Hospital Rafael Uribe Uribe: rumbo a la telemedicina con IP Office

Hospital Rafael Uribe Uribe: rumbo a la telemedicina con IP Office

Con el objetivo de disminuir sus onerosos costos de telefonía y sanear sus finanzas, el Hospital Rafael Uribe Uribe, en cabeza del Dr. Héctor Javier Quiñones Albarracín, decide incorporar lo mejor de la tecnología, la plataforma de comunicaciones Avaya IP Office, que le ha permitido reducir sus gastos de comunicaciones casi 60% y a futuro emprender proyectos de telemedicina en su localidad, en beneficio de miles de pacientes.

Hh3>Desafío
 
Mejorar la infraestructura del hospital y sus nueve centros de salud distribuidos en dos loca­lidades. Reducir los excesivos costos en comunicaciones que presentaba la institución.

Solución

Avaya IP Office 500, teléfonos IP Gama Baja 1603, IP Gama Media 1608 e IP Gama Alta 1616, softphone y 24 teléfonos VPN de la serie 96

Valor Proporcionado

Reducción de casi 60% los gastos de telefonía, que se reflejaron en una recuperación de la inversión realizada en seis meses después de la implementación de la solución.

Tecnología para apoyar la salud

De primer nivel

Con un personal de alrededor de 750 empleados, del cual 70% la­bora de forma extramural en la ciudad administrativa y nueve di­ferentes centros, el Hospital Rafael Uribe Uribe, institución de carácter estatal, cumple la función princi­pal de atender los padecimientos de primer nivel de los habitantes y sus familias, casos de urgencia de poca complejidad, partos de bajo riesgo, así como la de prevenir en­fermedades, a través de un pro­yecto integral de salud pública lla­mado “Territorios Saludables”, en las localidades 15 y 18, de la ciudad de Bogotá.

Salud financiera

En este marco, a la entidad se le presentaron diversos retos, uno de ellos muy importante para su salud financiera. “Actualmente, la mayoría de los hospitales del Estado buscan maneras de me­jorar su situación financiera, re­duciendo costos. Para la oficina de gestión de TIC, una de esas formas consistió en mejorar la in­fraestructura tecnológica”, señala Jhon Edgar Chois, técnico en Sis­temas en el Área de Gestión de TIC del Hospital.
 
“Siempre hablamos de montar un sistema de telefonía IP. Entonces, comenzamos a hacer un estudio de mercado con las empresas que nos pudieran ofrecer el servicio.”

Factores críticos

Tras el estudio, seleccionaron a Avaya para prestar el servicio. “Consideramos tres criterios de evaluación para elegir al provee­dor: el primer factor fue económi­co, que nuestra inversión significa­ra una rápida disminución, a largo plazo, de los gastos históricos en este rubro. El segundo aspecto fue técnico: un servicio de telecomuni­caciones efectivo, un PBX que diera una solución integral, avalada para todas las dependencias. An­teriormente cada persona tenía su línea directa independiente, la co­municación era muy cara y compli­cada, y no se tenía un número único, una identificación institucional.
 
“Otro aspecto fue la renovación: mejorar los servicios, tener un canal y un producto mucho mejor para competir en el aspecto de comuni­cación”, explica el Tecnico Chois.

No correr riesgos

Para plantear la solución, armaron una mesa de trabajo entre la ofici­na de Gestión de TIC, el área Admi­nistrativa y los asesores de Avaya y Telefónica. “Teníamos muy claro lo que necesitábamos. La solución que nos presentaron consistió en implementar la plataforma IP Offi­ce, incorporar teléfonos VPN e IP para la administración y una solu­ción de Softphone.”
 
Comenzaron el estudio de mercado en julio de 2012 y la implementa­ción, a partir de diciembre de 2013. “El proyecto no ha terminado por­que realizamos ajustes a las confi­guraciones en las extensiones IPPN y porque debemos ir implementan­do las nuevas líneas y luego, supri­miendo las análogas. Lo que menos queremos es correr el riesgo de dejar un servicio sin comunicación, cada línea, es fundamental.
 
“Actualmente llevamos 85% de avance –destaca el técnico–. Cum­plimos la primera fase en la sede administrativa, que fue práctica­mente transparente para el usuario y estamos terminando de configu­rar el Softphone, del que estamos aprendiendo cómo se maneja y podemos sacarle provecho.”
 

