UCaaS, Unified Communication as a Service: come ridurre i costi e aumentare flessibilità e sicurezza

Le aziende stanno adottando soluzioni di Unified Communication as a Service (UCaaS) per gestire al meglio i nuovi paradigmi di lavoro attraverso la sinergia di diversi canali e modalità di comunicazione. Il primo driver resta la produttività: qualsiasi modello di lavoro agile promette performance straordinarie, ma oltre all’evoluzione culturale e organizzativa, è fondamentale un’abilitazione tecnologica adeguata. Abilitazione tecnologica che è resa più efficiente ed efficace attraverso le piattaforme di Unified Communication as a Service.

Unified communication as a Service: produttività ed efficienza

Nell’indirizzare gli investimenti verso la massima produttività, le imprese che adottano soluzioni UCaaS ottengono anche altri straordinari benefici, tra cui:

• efficienza, ovvero riduzione dei costi operativi;
• flessibilità nelle dinamiche lavorative e di comunicazione;
• sicurezza dei dati e delle comunicazioni, un altro tema centrale nell’era del lavoro smart.

L’adozione di sistemi UCaaS offre un ottimo ritorno sugli investimenti proprio perché ha un impatto rapido e benefico sui costi. Per comprenderne i motivi bisogna considerare che, in era pre-UCaaS, i canali di comunicazione erano gestiti in silos: telefono, chat, video, messaging, ecc. erano indipendenti e, spesso, governati da sistemi e fornitori diversi. Il semplice fatto di avere più interlocutori crea alla divisione IT un onere gestionale non da poco.

Le piattaforme UCaaS risolvono il problema fornendo un unico punto di riferimento per tutte le comunicazioni aziendali: le piattaforme rendono sinergici i canali e, in molti casi, anche il rapporto con il carrier telefonico è gestito direttamente dal provider della soluzione. Il che significa che, per qualsiasi questione, il contatto è unico.

Un altro aspetto da considerare è quello relativo ai costi del cloud. Le piattaforme UCaaS sono erogate in modalità as-a-service, ovvero i costi di licenza dipendono unicamente dal numero di utenti della piattaforma. Non è più necessario acquistare hardware, gestirlo,manutenerlo, acquisire competenze specialistiche. Ci pensa il provider, in modo del tutto trasparente ed “indolore” per il cliente finale.

Infine, la piattaforma Unified Communications as a Service abbatte un’infinità di costi nascosti, che l’azienda potrebbe stimare attraverso un’analisi approfondita. Qual è il costo di un dipendente dis-engaged, frustrato e demotivato  perché non riesce a comunicare rapidamente con i colleghi o perché si sente escluso dalla cultura aziendale e dai suoi processi? Quanto costa non essere in grado di rispondere rapidamente a un cliente dopo un’implementazione o una vendita di prodotto o servizio?

La flessibilità e la sicurezza delle comunicazioni unificate

Flessibilità e sicurezza sono altre due ‘keyword’ su cui le aziende dovrebbero riflettere attentamente. La flessibilità è centrale nei paradigmi di lavoro agile. Nell’ambito delle comunicazioni, bisogna dare ai dipendenti la massima libertà di scelta dei canali con cui portare avanti le relazioni con i colleghi o verso l’esterno. L’omnicanalità, di cui si parla moltissimo nell’ambito della customer experience, vale anche per le comunicazioni interne: visto che ogni canale ha le sue caratteristiche di forza e i suoi punti deboli, l’utente-dipendente deve essere libero di alternarli dinamicamente in funzione delle preferenze e delle necessità. Scopo della piattaforma di Unified Communication as a Service è far sì che, a prescindere dalle modalità utilizzate, il flusso di comunicazione resti uno solo, sinergico ed efficace.

Infine, ma non per importanza, va tenuto in opportuna evidenza il tema della sicurezza, che in era di lavoro smart e di attacchi cyber dilaganti deve essere sempre prioritaria. Unified Communications as a Service sono di fatto piattaforme cloud che, come tali, utilizzano tutte le più moderne e sofisticate tecnologie di sicurezza. Soprattutto, esse adottano nuovi modelli di sicurezza (come zero-trust), che spostano l’attenzione dal perimetro aziendale – sempre più fluido – all’utente della piattaforma, ai suoi device, ai dati, agli accessi e alle identità. Questo, unito alla crittografia dei dati e alla gestione proattiva dell’infrastruttura (in capo al provider), fa sì che il termine sicurezza non si limiti alla difesa dalle minacce, ma diventi garanzia di resilienza e business continuity a tutto tondo.