Francesca Aiudi28-lug-2021

Non solo Video conferencing: invita fino a 1.000 persone con Avaya Spaces

Negli ultimi anni, ma soprattutto dopo la diffusione della pandemia da Covid-19, le aziende hanno assistito a un profondo cambiamento del paradigma lavorativo, che sta diventando sempre più diffuso, agile e smart. Nuovi strumenti, come i tool di video conferencing e le piattaforme di Unified Communications & Collaboration, sono diventati l’impalcatura di una quotidianità profondamente rinnovata rispetto a un tempo e non più legata a stretti vincoli di luogo (ufficio), orario e ad un anacronistico controllo di presenza.

Video Conferencing è uno degli strumenti su cui le aziende hanno costruito la loro nuova normalità: meeting video veloci, incisivi ed efficaci tra colleghi, vengono affiancati a riunioni ed eventi di ampia portata, magari con centinaia di partecipanti. Il tutto, per tenere viva e frizzante la comunicazione interna e verso tutti gli stakeholder. Se nei momenti più duri e cupi della pandemia, video conferencing e collaborazione sono stati sinonimi di continuità del business, oggi sono strumenti capaci di modernizzare il modello lavorativo, indirizzandolo verso nuovi standard di produttività, agilità ed efficienza.

Video conferencing: maggiore produttività, efficacia ed engagement sono il vero valore aggiunto

Le aziende hanno ormai riconosciuto il valore del video conferencing. Lo confermano i dati di mercato: secondo ReportLinker, il mercato globale di queste soluzioni subirà un fisiologico calo nel 2021 posizionandosi a $6,03 miliardi contro i $7.87 miliardi del 2020, ma procederà poi a passo spedito (CAGR: 9,5%) fino al 2025, quando varrà $8,67 miliardi. Successo confermato anche da altri studi, come quelli di Forbes secondo cui il video conferencing migliora l’engagement e l’efficacia di 3/4 dei dipendenti (74%), determina un incremento percepibile nelle performance di team (secondo il 71% degli intervistati) e nella produttività individuale (70%). 

Piuttosto, non bisogna dimenticare che video conferencing non è che uno dei canali e degli strumenti che abilitano il nuovo modello lavorativo, e che proprio nel governare in modo “olistico” diversi canali di comunicazione e strumenti di teamwork le aziende incontrano le difficoltà maggiori. Spesso, infatti, esse si affidano a strumenti diversi e in questo modo alimentano la frammentazione e le inefficienze. Per non parlare della sicurezza, anch’essa messa a durissima prova da un modello lavorativo che favorisce la collaborazione e la condivisione ma non sempre è dotato di strumenti capaci di proteggere i dati e le informazioni in modo puntuale e adeguato.

Avaya Spaces alla base del lavoro agile

Avaya Spaces è la risposta alle esigenze citate. Si tratta infatti di un’applicazione di livello enterprise finalizzata non tanto a gestire un aspetto specifico del nuovo modello di lavoro, come potrebbe essere il video conferencing, ma a integrare e rendere sinergici tutti i canali di comunicazione e gli strumenti di collaboration all’interno di un’unica piattaforma sicura, affidabile, completa e dalla user experience ottimizzata.

Il video conferencing, fiore all’occhiello della soluzione Avaya, non è che uno dei “tasselli” di cui si compone Spaces, che – ripetiamo – punta a gestire a 360 gradi il nuovo modo di lavorare incentrandolo sulla collaborazione e la connessione continua. Il concetto fondante è quindi l’integrazione: voce, video, instant messaging, condivisione di contenuti, task e workflow rientrano in una sola piattaforma che, grazie al cloud, diventa accessibile ovunque e da qualsiasi dispositivo.

