Digital workplace: come si realizza e i vantaggi per le imprese

Che cos’è il digital workplace?

Il termine workplace (posto/postazione di lavoro) è comunemente associato all’ufficio, poiché è lì che solitamente un dipendente svolge giornalmente il suo lavoro. La tecnologia ha però modificato il concetto tipico di workplace, consentendo in primis ai dipendenti di lavorare da remoto, rendendo il luogo di lavoro non più “fisso”. L’ambiente di lavoro, grazie al cloud e agli strumenti di collaborazione e comunicazione è così diventato sempre connesso e sempre disponibile, evolvendosi in digital workplace. Secondo il saggio di Deloitte The digital workplace: Think, share, do, il digital workplace comprende tutte le tecnologie che le persone utilizzano negli odierni posti di lavoro per raggiungere gli obiettivi prefissati, come ad esempio e-mail, messaggistica istantanea, software di meeting tool e collaboration, spazi cloud e altro ancora. Poiché la maggior parte delle aziende ha già in essere buona parte di questi strumenti tecnologici, spesso non è necessario costruire un digital workplace da zero ma implementare tutte quelle funzionalità utili per consentire al dipendente di gestire i task giornalieri svincolandosi dallo spazio fisico dell’ufficio.

I vantaggi del digital workplace

Il digital workplace ha l’obiettivo di migliorare la comunicazione, la collaborazione, la gestione dei contenuti, dei documenti e delle informazioni aziendali, così da incrementare la produttività e l’efficienza dei dipendenti. I benefici del digital workplace per un’azienda sono molteplici:

• Attrarre talenti: molti candidati, specialmente i più giovani, accetterebbero una paga inferiore se potessero lavorare anche fuori ufficio come emerge dai colloqui effettuati dalla maggior parte delle aziende.

• Produttività dei dipendenti: le aziende con importanti piattaforme di social networking sono del 7% più produttive di quelle che ne sono prive (fonte: How Social Networks Network Best di Harvard Business Review).
• Soddisfazione dei dipendenti: le aziende che utilizzano social media tool interni rilevano un incremento medio del 20% nella soddisfazione del dipendente (fonte: How companies are benefiting from Web 2.0: McKinsey Global Survey Results).
• Tasso di fedeltà del dipendente (employee retention): all’aumentare della soddisfazione del dipendente corrisponde una crescita nel suo tasso di fedeltà sino all’87% (fonte: Human Capital Institute).
• Condivisione delle informazioni: secondo uno studio di IDC, le aziende Fortune 500 perdono circa 31.5 miliardi di dollari l’anno a causa della mancata condivisione interna delle informazioni. Un digital workplace dotato di software di knowledge management consente di gestire il capitale intellettuale e gli asset immateriali di un’azienda, così che la conoscenza e il know-how di un dipendente non abbandonino l’azienda qualora il dipendente la lasci.
• Accentramento delle informazioni: poter trovare facilmente e in poco tempo il documento o l’informazione che si sta cercando è capitale per massimizzare la produttività da parte del dipendente. Secondo l’IDC White Paper - The High Cost of Not Finding Information, il 76% degli amministratori delegati ritiene che le informazioni siano l’asset più importante per la propria azienda, ma per contro un knowledge worker spende circa 2,5 ore al giorno per cercare informazioni. Ciò si traduce, per un’azienda di mille dipendenti, in uno spreco di 48.000 dollari alla settimana, quasi 2,5 milioni all’anno.

Come si realizza un digital workplace

Abbracciare la trasformazione digitale del workplace significa aumentare l’employee experience e, di conseguenza, la customer experience e il customer journey. Per sviluppare una valida strategia di implementazione del digital workplace i manager aziendali possono seguire alcune best practice. Innanzitutto, è necessario coinvolgere le persone giuste per determinare lo stato attuale dell’ambiente lavorativo dell’azienda e definire una visione aziendale unica e condivisa tra tutti i team e le divisioni dell’azienda. Una volta raccolti i dati sullo stato attuale del workplace in essere, vanno identificate le tecnologie e i software più usati, quali sono le funzioni maggiormente sfruttate e quelle di cui viene segnalata con più forza la mancanza. Spesso la sfida maggiore consiste nell’unificare tecnologie in essere che lavorano a compartimenti stagni e successivamente connettere tra loro dati provenienti da sistemi aziendali diversi.

Un digital workplace di successo deve poggiare su una piattaforma cloud-based integrata, robusta e ridondata che unifichi i canali voce, video, messaggi (e molto altro ancora) e in grado di allineare tutti questi frammenti di tecnologie e dati così che possano concretizzarsi i principi di collaborazione, coordinamento del lavoro e controllo dei processi che stanno alla base del processo di digital trasformation del classico posto di lavoro e che abilitano lo Smart Working. Secondo la ricerca condotta da Aragon Research Inc., entro il 2025 la collaborazione in tempo reale tra i team aziendali tramite piattaforme dedicate prenderà il posto delle e-mail, mentre entro il 2022 si avrà la convergenza tra i tool di team collaboration e quelli di web meeting. Sarà quindi sempre più necessario un Digital Work Hub che aiuti le aziende a concentrarsi sul lavoro da fare piuttosto che sugli strumenti da utilizzare.