Silvana Suriano27-gen-2021

Servizi VoIP per PMI: come ridurre i costi as a service

I servizi VoIP per PMI, negli ultimi anni, sono stati la scelta tecnologica di un numero sempre crescente di questa tipologia di organizzazioni, in quanto permettono la gestione di flussi comunicativi e di collaborazione in modo più economico ed efficace. Tuttavia, in molti casi questo percorso di innovazione non è stato portato a termine per svariati motivi: mancanza di capitali da investire in tecnologia, esigenze prioritarie sulle attività di core business, resistenza al cambiamento da parte dei dipendenti e/o del management che per le PMI spesso coincide con la proprietà dell’azienda. L’attuale scenario ha, però, reso ancora più evidente la necessità di disporre in azienda di queste soluzioni.  Le piccole e medie imprese, infatti, devono fare i conti con un mercato sempre più globale, in continua evoluzione e caratterizzato da circostanze imprevedibili come la crisi pandemica che possono mettere a dura prova assetti consolidati e modelli di business tradizionali. Basti pensare a che cosa ha voluto dire dover passare da uno stile di lavoro standard, sostanzialmente ufficio-centrico, a una situazione nella quale, per garantire la continuità operativa, ci si è dovuti avvalere dello smart working, di strumenti di collaborazione tra i dipendenti e solo di canali on line di vendita e contatto con i clienti. Avere già a disposizione servizi VoIP ha facilitato le PMI in questo passaggio, facendo emergere senza ombra di dubbio la maggiore convenienza del paradigma Voice over Internet Protocol rispetto alle comunicazioni tradizionali basate sulla rete RTG (Rete Telefonica Generale) o PSTN (Public Switched Telephone Network). Le aziende hanno, quindi, beneficiato della riduzione dei costi e delle funzionalità più evolute abilitate dai paradigmi VoIP. A questo si è aggiunta anche la possibilità di acquistare servizi VoIP in modalità “as a Service” con una ulteriore convenienza economica in quanto si può avere a disposizione questi servizi senza la necessità di cospicui investimenti iniziali.

I servizi VoIP per PMI e il modello as a service

Il modello “as a Service” anche per questa tipologia di servizi ha permesso alle PMI di ottenere ulteriori benefici economici nel completare il loro percorso di trasformazione digitale per le componenti di comunicazione. Il paradigma “as a Service” è diventato dominante con l’avvento del cloud computing, e consiste nella possibilità di usufruire di software, applicazioni o infrastrutture non previo acquisto o investimento da ammortizzare negli anni, ma appunto come servizio pagabile con canoni mensili ed erogato dai rispettivi vendor. Il Software as a service (SaaS), per esempio, è uno degli approcci più diffusi con il quale le aziende possono acquistare e utilizzare software in ambito CRM, ERP o HCM senza più la necessità di avere complesse infrastrutture IT nei loro Data Center, ma esistono anche le modalità PaaS (Platform as a service) e IaaS (Infrastructure as a service) che vanno a coprire le esigenze di piattaforme per lo sviluppo e l’integrazione o di pura capacità infrastrutturale in cloud, con gli stessi benefici descritti per il SaaS. La visione degli analisti è che questi modelli saranno quelli di maggiore utilizzo nei prossimi anni tanto che Gartner arriva a parlare di anything as a service (XaaS) come tendenza che abbraccia varie categorie IT tra quelle cloud-based distribuite come servizio in abbonamento, incluso il VoIP e i sistemi di unified communication. Secondo la società di analisi entro il 2023 oltre l’80% delle nuove soluzioni tecnologiche adottate dai governi sarà fornito e supportato in XaaS, quindi, si presume che anche il VoIP sarà quasi esclusivamente as a service.

Come la “servitization” incide sul metodo di pagamento

Questo fenomeno, che va sotto il nome di “servitization”, ne porta con sé un altro riferito al modello di pagamento basato non più sul fatto di possedere una tecnologia e, quindi, asset di software e hardware quanto sul fatto di utilizzarla. Infatti, i servizi VoIP per PMI prevedono un canone ricorrente associato al numero di utenti attivati, senza la necessità di dover comprare la parte hardware relativa, di pianificare ulteriori costi per la manutenzione e per gli aggiornamenti dovuti ad obsolescenza. Nel canone, infatti, di solito è compresa l’assistenza, la manutenzione e gli aggiornamenti, oltre a funzionalità supplementari di audio conferenza e video conferenza. Le piattaforme più evolute contemplano anche risponditore automatico IVR (Interactive Voice Response), integrazione con suite di produttività e applicazioni aziendali, strumenti di task management, crittografia delle comunicazioni e così via. Se tutte queste funzionalità fossero acquistate come investimento su una singola piattaforma o integrando più soluzioni, è evidente che i costi lieviterebbero. Quindi, queste soluzioni sono vantaggiose per le PMI perché permettono di disporre di un set completo di funzionalità di comunicazione e collaborazione, di centralizzare e ottimizzare le terminazioni verso la PSTN facendo risparmiare i costi legati e di pianificare i costi in modo più accurato perché modulabili per utente. Per questo i servizi VoIP as a Service fanno risparmiare le PMI.

La sostenibilità economica dei servizi VoIP per PMI

Il fatto di non dover allocare risorse economiche una tantum nell’acquisto di nuove tecnologie permette alle piccole e medie imprese di poter investire in innovazione senza sottrarre capitali e liquidità sostanziosi al loro core business.  I servizi VoIP in modalità as a Service per PMI, in sostanza, risolvono il dilemma di fronte al quale spesso si sono trovate le organizzazioni che, a causa delle dimensioni ridotte, hanno capitali più limitati rispetto alle grandi imprese: investire in un percorso di digitalizzazione coerente con l’evoluzione del mercato e del business oppure rinunciarvi a prezzo di una sicura perdita di competitività. Poter disporre, invece, di un’architettura di comunicazione flessibile e scalabile, la cui erogazione avviene a fronte di un canone periodico economicamente sostenibile, è la strada maestra sia per rispondere alle esigenze di una clientela sempre più esigente sia per adattarsi a forme di collaborazione distribuite e non più accentrate nelle sedi aziendali. In tal senso, i servizi VoIP as a service si candidano a supportare certamente le PMI nel new normal prossimo venturo.

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Silvana Suriano

Da oltre 20 anni lavora nel mondo dell’ICT occupandosi della progettazione di Customer ed Employee experience in aziende multinazionali di consulenza e di tecnologia. Innovazione, creatività e passione sono i tre ingredienti che non mancano mai nella sua ricetta per trasformare con successo un’azienda.

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