Federación de Fútbol de la Comunidad Valenciana mejora sus comunicaciones con Avaya

Sencillez y comodidad para el usuario, así como el esfuerzo por dar un mejor servicio al federado y a los clubes, se encuentran detrás del paso dado por la Federación de Fútbol de la Comunidad Valenciana hacia la digitalización de su comunicación, contando con Avaya como socio tecnológico de confianza.

Retos

• Múltiples equipos analógicos de varios proveedores, con funcionalidades limitadas.
• Elevados costes de gestión y mantenimiento de equipos.
• Uso intensivo de comunicaciones móviles a coste elevado.
   

Valor creado

• Creación de un servicio de comunicaciones sólido,
• flexible y económico.
• Facilidad de gestión y reducción de costes superior al 40%.
• Mejora del servicio al federado y a los clubes, gracias a una atención permanente y coordinada.
   

Casi doscientas mil personas viven cada semana la pasión del fútbol en los más de 2500 encuentros que juegan los equipos de fútbol y fútbol sala afiliados a la Federación de Fútbol de la Comunidad Valenciana (FFCV). Fundada en 1909, la FFCV es la organización encargada de organizar las competiciones futbolísticas dentro del ámbito territorial de la Comunidad Valenciana, y tiene por objeto prioritario la promoción, práctica, tutela, organización y control del fútbol, en todas las modalidades y especialidades que tenga adscritas.
Para ofrecer un servicio cercano a clubes, árbitros y federados, además de su sede central en la ciudad de Valencia, la FFCV cuenta con delegaciones en las capitales de las provincias de Castellón y Alicante, así como en otras cinco ciudades de la Comunidad. La complejidad en la administración del equipo, como por ejemplo en todo lo relativo a su funcionalidad de call center, requería contar con proveedores externos para cualquier mínimo trabajo, implicando por tanto unos altos costes operativos y un servicio más limitado.
 

Análisis y auditoría para conocer la realidad

“Después de muchos años de funcionamiento, nuestro sistema telefónico se había quedado anticuado y no respondía a nuestros planes de mejora. Cada delegación tenía una centralita analógica de un proveedor distinto, y además no estábamos aprovechando las posibilidades que la tecnología nos podía ofrecer”, comenta Jaime Mestre, del departamento de informática y comunicaciones de la FFCV. “El mantenimiento era costoso y los costes que soportábamos no respondían tampoco a una gestión adecuada. El momento de actualizar nuestras comunicaciones había llegado”.
 
Junto con LEADER Redes y Comunicaciones, partner de Avaya, la FFCV empezó un proceso de análisis y auditoría de sus sistemas que desembocó en un proyecto de comunicaciones completamente innovador. El primer paso fue la racionalización de líneas y conexiones telefónicas, tanto fijas como móviles, identificando y cancelando aquellas ocultas o infrautilizadas.
 
Un segundo paso fue la decisión de implementar telefonía IP. Aprovechando la fibra óptica desplegada por uno de los proveedores locales de telefonía, se conectaron todas las delegaciones y, remplazando todos los equipos analógicos existentes, se instaló el sistema Avaya IP Office en las tres capitales y en la sede del Colegio de Árbitros y se interconectaron el resto de las oficinas y delegaciones. De esta forma se ha creado una red que permite que cada uno de los teléfonos, indistintamente de la sede dónde se encuentre ubicado, sea extensión interna de la red común.
 

Avaya, la mejor opción del mercado

“Junto con LEADER nos pusimos a evaluar las diferentes opciones que nos ofrecía el mercado. Conocíamos de antemano la reputación de Avaya en telefonía IP y rápidamente tomamos la decisión de implantar sus soluciones. Estábamos ante la mejor oferta del mercado, tanto por coste, como por funcionalidades, sencillez de uso, servicio, fiabilidad y por calidad”, comenta Mestre.
 
