Anna Banfi3-nov-2021

Smart Virtual Office: uno sguardo al futuro

Per prima cosa occorre definire il concetto di Smart Virtual Office, partendo dall’evoluzione - o meglio dalla trasformazione concettuale - del termine ufficio. Complici l’accelerazione digitale data dalla pandemia e l’adozione generalizzata dello smart working, l’ufficio ha perso quella connotazione rigidamente spaziale che ha sempre avuto. Oggi, ufficio è ovunque si possa vivere un’esperienza lavorativa non più contraddistinta da ferrei vincoli di luogo e di orario. Durante questo lungo periodo di pandemia, le aziende si sono infatti rese conto di poter contare su livelli di produttività ed efficienza molto superiori anche limitando (e in certi periodi, annullando) il tradizionale contatto fisico tra le risorse interne e verso l’esterno. Da un comune telelavoro si sta passando a modalità di agile working, rispetto alle quali la trasformazione è fondamentalmente culturale e organizzativa, visto che ormai l’abilitazione tecnologica è un dato di fatto.

Smart Virtual Office come fondamento del lavoro ibrido

Smart Virtual Office trae origine da uno dei trend più interessanti del momento, che certamente indirizzerà il modo in cui le persone lavoreranno in futuro: l’hybrid work. L’essenza del lavoro ibrido è la sinergia tra luoghi fisici e virtuali, ognuno dei quali ha caratteristiche peculiari che si ripercuotono (positivamente) sull’esperienza lavorativa. Le aziende non chiuderanno i loro uffici, ma li stanno predisponendo per un modello di lavoro completamente nuovo. Ecco perché Smart Office ha una componente fisica e una virtuale, dalla cui commistione nasce il lavoro del futuro.

Per quanto concerne gli ambienti fisici, il trend che troverà compimento nel prossimo futuro è quello della riprogettazione degli spazi secondo il modello dell’Activity Based Working, senza scrivanie e postazioni predefinite, ma con spazi di lavoro progettati e allestiti in funzione dell’attività da svolgere. Tutto ciò, assistito da una pervasiva digitalizzazione degli spazi stessi: dai sistemi di booking per le postazioni e le meeting room alla pervasività della sensoristica IoT, che analizzando immensi volumi di dati circa occupazione e comportamenti degli utenti renderà l’ambiente sempre più vivo e a misura di chi ne usufruisce. Non è un caso che il mercato delle soluzioni di Smart Office, inteso come integrazione di tecnologia negli spazi di lavoro finalizzata alla semplificazione dei processi, sia in crescita verticale: dai $18.8 miliardi del 2016 ai $46.1 miliardi del 2023, con un CAGR del 13% (fonte: market data forecast).

Le soluzioni digitali a supporto dello Smart Virtual Office

Poi c’è tutto l’ecosistema delle soluzioni a supporto dello Smart Virtual Office, ovvero della declinazione virtuale del nuovo paradigma di lavoro. Anche qui, i dati sono straordinariamente positivi: il global digital workspace market ha totalizzato 22,7 miliardi di dollari del 2020 ed è previsto in crescita fino a 72,2 miliardi nel 2026, con un tasso annuo (CAGR) addirittura del 21,3% (fonte: marketsandmarkets).

L’impatto della pandemia è determinante su queste previsioni. Il motivo è presto detto: nel futuro del lavoro ibrido, la componente virtuale sarà centrale almeno quanto quella fisica. Già oggi le video-call hanno preso il posto di tante riunioni in presenza, permettendo a chiunque di partecipare a diversi incontri ogni giorno; i sistemi telefonici aziendali vengono sostituiti con ambienti cloud che superano i vincoli del telefono tradizionale e abilitano una comunicazione vocale indipendente da luogo, orario e device; ambienti virtuali di comunicazione e collaborazione permettono alle aziende di riunire tutti i dipendenti in un unico ambiente online “always on”, stimolando dialogo e  condivisione, abbattendo quei silos che hanno spesso limitato le performance aziendali.

Nel prossimo futuro, molte aziende impareranno a ragionare solo in termini di obiettivi e di empowerment (responsabilizzazione) dei propri dipendenti, permettendo loro di scegliere dove, come e con quali dispositivi contribuire alla mission dell’azienda. La più grande sfida, soprattutto per le divisioni HR e comunicazione interna, sarà quella di riuscire a trasmettere la cultura aziendale all’interno di un paradigma in cui tutti i dipendenti diventeranno di fatto dei firstline worker: nulla che non si possa risolvere investendo nella propria community, magari parte dei saving provenienti dagli spazi. Il futuro del lavoro sarà fluido, ed è bene che le aziende inizino a ragionare ora su come abilitare modalità più moderne ed efficaci di produttività.

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Anna Banfi

25 anni di esperienza a 360° nell’ area Marketing e Comunicazione di multinazionali italiane ed estere del settore ICT hanno consolidato in me la convinzione di come la tecnologia al servizio dell’uomo possa davvero cambiare e migliorare la qualità della nostra vita e contribuire concretamente allo sviluppo delle nostre comunità. Ed in particolare la tecnologia per comunicare che mette in relazione le persone, ne facilità l’incontro e la collaborazione a vari livelli in un contesto sistemico ed in un’ottica sempre più mobile e green.

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