Anna Banfi24-mar-2021

Cloud Office: cos'è e perché incrementa la produttività

In tempi di smart working, adottare una soluzione di cloud office è diventata una necessità. Lo è per affrontare al meglio la situazione attuale, ma soprattutto per raggiungere livelli di produttività ed efficienza mai visti. A tal proposito, uno studio di Prodoscore, azienda specializzata in productivity intelligence, ha rilevato durante le prime settimane di lockdown un aumento di produttività del 47% calcolato su più di 100 milioni di indicatori, sintomo che anche uno smart working di tipo emergenziale ha avuto un impatto positivo sulla produttività.

Cloud Office, cioè un ufficio come servizio in cloud

Lavorare in modalità agile, senza controllo di presenza e di orario, non aumenta la produttività di per sé. Per ottenere risultati, il nuovo paradigma lavorativo deve poggiare su solide basi di tipo culturale, organizzativo e, ovviamente, tecnologico. È in relazione a quest’ultimo punto che emerge l’importanza di un cloud office, letteralmente ufficio in cloud, cioè di un sistema capace di centralizzare tutta la workforce permettendo relazioni, comunicazioni e processi efficaci.

Cloud Office è l’ufficio virtuale erogato come servizio cloud, disponibile 24 ore su 24, accessibile con diversi device – tra cui l’onnipresente smartphone – e comprensivo di tutti i tool di lavoro e di comunicazione. È dunque una piattaforma unica e integrata, perché ai fini della produttività è fondamentale che la frammentazione del software non trovi spazio nello smart working. Se i dipendenti che lavorano da casa hanno un’applicazione per l’e-mail, una per le video-call, una per lo storage dei documenti e una per la gestione dei progetti, le inefficienze rischiano di pesare molto sulla produttività, oltre al fatto che le persone potrebbero decidere, per semplificare processi e comunicazione, di affidarsi a strumenti consumer, noti per la perfetta user experience: così facendo, però, andrebbero ad alimentare lo Shadow IT causando non pochi problemi di sicurezza.

Al contrario, Avaya Cloud Office replica e concentra in un unico ambiente virtuale tutte le dinamiche collaborative dell’ambiente di lavoro tradizionale: contatto immediato e diretto tra le persone mediante messaggi testuali, conversazioni vocali, conference o video-call, ma anche organizzazione immediata e veloce di meeting virtuali e disponibilità di aree in cui condividere informazioni, documenti e portare avanti task e processi in forma collaborativa, così da stimolare il dialogo, il feedback e il contatto costante. Il tutto, ovviamente, senza vincoli di presenza a livello di luogo e di orario.

In che modo Avaya Cloud Office aumenta la produttività

Rispetto alle dinamiche di lavoro tradizionali, l’incremento di produttività può essere significativo e riconducibile in buona parte alle caratteristiche citate: se in una sola piattaforma i dipendenti hanno tutto il necessario per gestire processi e comunicare efficacemente, si verifica un abbattimento delle inefficienze dovute alla frammentazione e una riduzione degli errori legati all’uso eccessivo di strumenti come l’e-mail e alla chiusura delle informazioni in silos. Avere un’indicazione chiara dello stato di presenza dei colleghi significa poterli contattare immediatamente, ricevere un feedback in tempi rapidi e continuare a svolgere il proprio lavoro con efficienza ed efficacia. Il tutto ha conseguenze (positive) importanti anche nei rapporti coi clienti e sull’agilità dell’impresa, una dote fondamentale per affrontare i mercati. È importante notare la correlazione stretta tra il concetto di cloud office e quello di smart working, che di per sé favorisce la produttività perché responsabilizza i dipendenti, li rende più liberi e ne migliora il benessere e l’engagement rispetto alla missione e alle attività dell’impresa.

L’ufficio virtuale e il ruolo del cloud

E per concludere ci si può domandare quale sia il ruolo del cloud. Domanda legittima, perché mettere a disposizione della propria workforce una piattaforma collaborativa non significa dover sfruttare per forza le potenzialità dei servizi SaaS (Software as-a-service). In realtà, il cloud offre talmente tanti benefici alle aziende da essere un punto fermo delle soluzioni di comunicazione e collaborazione per lo smart working. Il primo, e più importante in assoluto, è la scalabilità pressoché infinita: tutte le aziende che hanno picchi di attività durante l’anno, come molte attività condizionate dalla stagionalità, non si devono preoccupare delle prestazioni dell’infrastruttura IT, perché i livelli di servizio sono garantiti da un fornitore esterno. In più, al modello di costi Capex, il cloud sostituisce quello dei costi ricorrenti secondo un modello as-a-service, ovvero allineato alle esigenze specifiche dell’azienda, che non deve pensare all’acquisto di hardware dedicato e all’assunzione di personale per gestire gli aggiornamenti, le configurazioni e assicurare la continuità del servizio. Considerando che un downtime di una PMI costa mediante tra 10mila e 40mila dollari all’ora (fonte: infrascale), poter delegare questa responsabilità, minimizzandone il rischio ha un valore non indifferente.

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Anna Banfi

25 anni di esperienza a 360° nell’ area Marketing e Comunicazione di multinazionali italiane ed estere del settore ICT hanno consolidato in me la convinzione di come la tecnologia al servizio dell’uomo possa davvero cambiare e migliorare la qualità della nostra vita e contribuire concretamente allo sviluppo delle nostre comunità. Ed in particolare la tecnologia per comunicare che mette in relazione le persone, ne facilità l’incontro e la collaborazione a vari livelli in un contesto sistemico ed in un’ottica sempre più mobile e green.

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