Armando Capone 26-ago-2020

Piattaforma e-learning: come scegliere la migliore

La piattaforma e-learning ha assunto un ruolo centrale nel periodo del lockdown. Con il mondo della scuola che si è ritrovato all’improvviso nell’impossibilità di fare lezione in presenza e quello delle imprese che, dall’oggi al domani, ha dovuto fare i conti con uno smart working di massa, la piattaforma e-learning aziendale è diventata uno strumento indispensabile. Non che prima della quarantena non la si adoperasse o non si conoscessero i suoi benefici, ma l’emergenza ha mostrato con più chiarezza l’importanza di alcune caratteristiche che ne determinano la minore o maggiore efficacia. Perciò, venute meno le restrizioni in materia di distanziamento sociale, la scelta di quella migliore deve essere improntata a criteri e funzionalità imprescindibili. Rientrano fra questi, requisiti fondamentali di semplicità d’uso, integrazione nel digital workplace, interoperabilità con le altre applicazioni, scalabilità e sicurezza. Dopo una rapida introduzione sulle piattaforme di e-learning, analizziamo in dettaglio ciascuna di queste 5 peculiarità.

Come funziona una piattaforma di e-learning

Per scegliere la soluzione migliore sulla base delle esigenze aziendali bisogna prima comprendere come funziona una piattaforma di e-learning. Pur con naturali differenze tra un caso e l’altro, infatti, alcuni elementi sono comuni.

Una piattaforma di e-learning è solitamente erogata via cloud, così da soddisfare le esigenze di accessibilità, sicurezza e scalabilità delle aziende e dei suoi fruitori. Queste piattaforme fungono da CMS (Content Management System), ovvero permettono di caricare e distribuiscono in modalità online/offline contenuti preregistrati, facendoli rientrare all’interno di appositi percorsi di apprendimento. Alcuni prodotti, inoltre, integrano funzionalità di videoconferenza, così da affiancare all’apprendimento asincrono tipico del contenuto preregistrato, anche una modalità più tradizionale, sia pur virtualizzata rispetto alla formazione in aula.

Al di là delle modalità di erogazione dei contenuti, come funziona quindi una piattaforma di e-learning? L’elemento cardine sono proprio i percorsi di formazione, che a seconda della qualità del prodotto possono essere predefiniti o impostati automaticamente dalla piattaforma a seconda degli obiettivi dell’utente e delle sue eventuali lacune rilevate da momenti di verifica periodici, altro componente essenziale di tutte le migliori soluzioni disponibili. Aree tematiche e percorsi di specializzazione si sommano a funzionalità di comunicazione tra la community degli utenti e tra questi e gli istruttori: contenuti scaricabili, chat, gruppi di studio e aree per la condivisione dei materiali sono tanti strumenti con cui raggiungere l’obiettivo dell’engagement.

Infine, sempre per aumentare l’engagement, alcuni strumenti particolarmente evoluti sfruttano i benefici della Gamification e coinvolgono i partecipanti in un percorso utile ma anche divertente e sfidante. Rappresentative in quest’ambito sono le piattaforme di Security Awareness (che è una forma di e-learning dedicata alla sicurezza informatica), che a quanto descritto finora aggiungono anche l’elemento della simulazione, fondamentale per porre i partecipanti di fronte a casi pratici con cui cimentarsi per verificare le competenze appena apprese.

1. La piattaforma e-learning dev’essere consumer-oriented

Il lockdown ha impresso una forte accelerazione all’impiego di dispositivi in modalità BYOD (bring your own device) e alla selezione improvvisata di sistemi di comunicazione e collaborazione che tamponassero la situazione in cui ci si è venuti a trovare. Questo ha riguardato anche la piattaforma e-learning aziendale con cui l’HR gestisce solitamente la fase di onboarding del nuovo personale e la formazione continua rivolta ai dipendenti. In sostanza, il suo essere user-friendly ormai è una precondizione necessaria per realizzare quello che Gartner, a proposito del digital workplace, definisce lo stile consumer-oriented.

