Unified Communication as a service: come rendere più agili i processi

Le soluzioni di Unified Communication as-a-service rispondono alla generica esigenza di semplificazione dell’operatività richiesta da tutte le imprese. Un’esigenza che, in tempi di pandemia e quindi di smart working, va soddisfatta con priorità: secondo Fortune Business Insight, il mercato delle soluzioni Unified Communications as-a-service crescerà con un CAGR del 12,8% fino al 2027, il che sottolinea anche una certa urgenza – da parte delle aziende - nell’adeguamento alle nuove dinamiche lavorative e di comunicazione.

Una domanda resta fondamentale: in che modo UCaaS semplifica e rende agili i processi? Il concetto, cui ci si riferisce spesso in ambito IT, è quello del single-pane-of-glass, ovvero della piattaforma unica che si fa carico di gestire in modo sinergico una comunicazione che negli anni è diventata fortemente multicanale. Lo sostiene Frost & Sullivan (via: UCtoday) quando afferma che il 68% dei buyer di soluzioni UCaaS le abbia scelte proprio per la loro caratteristica all-inclusive che semplifica e rende agile il business.

Unified Communication as a service e il significato di agilità

Il sostantivo agilità può avere diversi significati nel mondo del business, ma si riferisce soprattutto alla capacità dell’azienda di assecondare mercati, clienti e trend che sono dinamici per natura, che cambiano di continuo ed esercitano un peso anche disruptive nei confronti dell’azienda e dei suoi processi.

Si pensi all’impatto della pandemia e dello smart working nei confronti di tutte quelle aziende che non erano preparate: come gestire i processi da remoto? In che modo monitorare l’avanzamento dei progetti quando non si lavora a stretto contatto e l’e-mail è palesemente inefficiente? Per la comunicazione vocale, cioè la tradizionale telefonata a un collega sprovvisto di SIM aziendale, che numero comporre? Agilità significa che tutte le risposte a queste domande (e molte altre) sono all’interno della piattaforma di Unified Communications as-a-service: i canali di comunicazione sono concentrati nella piattaforma, le sue funzionalità di collaborazione fanno sì che anche lo scambio di informazioni, di documenti e l’avanzamento dei processi possa essere gestito al suo interno, senza rischi di sicurezza dei dati e di conformità normativa. Agilità vuol dire che, se le condizioni esterne cambiano, l’azienda ha gli strumenti per comunicare velocemente il cambiamento e adeguarsi con una rapidità sconosciuta nell’era in cui e-mail e riunione in presenza erano i pilastri dell’operatività quotidiana.

In altri termini, le piattaforme di Unified Communication as-a-service forniscono la massima agilità ai processi aziendali per via di queste caratteristiche:

• Tutta la popolazione aziendale è presente in un unico luogo virtuale
• È possibile comunicare con chiunque tramite il canale più appropriato con un click
• La piattaforma crea una sinergia tra i canali di comunicazione ed è integrabile con i sistemi aziendali in uso (e-mail, piattaforme di produttività, sistemi di BPM, ERP…)
• La piattaforma è unica. Non c’è rischio che la frammentazione alimenti ritardi, errori e inefficienze
• Le funzionalità e la User Experience sono studiate per favorire e incentivare la collaborazione

Il significato di agilità per l’IT e i benefici del modello as-a-service

Le piattaforme di Unified Communications as-a-service rendono l’azienda agile e flessibile nei confronti dei trend di mercato e di clienti sempre più imprevedibili. Ma secondo IDG (via: Masergy), l’agilità è un tema che si sposa perfettamente anche con le esigenze dell’IT. UCaaS identifica infatti un modello Cloud-based, in cui la piattaforma è erogata as-a-service impattando in modo estremamente limitato sull’IT: nessun investimento in hardware, scalabilità pressoché illimitata grazie all’infrastruttura cloud e limitata necessità di competenze interne poiché le attività più onerose, cioè la manutenzione applicativa, la correzione di errori e i frequenti rilasci di nuove funzionalità sono in carico al vendor. L’IT può quindi vantare un’agilità straordinaria e avvicinarsi – cosa tutt’altro che scontata nelle tradizionali dinamiche aziendali – alle esigenze del business. 

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