Team Collaboration: cosa ti manca per lavorare al meglio

La Team Collaboration è un concetto cardine dei modelli di agile working. Lavorare senza vincoli di luogo e orario, infatti, non significa poterlo fare in modo indipendente e disgiunto dagli altri. Il contatto e la collaborazione con i team devono essere costanti, anche più di prima: lo dimostrano l’impennata delle video-call dall’inizio della pandemia, le costanti riunioni di allineamento, l’impiego sempre più frequente delle chat di gruppo e di tutti gli strumenti che abilitano la team collaboration in quest’era sempre più connessa e dinamica.

Alla domanda “cosa ti manca per lavorare meglio?” si può rispondere adottando diversi livelli di osservazione: uno più generale e sistemico, che considera la cultura e l’organizzazione come prerequisiti fondamentali della team collaboration, e un altro più pratico, operativo, relativo agli strumenti che la abilitano.

Cultura, organizzazione e tecnologia alla base della team collaboration

Per quanto concerne il livello di osservazione più alto, bisogna partire dal presupposto che la team collaboration non è solo abilitazione tecnologica. Quest’ultima deve perfezionare una struttura che, sotto diversi punti di vista – dal modello di leadership a quello culturale – è già in grado di favorire la collaborazione svincolandola da un luogo fisso e dall’ormai anacronistico controllo di presenza. Adottando questo tipo di visione, sono almeno tre gli elementi che non possono mancare per lavorare al meglio:

• Cultura aziendale adeguata. È impossibile adottare il concetto moderno di team collaboration senza una cultura aziendale perfettamente allineata. Lavorare da remoto, collaborare quotidianamente tramite piattaforme connesse e gestire i processi aziendali senza vincoli di luogo non deve essere un premio, bensì il modo in cui l’azienda opera ogni giorno sul mercato. 
• Organizzazione agile. Anche a livello organizzativo, l’azienda deve supportare appieno il lavoro agile. Occorre abbattere il più possibile i silos operativi e di comunicazione, evitare gli assetti fortemente gerarchici e favorire il più possibile la condivisione e il coordinamento orizzontale, cross-functional.
• Tecnologia di ultima generazione. L’abilitazione tecnologica è il terzo elemento fondamentale della team collaboration: senza piattaforme centralizzate e sicure con cui gestire le comunicazioni e l’esecuzione dei processi, il lavoro agile sarebbe poco più di un miraggio.

Team collaboration e tecnologia: largo alle piattaforme UCaaS

La Team Collaboration non può fare a meno di una corretta dotazione di strumenti connessi, che permettano a chiunque di svolgere le proprie mansioni con produttività ed engagement anche da remoto. Qui, il problema principale è quello della frammentazione: molte imprese, di fronte all’emergenza della pandemia, hanno esteso la propria dotazione tecnologica con strumenti di video-call e di accesso remoto al desktop, ottenendo business continuity ma senza un vero miglioramento sotto il profilo della produttività e della collaborazione. L’efficienza della comunicazione, in particolare, ne ha risentito: quando per le telefonate si usa il cellulare aziendale, c’è uno strumento dedicato per le video-call, uno per chattare e si accede al proprio desktop – cioè alle proprie app – da remoto, l’esperienza lavorativa risulta fortemente frammentata, non ci sono sinergie tra gli strumenti e la produttività decresce. Questo periodo di indefinito “new normal” può servire proprio ad effettuare una doverosa – e profonda – transizione da un modello emergenziale a un assetto agile e stabile, fondato su alcuni pilastri:

- Un sistema di comunicazione unificata in cloud (UCaaS)

Una sola piattaforma per gestire in modo sinergico tutti i canali di comunicazione è il pilastro della nuova esperienza di lavoro. Voce, messaging e video devono essere integrati e complementari, sfruttando inoltre tutte le sinergie di un mondo sempre più connesso: la comunicazione vocale, per esempio, può essere svincolata dallo smartphone e dalla SIM per diventare accessibile – con numero aziendale – a tutti i dispositivi connessi come laptop, tablet e anche smart watch. Il cloud, dal canto suo, è scalabilità per eccellenza, rapidità di implementazione e assenza di costi in hardware e in competenze specialistiche di cui il mercato è tutt’altro che ricco.

- Strumenti di team collaboration integrati nella piattaforma

Team collaboration significa, a livello pratico, poter eseguire processi aziendali in forma collaborativa attraverso una sola piattaforma che riunisce tutta la workforce e abbatte i silos che hanno sempre frenato la produttività. Quando gli strumenti di collaboration, le chat di team, la condivisione dei documenti e anche la gestione dei task sono integrati nella piattaforma, il risultato è ottimale.

- Accesso remoto e sicuro a dati e documenti

La collaborazione tra team non è solo comunicazione, chat, video-call e conference call, ma anche condivisione veloce e “one click” di dati e documenti all’interno di un unico ambiente conforme alle normative in ambito di sicurezza e di protezione dei dati.