Francesco Screto4-nov-2020

L’ufficio virtuale per gestire a distanza la propria azienda

L’ufficio virtuale (Virtual Office) consente di gestire la propria attività da remoto tramite un pacchetto completo di soluzioni online che sostituiscono le necessità di avere un ufficio fisico persistente. Si tratta di un’ulteriore sfaccettatura del percorso di digital transformation che può intraprendere un’azienda, e che prevede necessariamente l’adozione di piattaforme di comunicazione e collaborazione unificate (UCC - Unified Collaboration e Communication) mediante le quali coordinare i vari team di lavoro e le attività aziendali.

Servizi di livello business ottimizzando i costi

Grazie all’attivazione di un ufficio virtuale è possibile lavorare ovunque ci si trovi e gestire il proprio business con professionalità, ma potendo limitare i costi fissi a cui un ufficio fisico è soggetto. Per questo motivo l’ufficio virtuale è particolarmente indicato per le PMI e i professionisti che desiderano ottimizzare i costi aziendali senza rinunciare a servizi di livello business quali:

  • Indirizzo fisico aziendale: è possibile scegliere il luogo desiderato tra quelli proposti dal fornitore di servizi di Virtual Office e utilizzare l’indirizzo fisico per registrare la propria attività, associarvi un conto corrente bancario e qualsiasi ulteriore servizio business desiderato, come ad esempio una piattaforma di UCC.
  • Numero di telefono dedicato con live receptionist: il numero di telefono fisso legato al proprio ufficio virtuale è affiancato da un servizio personalizzabile di receptionist dal vivo, con possibilità di filtrare le chiamate, inoltrarle a un numero desiderato o ricevere un memo con i dettagli della chiamata alla quale non si è potuto rispondere.
  • Accesso a spazi fisici privati: il fatto di gestire il proprio lavoro in modalità smart working non preclude la possibilità di utilizzare le sale riunioni e altri spazi privati messi a disposizione dall’ufficio virtuale, in cui incontrare i clienti oppure fare riunioni ricorrenti con i dipendenti/collaboratori.
  • Servizio di posta: la posta fisica viene gestita tramite una piattaforma digitale online in cui è possibile ottenere informazioni riguardo mittente, tipo di posta, richiedere un’immagine della busta, richiedere la scansione del contenuto e anche inoltrarla.

Ufficio virtuale e smart working: i tanti vantaggi per un’impresa

Uno dei modi più semplici per aumentare i profitti e limitare le spese della propria attività consiste nella riduzione dei costi generali: contratti di locazione degli uffici, loro gestione e manutenzione, utenze… sono solo alcune delle voci che vanno a incidere sui bilanci di un’azienda ma che possono essere notevolmente ridotte passando a un ufficio virtuale tramite l’adozione dello smart working come modus operandi principale per gestire la propria attività. Abbracciare questo nuovo modello di lavoro significa produrre benefici anche per i propri dipendenti e collaboratori: secondo quanto rilevato nel 2019 dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, l’incremento di produttività per un lavoratore derivante dall’adozione di un modello maturo di lavoro agile è di circa il 15%, mentre l’azienda può ottenere fino al 30% di riduzione dei costi di gestione degli spazi fisici e una diminuzione del 20% dell’assenteismo. Inoltre, i lavoratori che hanno provato lo smart working si esprimono positivamente riguardo i miglioramenti nel bilanciamento della vita privata-lavorativa (89%), motivazione/soddisfazione lavorativa (88%), responsabilizzazione sul raggiungimento degli obiettivi (79%) e fiducia nei rapporti capo/collaboratore (76%).

Dall’ufficio fisso al digital workplace

Una strategia imprenditoriale fondata sul lavoro agile deve adottare strumenti e tecnologie in grado di far comunicare e collaborare tutti i dipendenti, ovunque essi siano, in maniera efficiente e produttiva. Importante, quindi, per un’azienda rivolgersi a soluzioni di collaborazione e comunicazione unificati (UCC) che consentano di accedere alle risorse aziendali ovunque ci si trovi tramite il cloud, utilizzando qualsiasi tipologia di device. In questo modo è possibile effettuare un efficace passaggio dalla postazione fissa in ufficio al digital workplace, ovvero uno spazio di lavoro delocalizzato in cui convergono tutte le tecnologie che le persone utilizzano negli odierni posti di lavoro per raggiungere gli obiettivi prefissati e migliorare la produttività dei dipendenti.

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Francesco Screto

Dopo alcuni anni di esperienza nell’ambito della consulenza ICT e lavorando presso grandi realtà multinazionali del settore Telco e Media, attualmente ricopre il ruolo di Sales Specialist per le soluzioni di Unified Communication & Collaboration in Avaya. Appassionato delle tematiche inerenti lo Smart Working e delle relative tecnologie abilitanti, ogni giorno cerca di guidare i clienti nel percorso di trasformazione e implementazione di un modello di modern workplace e di miglioramento dell’employee experience.

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