Gestione documentale digitale: come ottimizzare i flussi di lavoro

Cosa si intende per gestione documentale digitale? A livello formale, si tratta della gestione corretta del ciclo di vita del documento digitale, il vero e proprio perno attorno al quale ruotano i processi e quindi il business dell’azienda. Nel corso degli anni sono infatti cambiate le modalità di produzione, di editing, di condivisione, trasmissione e conservazione dei documenti, ma la sua centralità nell’ecosistema aziendale non è mai stata messa in dubbio.

Gestione documentale digitale: benefici e sfide

La gestione documentale digitale porta con sé benefici e sfide, con la bilancia nettamente a favore dei primi. La gestione è più rapida, molto meno costosa, è possibile fare affidamento sull’automazione di certe procedure e segmenti dei workflow; la conservazione, inoltre, è più sicura rispetto ai metodi di archiviazione tradizionali, che purtroppo in alcuni ambiti continuano ad essere adottati. Per quanto concerne, invece, il capitolo delle sfide, c’è un tema organizzativo da affrontare, uno legato alla corretta abilitazione tecnologica e, connesso a quest’ultimo, quello della sicurezza, che riguarda l’accesso agli strumenti gestionali e la conservazione a norma. In particolare, l’azienda ha bisogno di strumenti affidabili e scalabili che siano in grado non soltanto di “gestire” il documento in quanto tale, ma di accelerare i flussi relativi, rendendoli il più possibile agili ed efficienti.

La gestione documentale digitale consta delle tre macro-fasi di creazione, condivisione e conservazione documentale, che fanno parte di workflow anche molto articolati a seconda del tipo di documento, delle policy aziendali e della normativa in essere, che impone un certo tipo di gestione e conservazione al fine di garantire valore legale al documento digitale, tema nel quale rientra poi anche il macrocosmo delle firme elettroniche.

Ottimizzare i flussi di lavoro della gestione documentale

L’espressione ‘gestione documentale digitale’ può avere anche un significato meno formale e più ampio, che dipende dal tipo di documento in questione. Nell’operatività quotidiana, infatti, in azienda non vengono gestiti solo documenti con valore legale e quindi sottoposti a una normativa ad hoc, ma un’infinità di altre tipologie (documenti di progetto, presentazioni, preventivi, bozze…), che vanno gestiti in modo corretto non per soddisfare la normativa ma per ottimizzare i processi e, di conseguenza, per potenziare il business.

Il principio cui ci si deve ispirare è piuttosto semplice: qualsiasi tipo di informazione deve essere facilmente reperibile dai soggetti autorizzati, subito disponibile e accessibile da qualsiasi device. Non solo: tornando al precedente discorso del workflow, è fondamentale che ogni documento venga integrato all’interno di flussi di lavoro ben organizzati e fluidi. In caso contrario, i benefici della dematerializzazione andrebbero a scontrarsi con versioni in conflitto dello stesso documento, file non più reperibili e con la condivisione via e-mail, che porta con sé svariate inefficienze.

Task, workflow e documenti: tutto in uno

Il tema dell’abilitazione tecnologica diventa quindi prioritario: le aziende moderne hanno bisogno di piattaforme accessibili, connesse e scalabili (da cui il successo del cloud), che permettano alle persone e ai gruppi non tanto di accedere ai propri file e documenti, ma di portare avanti in forma collaborativa interi processi, suddivisi di task specifici, monitorati costantemente e associati a tutta la documentazione relativa, che può essere facilmente gestita, modificata e condivisa in piattaforma evitando la frammentazione, l’operatività a silos e tutte le conseguenze di cui sopra.

Questi concetti valgono per qualsiasi declinazione di gestione documentale digitale: l’obiettivo, infatti, resta in ogni caso quello di semplificare attività su cui si basa il business dell’impresa, facendosi supportare da tecnologie e piattaforme innovative ed efficaci.