Ufficio in Cloud: quanto costa davvero?
L’ufficio in Cloud è la nuova dimensione del lavoro in cui il concetto tradizionale di ufficio, quale luogo fisico in cui i dipendenti svolgono i propri compiti, allarga i suoi confini proprio grazie al Cloud computing. Per definire questa modalità di collaborazione remota o a distanza, entrata ormai nella pratica quotidiana soprattutto a causa della pandemia che ha costretto gran parte della forza lavoro di tutto il mondo a operare a distanza, vengono usate diverse espressioni: smart working, remote working, modern workplace, per citare le più comuni. A prescindere dalle varie definizioni, e dalle relative sfumature, resta comunque identica la sostanza, cioè un modello di lavoro fluido e distribuito, basato su obiettivi e non sulla presenza in uno spazio aziendale circoscritto e che ben si adatta ad una forza lavoro sempre più remota o comunque distribuita. Questo paradigma, a cui le organizzazioni stanno cercando di adattarsi per affrontare adeguatamente il cosiddetto “new normal”, pone la questione della spesa associata. Ecco, perciò, alcuni criteri da inserire nelle valutazioni per rispondere alla domanda su quanto costa davvero un ufficio in Cloud.
L’ufficio in Cloud come frutto del modello as a Service
Il primo aspetto di cui tener conto è che l’avvento del Cloud ha impresso una svolta alla fruizione consueta delle risorse informatiche, inaugurando varie forme di “as a Service” che vanno dal SaaS (Software as a Service) al PaaS (Platform as a Service) fino al modello IaaS (Infrastructure as a Service). Tutte quante prevedono non l’acquisto delle tecnologie informatiche funzionali al business, bensì il loro utilizzo, appunto, come servizio a fronte del pagamento di un canone periodico o in base al consumo (pay per use). L’ufficio in Cloud, quindi, in primis non implica un investimento Capex iniziale volto a coprire in particolare la dotazione hardware in termini di infrastruttura, ma rientra all’interno delle spese Opex e, in quanto tale, è un costo operativo ricorrente. Ciò significa che gli importi non sono solitamente proibitivi per le aziende di qualsiasi dimensione, comprese le PMI, poiché non contemplano delle soglie di ingresso elevate per accedere alle tecnologie che abilitano all’ufficio in Cloud.
Molte aziende devono purtroppo affrontare vendite e ricavi in netto calo, un potenziale aumento dei costi e per molte aziende la liquidità è diventata un fattore critico di sopravvivenza. Ecco, quindi, che si guarda sempre più a modelli basati sul consumo per rendere la struttura dei costi più elastica ed adeguarla alla domanda, ottimizzando gli assets ed il capitale investito. Questo ulteriore possibilità di acquisizione di tecnologia si aggiunge al semplice upgrade, all’hardware replacement.
L’integrazione dei canali di comunicazione nell’UCaaS
L’altro vantaggio che un ufficio in Cloud comporta dal punto di vista degli investimenti riguarda il versante dell’integrazione delle componenti applicative adoperate per la comunicazione e la collaborazione aziendale. I sistemi UCaaS (Unified communications as a Service), infatti, vengono forniti in chiave end-to-end e abbracciano generalmente tutti i canali che occorrono (telefono, chat, video conference, mail) per condividere le informazioni aziendali e lavorare in team. Le soluzioni più evolute prevedono anche piattaforme di task management e di condivisione dei documenti che aiutano a organizzare in maniera più razionale le attività e facilitano il lavoro singolo e di gruppo. Nell’ufficio in Cloud l’insieme di queste funzionalità viene offerta con modelli di tariffazione omnicomprensiva per utente. Se si pensa, invece, che di solito le aziende hanno fatturazioni differenti per i contratti telefonici, per i tool di collaboration professionali, per l’hosting delle mail, o dei documenti si capisce come l’integrazione di tutti questi strumenti in una unica soluzione possa generare un risparmio derivante dall’economia di scala.
Non va inoltre trascurato l’impatto sui costi generato dalla semplicità e dalla velocità di attivazione di un sistema telefonico in cloud o meglio un vero e proprio ufficio virtuale a disposizione ovunque, su qualsiasi dispositivo. Tanto più se questa soluzione è in grado di offrire a dipendenti e clienti una vera esperienza di comunicazione cloud unificata che si integra con altre soluzioni ed applicazioni cloud oppure on premise, generalmente già presenti nelle aziende e frutto di investimenti passati.
Il risparmio diretto e indiretto generato dall’ufficio in Cloud
Il risparmio che l’ufficio in Cloud porta direttamente, paragonato al peso che ha la somma dell’attivazione di linee telefoniche, licenze software e relativa manutenzione, incide anche indirettamente sui costi complessivi delle aziende. Se nel primo caso, infatti, il canone utente include l’erogazione delle risorse, l’aggiornamento e l’assistenza, nel secondo influisce sia sull’alleggerimento dell’impegno e delle risorse del reparto IT da dedicare alla gestione di infrastruttura e applicazioni, sia sulle spese accessorie richieste per spostamenti e trasferte. Uno studio della società di consulenza Variazioni, condotto nel periodo 2015-2019 su un panel di oltre 12.000 smart worker e riportato dal Sole 24 Ore, ha ipotizzato un risparmio annuo che si aggira tra i quattromila e i seimila euro a dipendente solo per 6 o 9 giorni di smart working al mese. Già il risparmio derivante da questa voce di costo dovrebbe bastare a far comprendere perché l’ufficio in Cloud, che rende possibile il lavoro agile non solo pochi giorni all’anno ma per periodi molto più lunghi, è assai probabile che rappresenterà lo standard nel new normal che ci aspetta.
Il Cloud può infatti rappresentare la risposta non solo alle esigenze dell’emergenza ma anche a molte delle domande della fase post emergenziale. L’aspettativa di lavorare ovunque e la crescente necessità delle aziende di assicurare la continuità del business puntando a rafforzare produttività, agilità e resilienza rendono infatti l’opzione Cloud sempre più attraente soprattutto in questo momento nel quale molte aziende stanno valutando se e come cambiare il loro modello operativo per adattarsi velocemente ai cambiamenti del contesto.
L’approccio ICT convenzionale non sempre può aiutare a risolvere nell’attuale contesto. Per costruire sistemi più resilienti e capaci di adattarsi in fretta ai cambiamenti occorre quindi considerare un cambio di paradigma ed il Cloud potrebbe essere la soluzione per affidarsi a sistemi più semplici, flessibili e ridondanti. Tante aziende hanno lo hanno già capito o lo stanno sperimentando. Lo UcaaS, in particolare, può dare un aiuto fondamentale nel supportare le aziende ad adattarsi e crescere nel ‘New Normal’ abilitando agilità, indirizzando le necessità di una forza lavoro sempre più distribuita e garantendo la necessaria Business Continuity. Le soluzioni di collaboration e communication in Cloud si adattano infatti perfettamente al mondo iperdinamico, veloce ed incerto che stiamo vivendo. Ed il loro costo va certamente commisurato di conseguenza, anche a livello strategico, oltre il mero aspetto economico.
