Una soluzione attenta alla Salute: gli ospedali Buchholz/Winsen tracciano la strada per la digitalizzazione

Come in molti settori, la pandemia ha alimentato la trasformazione digitale nel settore sanitario. Ciononostante, molti ospedali continuano a soffrire di infrastrutture IT obsolete e reti insufficienti. L'Hospital Future Act è ora destinato a portare il settore ospedaliero sulla strada della ripresa e a far progredire ulteriormente le soluzioni ospedaliere digitali attraverso generose iniezioni finanziarie. Anche gli ospedali per casi acuti di Buchholz e Winsen vogliono trarne beneficio. “L'obiettivo è quello di rendere i sistemi informativi dei due ospedali adatti al futuro e, allo stesso tempo, di rendere più efficiente l'amministrazione dei due siti”, spiega Jan Paul, vice responsabile IT di Krankenhäuser Buchholz und Winsen gGmbH.

Due aspetti importanti in vista delle elevate richieste sono la qualità del processo e la crescente pressione sui costi. Per prepararsi, Jan Paul e il team del dipartimento IT/Organizzazione hanno lavorato a pieno ritmo per aggiornare l'infrastruttura informatica e di telecomunicazione degli ospedali.

Soluzioni di comunicazione a prova di errore

Una pietra miliare decisiva in questo percorso: la sostituzione dell'infrastruttura di comunicazione obsoleta nell'estate del 2021. “Dopo tutto, una telefonia perfettamente funzionante è fondamentale per le operazioni ospedaliere”, sottolinea Paul. I pronto soccorso e gli ambulatori devono essere accessibili 24 ore su 24, lo scambio tra medici, personale infermieristico e amministrazione deve funzionare in modo affidabile. Tuttavia, alla luce delle crescenti esigenze di disponibilità e affidabilità operativa, l'obsolescenza delle telecomunicazioni dei 2 ospedali stava sempre più raggiungendo i propri limiti. Inoltre, la dismissione dell'ISDN ha reso necessaria una nuova soluzione di telecomunicazione. “Grazie ad Avaya, tutto è filato liscio”, afferma Paul. Oggi l'associazione ospedaliera gestisce una soluzione di comunicazione IP ad alta disponibilità basata sulla piattaforma di comunicazioni unificate (UC) Avaya Aura nei suoi centri dati di Buchholz e Winsen. Il cuore della soluzione è costituito da due server geo-ridondati e virtualizzati, collegati alla rete Telekom tramite SIP trunking e quindi in grado di offrire la massima sicurezza contro interruzioni e guasti.

“Fin dall'inizio abbiamo posto grande enfasi sullo sviluppo di un concetto di geo-ridondanza ad alta disponibilità”, spiega il vicedirettore IT. “Avaya ci ha fornito un eccellente supporto durante l'implementazione, ha messo alla prova il concetto e ha documentato e preparato tutti gli scenari di guasto immaginabili in modo estremamente efficace”. L'associazione ospedaliera dispone così di una solida prova che il sistema di comunicazione è adeguatamente protetto e soddisfa i requisiti della legge sulla sicurezza informatica.

I flussi di chiamata alleggeriscono i dipendenti

La soluzione Avaya UCaaS non solo garantisce la massima affidabilità, ma apre anche nuove possibilità di comunicazione e collaborazione per i due ospedali. Ad esempio, i flussi di chiamata automatizzati riducono sensibilmente il carico di lavoro del personale del centralino: “Se, ad esempio, in passato si ricevevano chiamate per il nostro studio di radiologia in outsourcing, i colleghi dovevano rispondere e inoltrarle manualmente. Oggi, tutto questo è completamente automatizzato”, sottolinea Jan Paul.

