Anna Banfi4-nov-2020

L’ufficio virtuale per gestire a distanza la propria azienda

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L’ufficio virtuale (Virtual Office) consente di gestire la propria attività da remoto tramite un pacchetto completo di soluzioni online che sostituiscono le necessità di avere un ufficio fisico persistente. Si tratta di un’ulteriore sfaccettatura del percorso di digital transformation che può intraprendere un’azienda, e che prevede necessariamente l’adozione di piattaforme di comunicazione e collaborazione unificate (UCC - Unified Collaboration e Communication) mediante le quali coordinare i vari team di lavoro e le attività aziendali.

Cos'è un ufficio virtuale

Cos’è dunque un ufficio virtuale? La domanda è più che lecita, poiché questa espressione può identificare fattispecie differenti, sia pur connesse ad un nuovo modo di lavorare, sempre più diffuso e smart. L’espressione ufficio virtuale può innanzitutto identificare un luogo fisico nel quale il professionista o l’azienda non svolgono la propria attività – cioè non sono presenti fisicamente – ma lo utilizzano per la ricezione e la gestione delle comunicazioni oppure anche come sede legale dell’attività in un contesto di smart working.

Ufficio virtuale e sede legale convergono quindi in un nuovo modo di gestire il business, che garantisce conformità con la normativa in essere eppure non rinuncia a tutta la flessibilità richiesta da un mondo sempre più smart e fondato sull’apporto di team ormai estremamente diffusi.

Alla domanda cos’è un ufficio virtuale si può dare anche un’interpretazione differente e più estesa, ovvero considerarlo come piattaforma connessa che riunisce tutta la workforce aziendale e abilita le comunicazioni e l’esecuzione dei processi in forma collaborativa senza richiedere un contatto fisico. In questa accezione non si fa più riferimento a sedi legali o a componenti fisiche del lavoro, ma a un ambiente totalmente virtuale che funge da luogo d’incontro per la work experience aziendale. La sua presenza è fondamentale nei nuovi paradigmi di lavoro agili e ibridi, basati sulla compresenza di strutture fisiche ed esperienze virtuali: nonostante l’ufficio (in senso tradizionale, come spazio di lavoro) non sia destinato a scomparire e abbia senza dubbio un ruolo centrale nel lavoro 2.0, quello virtuale è un essenziale completamento che permette coesione tra i team di lavoro geograficamente diffusi, semplifica le comunicazioni supportando tutti i canali moderni (voce, messaging, video) e, di fatto, svincola la produttività dagli spazi, dagli orari e dall’ormai anacronistico controllo di presenza.

Servizi di livello business ottimizzando i costi

Grazie all’attivazione di un ufficio virtuale è possibile lavorare ovunque ci si trovi e gestire il proprio business con professionalità, ma potendo limitare i costi fissi a cui un ufficio fisico è soggetto. Per questo motivo l’ufficio virtuale è particolarmente indicato per le PMI e i professionisti che desiderano ottimizzare i costi aziendali senza rinunciare a servizi di livello business quali:

  • Indirizzo fisico aziendale: è possibile scegliere il luogo desiderato tra quelli proposti dal fornitore di servizi di Virtual Office e utilizzare l’indirizzo fisico per registrare la propria attività, associarvi un conto corrente bancario e qualsiasi ulteriore servizio business desiderato, come ad esempio una piattaforma di UCC.

  • Numero di telefono dedicato con live receptionist: il numero di telefono fisso legato al proprio ufficio virtuale è affiancato da un servizio personalizzabile di receptionist dal vivo, con possibilità di filtrare le chiamate, inoltrarle a un numero desiderato o ricevere un memo con i dettagli della chiamata alla quale non si è potuto rispondere.
  • Accesso a spazi fisici privati: il fatto di gestire il proprio lavoro in modalità smart working non preclude la possibilità di utilizzare le sale riunioni e altri spazi privati messi a disposizione dall’ufficio virtuale, in cui incontrare i clienti oppure fare riunioni ricorrenti con i dipendenti/collaboratori.
  • Servizio di posta: la posta fisica viene gestita tramite una piattaforma digitale online in cui è possibile ottenere informazioni riguardo mittente, tipo di posta, richiedere un’immagine della busta, richiedere la scansione del contenuto e anche inoltrarla.

Ufficio virtuale e smart working: i tanti vantaggi per un’impresa

Uno dei modi più semplici per aumentare i profitti e limitare le spese della propria attività consiste nella riduzione dei costi generali: contratti di locazione degli uffici, loro gestione e manutenzione, utenze… sono solo alcune delle voci che vanno a incidere sui bilanci di un’azienda ma che possono essere notevolmente ridotte passando a un ufficio virtuale tramite l’adozione dello smart working come modus operandi principale per gestire la propria attività. Abbracciare questo nuovo modello di lavoro significa produrre benefici anche per i propri dipendenti e collaboratori: secondo quanto rilevato nel 2019 dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, l’incremento di produttività per un lavoratore derivante dall’adozione di un modello maturo di lavoro agile è di circa il 15%, mentre l’azienda può ottenere fino al 30% di riduzione dei costi di gestione degli spazi fisici e una diminuzione del 20% dell’assenteismo. Inoltre, i lavoratori che hanno provato lo smart working si esprimono positivamente riguardo i miglioramenti nel bilanciamento della vita privata-lavorativa (89%), motivazione/soddisfazione lavorativa (88%), responsabilizzazione sul raggiungimento degli obiettivi (79%) e fiducia nei rapporti capo/collaboratore (76%).

Dall’ufficio fisso al digital workplace

Una strategia imprenditoriale fondata sul lavoro agile deve adottare strumenti e tecnologie in grado di far comunicare e collaborare tutti i dipendenti, ovunque essi siano, in maniera efficiente e produttiva.

Come anticipato, è quindi fondamentale per un’azienda dotarsi degli strumenti e delle piattaforme giuste a supporto del workplace digitale. Tra gli strumenti che abilitano lo smart working, sono fondamentali le soluzioni collaborazione e comunicazione unificate (UCC) che consentano di accedere alle risorse aziendali ovunque ci si trovi tramite il cloud, utilizzando qualsiasi tipologia di device. Le soluzioni UCC nascono per unificare in un unico ambiente tutti i canali moderni di comunicazione, sviluppando sinergie tra di loro ed evitando che le aziende debbano gestirli a silos andando incontro a inevitabili inefficienze. Con una soluzione UCC, le persone possono lavorare ovunque sapendo di poter comunicare con i membri del team e con l’esterno su tutti i canali esistenti con un solo dispositivo connesso, sia esso uno smartphone, un tablet o un PC.

In questo modo è possibile effettuare un efficace passaggio dalla postazione fissa in ufficio al digital workplace, ovvero uno spazio di lavoro delocalizzato in cui convergono tutte le tecnologie che le persone utilizzano negli odierni posti di lavoro per raggiungere gli obiettivi prefissati e migliorare la produttività dei dipendenti.

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Anna Banfi

25 anni di esperienza a 360° nell’ area Marketing e Comunicazione di multinazionali italiane ed estere del settore ICT hanno consolidato in me la convinzione di come la tecnologia al servizio dell’uomo possa davvero cambiare e migliorare la qualità della nostra vita e contribuire concretamente allo sviluppo delle nostre comunità. Ed in particolare la tecnologia per comunicare che mette in relazione le persone, ne facilità l’incontro e la collaborazione a vari livelli in un contesto sistemico ed in un’ottica sempre più mobile e green.

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