Collaboration software: come scegliere quello giusto

Soprattutto nell’ultimo anno, i software di collaboration sono diventati il pilastro della produttività aziendale poiché in grado di supportare alla perfezione un modello di lavoro che diventa ogni giorno più diffuso e svincolato dalla postazione fissa di lavoro. La sfida dello smart working, infatti, non è semplicemente quella di mantenere l’azienda in piena attività anche di fronte a una revisione delle dinamiche lavorative, ma di incrementare la produttività individuale e di gruppo grazie a una migliore organizzazione, alla responsabilizzazione dei dipendenti, allo sviluppo di dinamiche fortemente collaborative e al perfezionamento delle comunicazioni.

Collaboration software significa aumento della produttività

Il collaboration software è la piattaforma usata da tutti i collaboratori dell’azienda per comunicare, sviluppare teamwork e portare avanti i processi aziendali senza richiedere la presenza in un luogo fisico definito. Dal punto di vista del business, il suo utilizzo è spesso collegato a un aumento di produttività: la stessa Forrester, che ha condotto diversi studi sull’impatto economico delle soluzioni UCC (Unified Communications & Collaboration), è giunta alla conclusione che il primo beneficio di cui tener conto è proprio l’incremento di produttività, quantificato in un miglioramento del 10% e in un risparmio di tempo (su tutte le attività quotidiane) compreso tra il 5% e il 10%. In organizzazioni di una certa dimensione, ciò si traduce in cifre molto importanti.

Come scegliere la piattaforma giusta: 5 pilastri

Scegliere il collaboration software giusto è essenziale. Non dimentichiamo, infatti, che il percorso di adozione della piattaforma non è istantaneo e in molti casi va messo in conto un processo di change management: l’ipotesi di sostituire una piattaforma con un’altra dopo qualche mese – per quanto possibile – andrebbe evitato il più possibile. Per questo il consiglio è quello di osservare il software di collaboration a 360 gradi, in modo olistico, senza focalizzarsi troppo sulla singola funzionalità e valutando invece l’esperienza nel suo complesso e la sua capacità di essere scalabile e future-proof. Ecco alcuni elementi che devono entrare nel processo di software selection:

• Integrazione dei canali di comunicazione

È uno degli aspetti cardine di una buona piattaforma UCC. Il software di collaboration deve permettere alle persone di comunicare in modo rapido ed estremamente efficace a prescindere dalla loro posizione e dal device in uso. Per questo la piattaforma deve supportare le tradizionali chiamate vocali – magari “arricchite” dalla possibilità di riceverle su diversi device come smartphone, tablet e PC -, il messaging individuale e di team e le video-call che fanno ormai parte della quotidianità di milioni di aziende. Soprattutto, questi canali devono essere sinergici: deve essere possibile inviare un messaggio di testo mentre si è in call, passare rapidamente da una comunicazione video a una conference audio, condividere il proprio schermo con la pressione di un tasto e molto altro. Da questo punto di vista, il collaboration software migliore è quello che ha una visione omnicanale della comunicazione: supporta cioè tutti i canali ma la loro integrazione li rende “simili” a uno solo.

• User Experience ottimizzata

Le piattaforme di collaboration nascono per eliminare il fenomeno della frammentazione del software, ovvero la presenza di tanti strumenti specializzati in specifiche attività e con UX dedicate. L’ottimizzazione della user experience è centrale nelle migliori piattaforme: la piattaforma deve essere semplice da usare e ridurre al massimo i tempi di apprendimento. Passare da una funzionalità all’altra deve essere rapido e intuitivo, nonostante – appunto – la ricchezza di funzioni. L’effetto pratico è importante: una user experience ottimizzata migliora l’engagement e riduce il tempo perso, che si traduce in un saving non da poco per l’azienda.

• Collaborazione all’avanzamento dei processi

Spesso le piattaforme UCC e i software di collaboration vengono considerati strumenti di comunicazione. In realtà fanno molto di più: all’interno delle varie stanze virtuali, i team collaborano attivamente all’avanzamento dei processi condividendo non solo informazioni, spunti e idee, ma anche documenti e file in modo molto più sicuro rispetto al tradizionale invio via e-mail. Molto gradita, infine, la funzionalità che permette di impostare dei task per ogni membro del team, così da monitorare in modo efficace l’avanzamento dei processi.

• Integrazioni con altre piattaforme

Il collaboration software nasce come punto d’accesso alla produttività e alle comunicazioni aziendali. Ma non è un’isola: la massima produttività si ottiene infatti dal “dialogo” con gli altri software usati dall’azienda, dall’ERP al CRM, passando per le soluzioni di Project Management e altri tool dipartimentali. La possibilità di integrare la piattaforma con altri software agisce positivamente sulla produttività individuale e di team perché, come anticipato, abbatte la frammentazione del software e i silos.

• La sicurezza e la flessibilità del Cloud

Le migliori soluzioni di collaboration sono erogate come piattaforme Cloud. Tutto ciò presenta un’infinità di vantaggi per le aziende: la scalabilità del cloud rende la piattaforma “future proof”, cioè capace di assecondare le esigenze aziendali di oggi e di domani, ma vanno considerate anche la sua sicurezza, garantita da un’infrastruttura estremamente resiliente, e l’impiego di tecnologie avanzate di protezione dei dati. Infine, ma non per importanza, l’azienda non deve effettuare investimenti in hardware (eccezion fatta per i terminali telefonici fissi, se necessari) né preoccuparsi degli aggiornamenti e dell’uptime continuo della soluzione.