La collaborazione innovativa fa spazio a nuovi modelli di lavoro, sia in termini di flessibilità di orario che di possibilità in home office

Soluzioni simili saranno presto implementate per le segreterie e l'amministrazione dei dipartimenti. Inoltre, Avaya Workplace Client sta suscitando un vero e proprio entusiasmo tra i dipendenti di entrambi gli ospedali. Non c'è da stupirsi: con l'aiuto del client UC basato su SIP possono comodamente avviare chiamate audio e video con un semplice tocco, scambiare informazioni con i colleghi tramite chat multimediali e visualizzare appuntamenti e dati di contatto indipendentemente dalla posizione.

“Con Avaya Workplace Client è possibile implementare modelli innovativi di lavoro flessibile o di home office in pochissimo tempo. Questo è un grande aiuto, come abbiamo ben compreso in tempi di pandemia”, afferma Paul. Lui e il reparto IT non possono più fare a meno dell'applicazione: "Si è affermata in pochissimo tempo e costituisce una base indispensabile per i modelli di postazione di lavoro a distanza”.

Pronti ad affrontare le emergenze in qualsiasi momento

Un altro vantaggio della soluzione Avaya è il server di allarme MACS integrato. In caso di incendio, ad esempio, avverte automaticamente le singole stazioni, accelerando così l'evacuazione. Ma non è tutto: con l'aiuto del server MACS, in caso di disastri o incidenti su larga scala, gli specialisti nella regione possono essere allertati in pochissimo tempo.

C'è un altro aspetto che contraddistingue il nuovo sistema di chiamate d'emergenza delle cliniche per casi acuti. Funziona anche come allarme cardiaco e di rianimazione negli ospedali Buchholz e Winsen. In pratica, ciò significa che in caso di pericolo di vita all'interno dell'ospedale, l'allarme può essere attivato premendo un solo pulsante su tutti i telefoni DECT del personale di rianimazione. Possono vedere istantaneamente dove c'è bisogno di loro e possono essere sul posto il più rapidamente possibile. In questo modo si risparmia tempo, che è fondamentale soprattutto in caso di arresto cardiocircolatorio o ictus perché, come sappiamo, ogni minuto è importante.

La soluzione Avaya non solo ottimizza la comunicazione interna, ma offre anche un ambiente di servizio di prim'ordine, offrendo così agli ospedali un importante vantaggio competitivo. “Nella scelta di un ospedale, i pazienti consapevoli considerano sempre più spesso non solo il trattamento offerto, ma anche l'ambiente circostante”, sostiene Jan Paul. Di conseguenza, gli ospedali devono concentrarsi sul concetto di servizio e quindi sulle esigenze dei pazienti.

L'organizzazione di supporto è riuscita in questo intento. I pazienti dei reparti ospedalieri beneficiano ora di un'ampia offerta di intrattenimento. I terminali mobili offrono accesso a mediateche, videoteche online e un'edicola digitale con quotidiani, riviste, e-book e giochi digitali.

L’esperienza dei dipendenti acquista importanza

Migliorare la customer experience dei pazienti è solo una faccia della medaglia, secondo il vicedirettore IT. In tempi di carenza di lavoratori qualificati, è importante anche offrire una buona esperienza ai dipendenti. “I dipendenti hanno una certa aspettativa nei confronti dei processi interni all'ospedale”, afferma. Ad esempio, gli infermieri vorrebbero gestire le cartelle cliniche digitali dei pazienti durante i turni di visita, mentre i medici vorrebbero scambiare informazioni su schede tumorali digitali. Anche per questo Paul ha già messo gli occhi sul prossimo progetto di ottimizzazione. Attualmente sta valutando se il sistema di videoconferenza stand-alone esistente possa essere sostituito da una soluzione basata su IP, che consentirebbe di integrare nelle videoconferenze anche partecipanti esterni.

Jan Paul vede gli ospedali Buchholz e Winsen sulla strada giusta in termini di digitalizzazione, anche grazie alla soluzione di comunicazione di Avaya. “Per implementare processi ospedalieri innovativi, è necessaria un'infrastruttura IT orientata al futuro. Avaya è la soluzione ideale per noi”, sottolinea Paul. Ora è il momento di fare ulteriori passi.