Il video conferencing di Avaya Spaces: dalle riunioni one-to-one ai grandi eventi

Dal punto di vista della comunicazione video, che sta assumendo una centralità sempre maggiore nella routine quotidiana di molte aziende, Avaya Spaces fornisce una risposta adeguata alle esigenze di qualsiasi impresa, grandi corporation incluse. Ecco alcuni dei suoi punti di forza:

  • Supporto per i grandi eventi

Ultimamente, tendiamo a confondere il video conferencing con le riunioni di team da 3, 5, massimo una decina di persone. Le statistiche (fonte: Doodle) ci dicono che in effetti il 44% dei meeting comprende tra 4 e 7 persone, e il 24% è al di sotto di questa soglia. Al tempo stesso, però, consultando lo State of Internal Communication 2020 di Ragan ci si rende conto che il grande evento aziendale non avrà una diffusione pari all’e-mail come strumento di comunicazione interna, ma è pur sempre impiegato dal 47% degli internal communicator. E poi ci sono gli eventi con tutti gli stakeholder: clienti, fornitori, comunità, stampa e molti altri. In attesa di tornare ad una sana alternanza di eventi fisici e virtuali, disporre di uno strumento in grado di ospitare fino a 1.000 partecipanti, di fornire una visualizzazione concert view con 61 persone in un’unica schermata, di offrire avanzate funzionalità di interazione e di moderazione è una vera e propria necessità.

Inoltre, Avaya Spaces, inoltre, è in grado di assicurare elevati livelli di qualità (HD) con un modesto consumo di banda, un aspetto fondamentale in piena era di smart working, laddove la workforce è sempre più diffusa, si lavora ovunque e la qualità della connessione non è certa. Non mancano funzionalità essenziali come la registrazione della riunione con retention predefinita di 2 anni, la capacità di condivisione dello schermo e funzionalità basate su AI che migliorano la qualità dello stream eliminando, per esempio, i rumori di fondo o abilitando la trascrizione intelligente (con riconoscimento delle voci).

  • Semplicità d’uso

Avaya Spaces è semplicissimo da configurare e usare. Il percorso di adozione può essere fortemente accelerato a causa delle dinamiche tipicamente consumer dello strumento e della sua user experience ottimizzata, che ne permettono un impiego pervasivo e costante. La piattaforma è accessibile via app, ma anche tramite un comune link e un browser web, così da non vincolarne l’uso allo scaricamento di software dedicato.

  • Integrazione con funzionalità di collaboration e sistemi esterni

Come anticipato, video conferencing è una delle funzionalità di collaborazione dei nuovi modelli di lavoro. Una piattaforma come Avaya Spaces integra la video-collaboration all’interno di funzionalità che spaziano dalla condivisione di file alla gestione di task lavorativi, ma senza dimenticare il pieno supporto (sinergico) per tutti i canali di comunicazione, dalla voce all’instant messaging. Inoltre, la soluzione si integra nativamente con sistemi di videoconferenza presenti in azienda, con l’unità di collaborazione Avaya CU360 huddle e, dal punto di vista software, dispone di connettori per Outlook, Google Calendar, Slack, Teams e molti altri, permettendo inoltre di agire via API.

  • Sicurezza

Infine, ma non per importanza, è il tema della sicurezza. In quanto soluzione integrata e basata su infrastruttura cloud, Avaya Spaces garantisce livelli di uptime altissimi, la massima protezione delle informazioni e un abbattimento nativo dello shadow IT. Tra le tecnologie da segnalare, certamente la crittografia dei dati in transito e at-rest, la piena compliance con il dettato del GDPR, l’uso esteso delle misure di sicurezza di Google Cloud Platform e tecnologie di Role-based Access Control.

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Francesca Aiudi

Appassionata di collaborazione e innovazione tecnologica, con esperienza ventennale in multinazionali italiane e estere specializzate in videoconferenza, oggi si occupa di Unified Communication e Collaboration a livello internazionale in Avaya. Con il suo team internazionale di Collaboration Specialists supporta le aziende a migrare in Cloud per ottenere maggiore efficienza e flessibilità, sfruttando gli investimenti già esistenti, puntando sull’integrazione e sul valore aggiunto di posizionare la collaborazione come asset strategico di ogni business in questo New Normal di oggi ma anche in prospettiva di evoluzione futura.

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