrkrankenhaus rund 700 DECT Telefone zur Verfügung. „Die Teams sind hierdurch überall mobil erreichbar, können dank IP-Technologie Rufnummern anderer Abteilungen oder externer Teilnehmender über die integrierten Telefonbücher abfragen und Rufnummern von OP- oder Stationsleitung virtuell übergeben“, sagt Kuper.

In puncto innovative Funktionalität, Preis-Leistungs-Verhältnis und Migration unserer bestehenden Prozesse auf eine neue, digitale Plattform ist Avaya der optimale Partner für uns.“

- Holger Kuper, IT-Leiter, Ammerland- Klinik GmbH

Ebenfalls in die IP-DECT-Telefonie integriert ist der Alarmierungsserver MACS, über den beispielsweise intelligente Brandalarmmeldungen je nach betroffener Station oder Gebäude automatisiert verschickt werden.

Mitarbeitende und Kooperationspartner übergreifend eingebunden

Auch können Arzt- und Pflegeteams über die DECT-Telefone Notrufe empfangen – nicht nur per Anruf, sondern auch als Textnachricht, etwa in Form von Reanimationsalarmen mit Hinweisen auf die notwendigen Maßnahmen oder bei der Telemetrieüberwachung in der Kardiologie. Zudem sind über den Alarmierungsserver MACS auch MANV-Szenarien (Massenanfall von Verletzten) abgebildet, bei denen schnell eine große Zahl von Betroffenen versorgt und hierzu entsprechend Arzt- und Pflegepersonal aus dem gesamten Umland alarmiert werden müssen.

Die Klinikverwaltung, die Stationen, die IT-Abteilung und die interne Apotheke sind über Avaya Workplace Client an die Kommunikationsplattform angebunden. „Die Applikation dient als User-Interface für die Softphones, die wir auf allen Rechnern installiert haben und welche die alten Hardware- Telefone ersetzen“, fährt Kuper fort. Die Anwendung ist zudem mit der Terminplanung verknüpft, macht Anrufversuche sichtbar, zeigt an, welche Kolleg:innen gerade sprechen, erlaubt eine Gruppenbildung für mögliche Rufübernahmen und stellt Konferenzfunktionen bereit. Sie ermöglicht es der Klinik darüber hinaus, Abteilungen wie der Verwaltung oder der IT innovative Arbeitszeit- oder Homeoffice-Modelle anzubieten. Mithilfe des Unified-Messaging-Werkzeuges C3000 hat die Ammerland-Klinik auch Fax, E-Mail und Voicemail auf der Kommunikationsplattform vereint. „Wir bekommen beispielsweise auch heute noch zahllose Faxe mit Anfragen und Befunden, die wir nun im Sinne eines papierlosen Krankenhauses direkt in der elektronischen Patientenakte ablegen können“, benennt IT-Leiter Kuper den Vorteil.

Anrufaufkommen intelligent meistern

Mit der Anwendung Avaya Aura Call Center Elite nutzt die Ammerland-Klinik auch eine intelligente Anrufweiterleitung mit Reporting-Funktionen. Sie dient zum einen dazu, Anfragen von Patient:innen oder deren Ärzt:innen nach Diagnosen, Bettenbelegung oder möglichen OP-Terminen auf das verfügbare Personal zu verteilen, sodass möglichst kein Anruf verloren geht. Die intelligente Anrufverteilung hilft darüber hinaus, auch interne Prozesse zu beschleunigen, etwa Kapazitätsanfragen in der Röntgenabteilung, Medikamentenlieferungen aus der klinikeigenen Apotheke und den Support durch die IT.

Mithilfe integrierter Reporting-Funktionen lässt sich das Call Routing auswerten – Anrufaufkommen pro Tageszeit, Dauer des Anrufs, durchschnittliche Wartezeit der Anrufenden – und so die Erreichbarkeit der Fachabteilungen kontinuierlich verbessern.

Darüber hinaus setzt die Ammerland-Klinik auf Avaya Spaces und CU360 für einen endgeräteunabhängigen Zugriff auf Videofunktionen sowie Cloud- und Datacenter-Anwendungen. „Wir greifen via Cloud direkt auf das Avaya-Rechenzentrum zu und beziehen die Videokonferenzlösung von dort“, erklärt Holger Kuper. Die Klinik nutzt die Lösung inzwischen nicht nur für Stationsleiter- oder Chefarztkonferenzen, Tumorkonferenzen oder Fortbildungsmaßnahmen für Brand- oder Datenschutz, sondern auch in der Projektsteuerung, für Besprechungen mit externen Partnern und Behörden oder für Vorstellungsgespräche der Personalabteilung.

Mithilfe der in Avaya Aura Call Center Elite integrierten Reporting-Funktionen lässt sich das Call Routing auswerten – Anrufaufkommen pro Tageszeit, Dauer des Anrufs, durchschnittliche Wartezeit der Anrufenden – und so die Erreichbarkeit der Fachabteilungen kontinuierlich verbessern.

„Bei uns herrscht eine hohe Affinität zu Videokonferenzen“, erklärt Kuper, „deswegen setzen die Abteilungen ihre Konferenzen in eigener Regie auf.“ Ein einfaches Handling, das sich auch in der Coronapandemie bezahlt gemacht hat – nicht nur, um guten Kontakt zwischen den Abteilungen im Homeoffice und dem Personal im Krankenhaus zu halten. „Wir haben beispielsweise unsere Kreißsaalführungen mit Beginn des Lockdowns in den virtuellen Raum verlegt“, erzählt Kuper. „Die Führungen werden, vielleicht speziell wegen der ländlichen Lage, auch virtuell gut angenommen. Neben dem Chefarzt, den Oberärzt:innen, den Hebammen und der Stationsleitung kommen wir auf über 50 Besucher:innen pro Sitzung.“

Wichtiger Beitrag für effektiven Klinikbetrieb

Insgesamt verfügt die Ammerland-Klinik heute über eine innovative und flexible Technologieplattform für Sprach- und Videoconferencing, Multimedia-Integration und alternative Präsenzmodelle. Kooperationspartner lassen sich abteilungs- und krankenhausübergreifend über verschiedene Kanäle einbinden, Alarmketten wurden automatisiert, die Anrufverteilung optimiert – zudem kann die IT das System selbst administrieren. Für IT-Leiter Kuper steht daher fest: „Rund 15.000 Telefonate gehen täglich durch unser IP-DECT-System. Mit der Digitalisierung unserer Telefonie und der Integration von Video- und Datenverkehr haben wir einen wichtigen Beitrag für einen effektiven Klinikbetrieb geleistet.“ Und er sieht für die Zukunft weiteres Potenzial, auf dieser Basis auch die telefonische Erreichbarkeit, den Internet- zugang und die Vernetzungsfähigkeit der Patient:innen zu ergänzen und zu verbessern.

Weitere Informationen

Über die Ammerland-Klinik GmbH

Mit ihren 1.500 Mitarbeiter:innen unterhält die Ammerland-Klinik insgesamt neun Kliniken, zwei Belegabteilungen und zahlreiche medizinische Kompetenzzentren. Die Klinik dient der Schwerpunktversorgung für den Landkreis Ammerland und die Umgebung und verfügt über 375 Betten. Eine patientenorientierte und wohnortnahe Medizin für die stationäre und ambulante Gesundheitsversorgung ist die Zielsetzung. Seit 2008 arbeitet die Klinik eng mit dem benachbarten Bundeswehrkrankenhaus Westerstede zusammen.