Ufficio in Cloud: come soddisfare i clienti e ottimizzare le comunicazioni

Da almeno due anni, l’espressione ufficio in cloud è diventata sinonimo di  virtualizzazione dell’ufficio, ovvero la tendenza sempre più diffusa a disaccoppiare l’attività lavorativa dal luogo in cui è stata svolta per decenni. L’ufficio tradizionale non viene meno ma diventa una delle declinazioni di un’esperienza lavorativa flessibile, che ha una componente fisica e una virtuale. L’ufficio in cloud è peraltro quella che meglio combina queste 2 componenti.

Scopo e pilastri dell’ufficio in cloud

Lo scopo del nuovo paradigma è quello di garantire livelli elevati di produttività, efficacia ed efficienza a prescindere da come e dove viene gestita l’esperienza lavorativa. Ecco che disporre (anche) di un ufficio virtuale è quindi il segreto per essere produttivi sempre e in qualsiasi luogo, indipendentemente dall’orario e dai dispositivi utilizzati. Inoltre, il fatto che gli strumenti dell’ufficio virtuale vengano erogati via cloud è garanzia di accessibilità, resilienza, sicurezza, flessibilità e scalabilità.

Ma quali sono i ‘componenti’ di un ufficio in cloud? Posto che alcuni strumenti come la posta elettronica, le app di produttività e i calendari sono letteralmente indispensabili per l’operatività da remoto, le aziende stanno investendo molto nell’ambito delle comunicazioni, cosa altro serve?

Se non l’hanno già fatto, le aziende devono spingere sull’acceleratore della digitalizzazione, abbattere dinamiche ormai anacronistiche - come la ferrea associazione tra il numero di telefono aziendale e la postazione fissa - e, soprattutto, smettere di gestire i canali di comunicazione in silos(interni e verso l’esterno).

La comunicazione diventa omnicanale

L’ufficio in cloud esige che le persone siano raggiungibili in ogni momento, su qualsiasi device a prescindere dalla loro ubicazione: il numero aziendale non viene meno, ma deve essere accessibile via smartphone, tablet, notebook e, eventualmente, anche dal telefono fisso.

Poi, in un modello sempre più fluido e flessibile, tutti i canali di comunicazione confluiscono in un’unica piattaforma, che di fatto funge da orchestratore. Solo in questo modo, che corrisponde all’abbattimento dei silos di cui sopra, è possibile ottimizzare realmente le comunicazioni, cioè fare in modo che da un messaggio in chat si passi immediatamente e senza soluzione di continuità a una conversazione vocale, si condivida in tempo reale un documento per lavorarci a 4 mani in simultanea e, si pianifichi una videoconferenza con altri team per il giorno seguente.

Nell’ufficio in cloud, ottimizzare le comunicazioni significa esattamente questo: far sì che raggiungere un collega o un gruppo di colleghi sul canale di comunicazione più efficace (video, voce, messaging) sia semplice e immediato con un semplice click. L’ipotesi di cercare il numero di telefono nella propria rubrica, telefonare, poi scorrere le e-mail per trovare l’indirizzo di posta elettronica e, infine, inviare un allegato, appartiene al passato: oggi ci sono metodi molto più moderni, funzionali e sicuri per gestire la collaborazione.

Ufficio in cloud: i benefici per la relazione con i clienti

Un ufficio in cloud offre anche importanti vantaggi in termini di  relazioni tra l’azienda, i partner e i clienti. Comunicare efficacemente con i colleghi porta ad un incremento di produttività, essere disponibili e facilmente raggiungibili dai propri clienti e partner non fa altro che aumentare la soddisfazione e fortificare il legame. Ma si può fare di più: l’ufficio in cloud è infatti basato sul concetto di Collaborazione tra le persone che condividono lo stesso ambiente virtuale e al suo interno non solo comunicano, ma eseguono i processi aziendali. Disporre di un ufficio in cloud significa che, di fronte a una particolare esigenza di un cliente, l’azienda non solo è pronta a comunicare, ma anche ad attivare tutte le procedure per soddisfare questa esigenza nel migliore dei modi, con velocità ed efficienza. A titolo d’esempio, si pensi alla banale richiesta di un documento: se tutta la workforce è integrata nell’ufficio in cloud, chi riceve la richiesta può smistarla rapidamente al collega preposto e – a seconda della piattaforma utilizzata – può anche definire un workflow e seguirne l’andamento, così da rispondere con la maggiore efficienza e tempestività possibile.