El sistema Avaya IP Office, del que ya se benefician más de 15 millones de usuarios a través de los 425.000 equipos desplegados por todo el mundo, ha aportado a la FFCV toda una serie de importantes mejoras gracias a sus numerosas funcionalidades: transferencias de llamadas desde cualquier punto, mensajería centralizada, multiconferencias, directorio único, estadísticas, etc. “Los ahorros han sido inmediatos, y desde el primer mes”, nos dice Mestre. “El hecho de que todas las llamadas entre las delegaciones sean ahora internas, que hayamos eliminado numerosas líneas fijas, enlaces móviles dispersos por las distintas delegaciones, etc, ya nos ha supuesto alcanzar unos ahorros en gastos de comunicación superiores al 30%”. En menos de un año hemos recuperado la inversión”.
 
Los más de 2500 partidos que tienen lugar todas las semanas generan una intensa actividad que se ve reflejada también en las comunicaciones móviles. “Las llamadas a móviles eran uno de los componentes más relevantes de nuestros costes. Cada centralita contaba antes con su propio enlace móvil. Ahora hemos pasado de tener 16 enlaces móviles a un enlace de telefonía IP con 10 canales. También podemos asociar un móvil, ya sea particular o propiedad de la Federación a una extensión, convirtiéndolo en un número interno. Y además, marcando un código desde el móvil, la llamada se realiza a través de la centralita y a costes más ventajosos que los habituales”, señala Mestre.
 
“Pero también los ahorros de gestión están siendo muy valiosos. Hemos unificado todos los contratos con los distintos proveedores en uno sólo, abarcando el mantenimiento pero también la gestión de incidencias, la atención al usuario, el control de la facturación, etc. La sencillez de gestión del IP Office nos ha permitido externalizarla completamente con importantes mejoras del servicio por parte de LEADER y a costes muy competitivos”, comenta Jaime Mestre.
 
Mejorando el servicio

El servicio prestado al federado ha sido uno de los grandes beneficiados del cambio. El número de llamadas perdidas era importante, ya fuera por la hora, porque la llamada tuviera como destino una extensión donde no hubiera nadie, o porque a quien se llamara estaba ocupado. Ahora, desde un único número se accede a la FFCV, y gracias a un menú programado y según la oficina o el usuario con el que se esté intentando conectar, el sistema conoce los horarios y desvía la llamada a otro lugar donde pueda ser recibir atención.
 
“Ahora podemos saber qué llamadas se han perdido. Todas las llamadas, atendidas o no, quedan grabadas en un servidor y luego las analizamos. Podemos así conocer nuestras carencias y el nivel de servicio que se da en cada uno de las extensiones y sedes, y tomar las medidas oportunas para reconducir la situación”, señala Mestre.
 
“La instalación fue toda muy sencilla, rápida y ordenada. Tanto LEADER como Avaya son muy profesionales, nos guiaron continuamente dentro del proceso y nos dieron un apoyo total. En apenas un par de meses estábamos plenamente operativos, y eso que tuvimos que llevar a cabo toda una serie de acciones de información a los federados y clubes notificando los nuevos números de teléfono”.
 
Junto a los sistemas IP Office 500, la FFCV ha renovado sus teléfonos, instalando los dispositivos Avaya de la serie 1400, tanto para sobremesa como para operadora.
 
“El presente es muy distinto a como era hace apenas unos meses. Estamos empezando a contemplar la posibilidad de instalar nuevas funcionalidades, como multi videoconferencia, lo que antes era casi imposible tanto por costes como por tecnología. Estamos convencidos que es una opción que puede aportar mucho a la mejora de nuestra actividad”, comenta Mestre.

Productos y Soluciones

• Avaya IP Office 500
• 1400 Series IP Deskphones
• One-X Portal

SOBRE LEADER REDES Y COMUNICACIONES

Leader Redes y Comunicaciones, es una empresa enteramente dedicada a telecomunicaciones y sistemas colaborativos de empresa, ofreciendo uno de los más completos portfolios de soluciones de comunicaciones unificadas, ajustadas a las necesidades individuales de cada cliente. Leader ayuda a las empresas y organizaciones a comunicarse y colaborar más eficazmente, con productos de última generación, siempre en vanguardia.
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