Nils Rudolph 13.10.2021

Mit der richtigen Strategie das Potenzial hybrider Arbeitsumgebungen besser nutzen

Es gibt ja die Theorie, dass in allen Dingen auch etwas Gutes liegt. Zugeben, oft fällt es schwer, das Gute auch zu sehen, denn es verbirgt sich nicht selten hinter negativen Aspekten. Die Pandemie ist genau so ein Beispiel. Sie hat zwar unser aller Leben verändert, aber sie hat auch Prozesse beschleunigt, die unser Leben letztendlich verbessern. Und genau die werden bleiben.

So wurde aus dem fast über Nacht erzwungenen Homeoffice ein hybrides Arbeitsmodell, welches sich in vielen Unternehmen einen festen Platz erarbeitet hat. Wo es zunächst darum ging, den Geschäftsbetrieb überhaupt aufrecht zu erhalten, werden nun vermehrt die Vorteile ausgebaut. Doch welche sind das?

Da wären zunächst die Mitarbeitenden. In unserer Studie „Work-Life-Balance - Leben und Arbeiten nach 2020“ waren es zu dem frühen Zeitpunkt der Pandemie immerhin schon 37 Prozent der Befragten, die mit dem Arbeiten im Homeoffice zufrieden waren. 40 Prozent sagten bereits damals, dass sie mit einem hybriden Arbeitsmodell glücklicher wären. Zwei von drei Paaren gaben an, dass sie glücklicher sind, wenn sie von überall aus arbeiten können. Wir nennen das Hybrid Happiness.

Hinzu kommen ganz praktische Vorteile für Unternehmen. Mit dem Wechsel vom klassischen Büro zum variablen Workspace reduziert sich der Platzbedarf. Hier profitieren Unternehmen doppelt, denn das neue, flexible, agile Arbeiten fördert die Produktivität und spart zudem auch noch Platz, der bisher teuer angemietet werden musste. Damit sind wir bei einem wesentlichen Punkt dieser Betrachtung angekommen. Die Produktivität steigern Unternehmen erst dann, wenn die Mitarbeitenden mit dem hybriden Modell zufrieden sind, wenn sie Hybrid Happiness wirklich leben und fühlen.

Was uns zu den anderen Ergebnissen der Studie bringt. 40 Prozent der Befragten waren unglücklicher, weil ihre gewohnte Arbeitsumgebung weggebrochen ist. Davon gaben 68 Prozent an, dass ihnen der regelmäßige Kontakt zu anderen fehlt. Hinzu kamen Bedenken wegen der möglichen elektronischen Überwachung durch Arbeitgebende (38%), Schwierigkeiten mit der Work-Life-Balance (38%) sowie tägliche Routinen, die als Einschränkung empfunden werden (39%). Kurzum: Es sind unsichere Rahmenbedingungen, die zu diesen negativen Empfindungen führen. Doch diese lassen sich durch eine gute Strategie — und Umsetzung — ausräumen.

Wohlbefinden als (erlaubtes) Doping für die Produktivität

Damit wir unser volles Potenzial ausschöpfen können, sollten wir negativen Stress vermeiden. Da dieser durch die nur sehr bedingt beeinflussbaren Auswirkungen der Pandemie ohnehin schon hoch ist, gilt das für die tägliche Arbeit umso mehr. Doch realistisch gesehen, kamen hier zusätzliche mentale Belastungen dazu.

Normalerweise nutzen wir täglich unsere Erfahrungen sowie die daraus resultierenden Routinen, um die anstehenden Aufgaben zu erledigen. Vieles davon passiert intuitiv und vor allem automatisch. Das heißt, wir beziehen die Informationen energiesparend aus unserem Langzeitgedächtnis. Fallen diese Routinen weg, müssen wir umdenken, neu strukturieren, also dazulernen. Das wiederum passiert im Arbeitsgedächtnis, was für unsere Psyche wesentlich anstrengender ist. Unser mentaler Workload steigt noch zusätzlich an. Es entsteht negativer Stress, der, sollte er nicht eingedämmt werden, zu psychischen Erkrankungen wie Burnout und/oder Depression führen kann. Die steigenden Fallzahlen während der Pandemie unterstreichen das auf traurige Weise.