Telemedicina en el futuro

Costos a la baja

Al referirse a los resultados conse­guidos con la nueva red telefónica, Chois resalta que la comunicación entre el personal de los centros y la sede administrativa ya no se hace mediante una llamada local, sino a través de una llamada por IP, de extensión a extensión, ahorrando bastante. “También logramos ga­rantizar la comunicación por un mismo canal, lo cual nos dio una identidad a todos los centros.
 
“La facturación mensual en tele­fonía bajó 58.33% –asegura Jhon Chois–. Como hicimos una contra­tación fija, prácticamente ya es­tamos recuperando lo invertido. Teníamos 80 líneas exclusivas que equivalían a un gasto promedio de más de $130 millones de pesos al año. Al restringir las líneas 40%, nos quedamos con 50 y pasamos a tener un canal de 30 troncales, y ahora pagamos $6 millones de pesos al mes. Si destinamos cer­ca de $5 millones de pesos por la plataforma, las licencias y la imple­mentación de Avaya, en seis meses recuperamos lo que se invirtió.”

Hospital sin inconvenientes

La mejora de servicio de comunica­ciones fue muchísima y el personal de la Sede Administrativa ha recibi­do la nueva plataforma con bene­plácito. “No hemos tenido ningún tipo de inconveniente pues se hizo una capacitación en puestos de tra­bajo para explicarles a los usuarios algunas funcionalidades”, dice.
 
En los nuevos centros de atención, en las localidades de Rafael Uribe y Antonio Nariño, el cambio está en proceso y el impacto no se ha sen­tido en su totalidad. “El usuario aún no ve funcionando el nuevo equipo al 100%, porque Avaya todavía está haciendo ajustes y a que vamos despacio poniendo las nuevas líneas y quitando las viejas, pero vamos a tener todo listo en dos meses.”

Movilidad y colaboración

Dada la versatilidad de IP Office utilizan la conferencia que ofrecen los teléfonos para algunos servi­cios y ya han pensado en incorpo­rar facilidades de movilidad y cola­boración para que cuando llamen a la extensión de algún directivo la llamada pueda ser transferida a su celular. “Hemos hecho algunas pruebas en fase piloto. Estamos verificando el aspecto de costos, y ver hasta qué punto es viable hacer esta implementación y determinar qué áreas o personas podrían ac­ceder a este servicio”, precisa.

Médico por video conferencia

“Como somos descentralizados –in­forma Jhon Chois–, uno de los pro­yectos en evaluación es la telemedici­na, De esta manera, por ejemplo, si en algún centro tenemos un radiólogo, él se podría conectar con un médico de otro centro y ofrecer asesoría por teleconferencia. Y así, ir expandiendo esta idea a toda la red de salud. Lo tenemos en stand by, porque nece­sitamos recursos, ampliar equipos, cámaras de video y mejorar el canal de datos. Creo que es un proyecto a largo plazo, y a finales de 2014 esta­remos haciendo el abordaje de este servicio, y ya se lo planteamos al ase­sor comercial de Avaya.”.
 
En este aspecto están conside­rando a Scopia de Avaya Radvi­sion: “Con éste estamos traba­jando algo que llamamos ULS, que son reuniones con el geren­te sentado aquí y la gente desde los centros verificando desde un televisor conectado a una PC; el servicio también lo estamos ana­lizando con Softphone.”.

Éxito de verdad

El Tecnico Chois admite que sí se consideran un caso de éxito. “Se hizo una implementación que nos está ahorrando dinero y está mejorando la infraestructura. A mí me parece que el acompaña­miento de Avaya es el apropiado para la implementación del pro­yecto y el servicio del business partner, excelente”, finaliza.

ACERCA DE TELEFÓNICA

TELEFÓNICA TELECOM cuenta con la infraestructura de mayor co­bertura, tecnología de punta y una gama amplia de servicios, que le brinda la capacidad de ofrecer a cualquier cliente la integración to­tal de las comunicaciones, convirtiéndonos en su aliado estratégico. Su filosofía es brindar soluciones diseñadas y enfocadas de manera exclusiva a la medida de sus necesidades, prestando atención per­sonalizada permanente. Sus servicios de comunicaciones se carac­terizan por estar soportados en infraestructura de punta, operada por personal altamente capacitado, procesos y operaciones basa­dos en las mejores prácticas de la industria que le permiten entregar a HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE servicios confiables, operados y gestionados 100% de forma transparente.

Sistemas

• Avaya IP Office 500 Essential Edition
• Avaya IP Office Preferred Edition
• Teléfonos IP Gama Baja 1603, Gama Media 1608 e IP Gama Alta 1616
• Softphone
• Teléfonos VPN de la serie 96