2. L’integrazione nel digital workplace dell’azienda

A meno che non sia implementata in contesti di didattica formale come scuole e università, una piattaforma e-learning a disposizione delle aziende deve coincidere con il sistema che abilita al digital workplace. In altri termini, non si aggiunge quale ennesimo canale a quelli di communication & collaboration che consentono in maniera integrata di avviare chat, call e video conference, oltre a rendere possibile il team working, la condivisione dello schermo e il file sharing. Sfrutta queste funzionalità per lo scopo specifico sia del lifelong learning sia per la formazione inerente il lancio di nuovi prodotti e tutte le altre attività promosse dall’azienda che richiedono un allineamento dei collaboratori. Questo approccio contribuisce a creare una cultura del posto di lavoro digitale all’interno delle aziende che hanno intrapreso questa forma di collaborazione interna e verso l’esterno.

3. A cosa serve l’interoperabilità con le altre app

L’efficacia della piattaforma e-learning aziendale dipende anche dalla sua capacità di connettersi ai sistemi legacy, a business app quali ERP e CRM, alle suite di produttività. La ragione è duplice. Anzitutto, una piattaforma e-learning attivabile immediatamente, e che magari è collegata con i calendar di Google o di Outlook, fa risparmiare tempo e ottimizza l’employee journey. In secondo luogo, pone concettualmente la formazione come processo che ha pari dignità rispetto agli altri in cui è impegnato il dipendente. Se, infatti, richiedesse un’applicazione che nulla ha in comune con quelle abituali, marcherebbe una netta separazione tra lavoro ed education.

4. Perché conviene una piattaforma e-learning scalabile

Quante persone devono accedere alla formazione? Possono provenire da team differenti? Si possono creare gruppi eterogenei per sessioni formative diverse? Una piattaforma e-learning aziendale deve supportare non solo le esigenze summenzionate, ma un’ampia gamma di possibilità dettata dalla pianificazione a breve e medio-lungo periodo predisposta dall’HR. A tale scopo, per esempio, un’infrastruttura flessibile e scalabile, eventualmente cloud-based e offerta in chiave as-a-service, verrebbe incontro a oscillazioni significative nel numero dei partecipanti, consentendo fra l’altro di parametrare i costi in funzione dell’utilizzo effettivo della piattaforma.

5. Piattaforma di e-learning: la sicurezza è fondamentale

Se una piattaforma e-learning aziendale possedesse tutte le caratteristiche finora elencate, ma fosse lacunosa dal punto di vista della sicurezza, verrebbe meno un elemento cardine. La rilevanza di questo fattore, con l’esplosione dei meeting a distanza e delle videoconferenze a cui si è assistito nei mesi scorsi, è balzata all’attenzione a causa soprattutto delle tante violazioni subite in occasione delle tante riunioni online. Per questo una piattaforma e-learning deve garantire un modello di data encryption e standard rigorosi di compliance in materia di privacy, GDPR in primis, che mitighino il rischio di cyber attack, le intrusioni indebite e la perdita di dati aziendali.

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Armando Capone

Dal 2008 è in Avaya con l’incarico di guidare il gruppo degli specialisti di sales engineering che, in Sud Europa, supportano il team di vendita e l’ecosistema dei partner verso le soluzioni più innovative per i principali mercati verticali. Si forma nell’ambito delle tecnologie dell’informazione all’interno di importanti aziende del settore come Gepin e Olivetti, si dedica a progetti nell’ambito delle applicazioni di Office Automation e di Contact Management per le principali realtà dello scenario economico e industriale italiano. Dal 2000 grazie all’esperienza in Ericsson prima ed in Avaya poi, affronta i temi specifici delle comunicazioni nelle aziende, con particolare focalizzazione sui processi e le tecnologie di Customer Management.

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