Doch wie können Unternehmen dieser gefährlichen Tendenz entgegenwirken und aus negativem Stress positiven Stress erzeugen? Indem sie Stressfaktoren durch klare Regeln, Für- und Vorsorge sowie eine entsprechende Infrastruktur reduzieren.

Zuverlässige Infrastruktur ersetzt das „traute Büro“

Für eine stressfreie Arbeit im hybriden Umfeld brauchen Unternehmen eine Infrastruktur, die genau das unterstützt: Stressfreies Arbeiten. Wenn die erste Sorge ist, ob die Technik im Homeoffice auch funktioniert, setzt bereits die Art Belastung ein, die eigentlich verhindert werden soll.

Unternehmen sollten deshalb auf Kontrolle setzen - allerdings ohne die Mitarbeitenden zu kontrollieren. Vielmehr geht es darum, Standards zu setzen. Ein gemeinsames Kommunikationssystem etablieren und nutzen, die gleiche Hardware für alle einsetzen, ein Extra-Net einsetzen, welches gemanaged und auf Sicherheit, wie auch Performance überwacht werden kann — all das sind wichtige Teile einer verlässlichen, stabilen - eben kontrollierbaren - Infrastruktur.

Gerade in einer hybriden Umgebung gewinnt reibungslose Kommunikation enorm an Bedeutung. Das Gespräch zum Kollegen am Nachbartisch, der Smalltalk auf dem Flur oder der gemeinsame Gang in die Kantine entfallen häufig. Das sorgt bei vielen für ein Gefühl der Vereinsamung am Arbeitsplatz.

Dem wirken Unternehmen mit einer cloudbasierten Kommunikationslösung, welche Büro, Homeoffice und mobile Arbeitsplätze nahtlos verbindet, erfolgreich entgegen. Mit Avaya OneCloud kann beispielsweise das gleiche Tischtelefon wie im Büro auch im Homeoffice benutzt werden. Per Plug-and-Play! Zusammen mit der Collaboaration-Software Avaya Spaces ergibt sich eine hybride Arbeitsumgebung, die überall gleich funktioniert, in der sich Mitarbeitende geborgen und zusammengehörig fühlen. Da findet der Smalltalk eben über Textnachrichten statt, wenn man nicht im Büro ist. Spaces, also themengebundene Räume in der Avaya Spaces App, lassen sich für soziale Themen ebenso nutzen wie für alle dienstlichen.

Kommunikation und Transparenz werden noch wichtiger

Natürlich bedeutet der Weg in ein hybrides Arbeitsumfeld auch einen Kulturwandel. Und nicht jede:r Mitarbeitende ist bereit dafür. Deshalb müssen Unternehmen die Notwendigkeit, die Wege und die Ziele so einfach und transparent wie nur möglich kommunizieren. Auch das kann - und sollte aus meiner Sicht - über Spaces erfolgen.

So können die wichtigsten Botschaften, Regeln und Anleitungen für alle Mitarbeitenden verfügbar in Spaces abgelegt werden. Wie verhalte ich mich wann? Welche Regeln gelten für das Homeoffice? Welche Meetings finden im Büro statt? All das sind Fragen, die sich täglich viele Mitarbeitende stellen.

Hinzu kommen ganz praktische Dinge: Wenn Unternehmen beispielsweise die Technik vereinheitlichen, sparen Sie enorm beim Support der Mitarbeitenden, da diese sich viel besser untereinander helfen können. Wenn alle die gleiche Webcam und das gleiche Audiosystem benutzen, wird die Onlinezusammenarbeit viel stressfreier. Liegen Betriebsanleitungen und Supportdokumente dann noch in einem gemeinsamen Space, fällt der Schritt in die hybride Arbeitswelt noch leichter.

