Riunioni virtuali: come incrementare produttività e collaboration

Le riunioni virtuali fanno parte della routine lavorativa di ognuno. La pandemia ha intensificato il ricorso a strumenti di video-collaboration per le riunioni aziendali e di team, ma anche per le relazioni con i clienti e i partner esterni.

I risultati sono solo parzialmente positivi: le aziende beneficiano di costi molto inferiori rispetto a un tempo, le persone sono connesse ovunque e con qualsiasi device, ma la quantità di riunioni virtuali è aumentata al punto tale da renderne tutt’altro che scontata l’efficacia.

Riunioni virtuali, il segreto è una corretta organizzazione

Come rimediare a un inevitabile effetto collaterale della digitalizzazione? Occorre intervenire su due fronti: uno più strategico, relativo all’organizzazione, ai contenuti e agli obiettivi della riunione virtuale, e uno legato all’abilitazione tecnologica, che non si deve limitare a mettere in comunicazione due o più persone, ma deve fare in modo che l’incontro sia produttivo.

Per quanto concerne il primo aspetto, chiunque conosce i limiti delle riunioni virtuali, che spesso si tramutano in presentazioni con limitate opportunità di interazione. La quantità di video-call quotidiane fa sì che poche siano strutturate, col risultato che spesso le sessioni passano da un argomento all’altro, non è ben chiaro il ruolo di tutti i partecipanti e i progressi sono scarsi. Paradossalmente, una riunione virtuale potrebbe richiedere molto più tempo di una in presenza per raggiungere obiettivi tangibili, riducendo i benefici di costo di cui si è detto.

Per aumentare produttività e interazione, tutti devono aver chiari gli obiettivi della riunione virtuale. Obiettivi che devono essere pochi e ben definiti: sempre meglio prediligere più sessioni di breve durata che riunioni-fiume dall’efficacia discutibile. Deve essere chiaro il ruolo di ogni partecipante e quale sarà il suo contributo all’interno del meeting.

Un altro aspetto essenziale è l’engagement: chi organizza la riunione sfrutta gli strumenti di presentazione per fornire informazioni di valore, ma spesso non si occupa a dovere dell’ingaggio dei partecipanti. Sotto questo profilo, contano molto – come si vedrà successivamente – le funzionalità dello strumento di collaboration, che potrebbero consentire la condivisione di file e survey per stimolare un dialogo produttivo.

Virtual Meeting, molto più di una videochiamata

L’azienda deve poter contare su strumenti realizzati non tanto per abilitare le riunioni virtuali, ma per renderle produttive. La riunione virtuale non è un evento a sé, ma un tassello di un’esperienza di lavoro ampia e avvolgente, con le sue dinamiche e i suoi processi. Come tale, la piattaforma scelta dall’azienda per le riunioni virtuali deve assecondare esigenze di collaborazione e condivisione, non solo fornire un buon supporto video per la durata del meeting. Sotto questo profilo, una piattaforma realmente produttiva soddisfa alcuni requisiti fondamentali:

• Flessibilità e semplificazione. La miglior piattaforma è quella che semplifica al massimo e rende flessibile l’organizzazione e la gestione delle riunioni, integrandole all’interno dell’attività dei team. Con pochi click, chiunque deve poter interagire con i propri colleghi, anche senza un’organizzazione preventiva.
   
• Collaboration integrata. Come anticipato, la riunione virtuale deve permettere ottimi livelli di interazione ed engagement. Ciò significa interagire a voce, ma anche in chat, condividere presentazioni, file e documenti che poi restano memorizzati (in sicurezza) nella piattaforma a beneficio dell’intero team. In questo modo si realizza l’obiettivo principale, ovvero integrare la riunione virtuale nella work experience aziendale, rendendola produttiva e ingaggiante.
   
• Elevata qualità e funzionalità ad hoc. La piattaforma deve consentire un elevato numero di partecipanti alle riunioni, rendendo fluido passare dal  virtual meeting alla videoconferenza. In ogni caso, deve garantire un’elevata qualità audiovisiva, la capacità di interagire con sistemi di videoconferenza (oggi, molte riunioni sono ibride), la cancellazione del rumore di fondo e funzionalità di moderazione che rendano l’incontro quanto mai efficace. Tra queste, la disattivazione dell’audio in funzione dell’attività e l’alzata di mano. Il tutto, unito a funzionalità di registrazione, di condivisione ed eventualmente anche di trascrizione del parlato, così da massimizzare l’efficacia del tempo trascorso nel medesimo ambiente virtuale.