Francesca Aiudi14-apr-2021

Riunioni aziendali: coordina le attività di team con Avaya Spaces

Secondo uno studio di Harvard Business School, le riunioni aziendali sono cresciute del 13% dall’inizio della pandemia. Il dato è interessante perché non si limita a sottolineare, cosa peraltro abbastanza banale, l’aumento esponenziale delle riunioni virtuali, ma piuttosto che il remote working abbia accelerato la necessità di condivisione rispetto al passato. Il motivo è intuibile: rispetto al 2019, alle persone mancano quei contatti casuali, quelle collisioni virtuose che solo chi condivide un luogo fisico può vivere e che sono parte integrante di una work experience tradizionale che andrà recuperata – quanto meno in parte – alla fine della pandemia.

Le riunioni aziendali aumentano e diventa prioritario fare in modo che siano efficaci, rapide e soprattutto di semplice accesso. Molte aziende, però, si trovano di fronte a un problema, che deriva dalla frammentazione delle applicazioni a supporto dell’operatività quotidiana della workforce: se per collaborare a un progetto, condividere documenti, organizzare una video-call o una chat di gruppo si devono usare strumenti diversi e specializzati, si crea una frammentazione dell’esperienza lavorativa che genera inefficienze ed eleva i rischi di sicurezza e di compliance. Inoltre, bisogna anche valutare la complessità: molti tool offrono svariate opzioni e funzionalità, ma poi la user experience – che è ciò che conta – è spesso complessa, non ottimizzata ripercuotendosi inevitabilmente sulla produttività.

Avaya Spaces: riunioni aziendali, collaborazione e produttività

Avaya Spaces è uno strumento ideale per supportare le nuove modalità agili di lavoro e di teamwork. Per prima cosa, è un workplace virtuale unico e integrato, un solo ambiente lavorativo all’interno del quale vengono gestite tutte le comunicazioni e le attività di team: in altri termini, sia i meeting che la team collaboration. In senso stretto, quindi, Avaya Spaces non è uno strumento dedicato alle (sole) riunioni aziendali, ma una piattaforma cloud finalizzata a gestire nel migliore dei modi processi, task, comunicazioni, condivisione di documenti, gestione delle informazioni, attività, riunioni e tutto ciò che rende il team produttivo ed efficiente. Riunendo persone e team diversi in un unico spazio virtuale e soprattutto permanente, Avaya Spaces abbatte le barriere e i silos che da sempre limitano la produttività aziendale. Inoltre, la piattaforma può essere integrata con gli altri strumenti di uso quotidiano: i calendari di Google Workspace e Microsoft365, Slack, Teams e svariati altri tool tramite API. 

In senso lato, Avaya Spaces dà un nuovo significato al concetto di riunione aziendale. Il meeting, infatti, diventa persistente: nonostante le videoconferenze - improvvisate o pianificate - siano uno dei fiori all’occhiello della piattaforma, all’interno degli spazi di lavoro (“spaces”) che rimangono sempre persistenti e non si chiudono al termine della videoconferenza stessa, le persone sono sempre in contatto tra di loro e possono scegliere il canale di comunicazione più adatto a seconda delle esigenze del momento. Vengono usati messaggi testuali per dare feedback veloci o fare domande precise, e le video-call per prendere decisioni importanti insieme agli altri o per approfondire certe tematiche. Inoltre, anche chi è in movimento può partecipare ai meeting collegandosi con il proprio smartphone in una conversazione vocale o video.

Avaya Spaces: il segreto è la semplificazione

Avaya Spaces non si limita a riunire i team in un unico ambiente (Space), ma deve semplificarne le comunicazioni, i processi e tutte le dinamiche lavorative. Non bisogna dimenticare, infatti, che se le attività abituali e pianificate tollerano qualche inefficienza e lacuna di comunicazione, il mercato tende a valutare le aziende sulla loro capacità di reagire a un evento imprevisto, a una richiesta particolare di un cliente o a una criticità con un fornitore: in tutti questi casi, poter comunicare con il proprio team, accedere alle informazioni, verificare l’avanzamento di un processo e condividere documenti toccando una volta lo schermo dello smartphone diventa un pilastro del vantaggio competitivo. Il merito va a una user experience ottimizzata, pensata appositamente per alleggerire l’esperienza stessa ed evitare ogni genere di complessità e di “click” inutile, facendo in modo che le informazioni fondamentali abbiano la massima visibilità e le funzioni che contano siano tutte a portata di mano.

 

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Francesca Aiudi

Appassionata di collaborazione e innovazione tecnologica, con esperienza ventennale in multinazionali italiane e estere specializzate in videoconferenza, oggi si occupa di Unified Communication e Collaboration a livello internazionale in Avaya. Con il suo team internazionale di Collaboration Specialists supporta le aziende a migrare in Cloud per ottenere maggiore efficienza e flessibilità, sfruttando gli investimenti già esistenti, puntando sull’integrazione e sul valore aggiunto di posizionare la collaborazione come asset strategico di ogni business in questo New Normal di oggi ma anche in prospettiva di evoluzione futura.

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