All das hilft auch bei einem weiteren ganz wesentlichen Meilenstein auf dem Weg zur Hybrid Happiness: Vertrauen. Und zwar das Vertrauen in die Führungskräfte, wie auch deren Vertrauen in die Mitarbeitenden. Nur weil der persönliche Kontakt virtuell erfolgt, ist er nicht weg. Nur weil man sich nicht sieht, bedeutet das nicht, dass jede:r seinen/ihren Job nicht bestmöglich macht. Nur muss diese neue Situation verinnerlicht werden und zwar von allen Beteiligten. Eine Aufgabe, die besonders Führungskräfte vor neue Herausforderungen stellt. Doch auch hier helfen umsichtige Kommunikation auf allen verfügbaren Kanälen, klar formulierte Ziele und gemeinsame Betrachtungen der Fortschritte. Diese Transparenz schafft das notwendige Vertrauen in die hybride Zusammenarbeit und damit auch wichtige Grundlagen für Hybrid Happiness. 

Geborgenheit über die Grenzen des Büros hinaus

Der eigene Arbeitsplatz mit Pflanzen, Bildern und gewohnter Anordnung der Utensilien wird in vielen Unternehmen durch variable Workplaces und hybride Arbeitsplätze ersetzt. Ein zweifellos sinnvoller und zukunftsorientierter Schritt. Mit der heute verfügbaren Technologie lassen sich bessere und produktivere Arbeitsumfelder aufbauen, deren Vorteile für Mitarbeitende sowohl im beruflichen als auch privaten Umfeld überwiegen. Allerdings braucht dies Eingewöhnung sowie die Bereitschaft, Neues anzunehmen.

Für mich kam dieser Schritt schon vor vielen Jahren und ich habe ihn nie bereut. Wenn ich jetzt höre, dass auf den Tischen im Office-Workspace schon mal Tassen oder kleine Stofftiere signalisieren, dass dieser Platz „vergeben“ ist, fällt mir wieder mein eigener Weg aus dieser Stresssituation ein. Ja, auch ich wollte in der Schule und im Volontariat idealerweise immer meinen eigenen, angestammten Tisch. Selbst im Fitnessstudio musste es möglichst immer derselbe Schrank in der Umkleide sein.

Doch vor einigen Jahren hat mir ein guter Psychologe erklärt, dass die Freiheit viel größer ist, wenn ich diesen Wunsch nach gewohnter Umgebung dort aufgebe, wo er nicht sinnvoll ist. In der Regel sind die Workspaces gleich ausgestattet, die Tische in der Journalistenschule waren es auch und die Schränke im Fitnessstudio sowieso. Wieso - so fragte mich der Psychologe - machst du dir schon auf dem Weg dorthin den Stress und fragst dich, ob dein Tisch frei oder dein Schrank verfügbar ist? Denk nicht darüber nach, nimm was da ist und konzentriere dich auf das Wesentliche: Deine Arbeit, die Ausbildung oder den Sport! Ich kann diese Herangehensweise aus heutiger Sicht mit Nachdruck empfehlen. Sie war - zumindest bei mir - ein großer Schritt in Richtung Hybrid Happiness!

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Nils Rudolph

Nils Rudolph ist freier Journalist, Autor und Fotograf. Er konzentrierte sich schon ab Mitte der 90ger Jahre auf Online-Dienste. So war er maßgeblich an den ersten Online-Aktivitäten des Springer Verlags und der Bertelsmann AG beteiligt. Zur Jahrtausendwende wechselte er als Leiter Content zu CompuServe Deutschland und baute später das Kundenportal von Arcor auf, bevor er 2001 als Mitgründer und Vorstand Content die inhaltliche Ausrichtung der Cocomore AG gestaltete. Seit 2005 arbeitet Nils Rudolph freiberuflich als Autor und Medienproduzent in den Bereichen Telekommunikation, Teamwork, Zusammenarbeit und Motivation.

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