Nils Rudolph 04.02.2021

Entspannt in Szene setzen. Tipps für die Arbeit in virtuellen Teams

Der Klick auf den Button „An Meeting teilnehmen“ gehört für mich seit langer Zeit zur Selbstverständlichkeit. So wie ich früher ins Büro oder den Konferenzraum gekommen bin, betrete ich nun Avaya Spaces und treffe meine Kollegen.

Dass dies nicht für alle der aktuell etwa zehn Millionen[1] Heimarbeiter normal ist, zeigen die vielen Diskussionen, die in den Medien und sozialen Netzwerken zu diesem Thema geführt werden.

Für viele ist die Umstellung gar nicht so freiwillig. Vielleicht fehlen die räumlichen Voraussetzungen oder es fällt schwer, den Tag zu strukturieren und sich zu motivieren.

Ich kann Ihnen natürlich weder das helle und ruhige Arbeitszimmer bieten, noch kann ich dafür sorgen, dass Sie Ihr gewohntes und bevorzugtes Arbeitsumfeld wiederbekommen. Doch vielleicht helfen ein paar Tipps, die ich in über 20 Jahren Arbeit in virtuellen Teams gesammelt habe.

Motivation und Struktur

Jeder Mensch ist anders, jeder lebt in seinem eigenen Umfeld, welches in der Regel die Struktur des Tages vorgibt. Für viele heißt das: Morgenroutine mit dem Weg zur Arbeit. Dort wird der Tag wahrscheinlich über Meetings und Arbeitsanweisungen weiter gegliedert und dann Stück für Stück abgearbeitet. Hinzu kommen das Schwätzchen in der Kaffeeküche, die gemeinsame Pause in der Kantine oder im Bistro um die Ecke. All das kennen wir als Alltag. Es gibt uns Sicherheit und Geborgenheit. Doch das Meiste davon ist pandemiebedingt derzeit nicht möglich.

Wer die Geborgenheit jetzt vermisst, muss sich diese neu erschaffen. Idealerweise mithilfe seiner Kollegen und Vorgesetzten. Aber der Reihe nach.

Nicht zur Arbeit fahren bedeutet ja nicht, dass nicht gearbeitet wird. Wer also den Weg zur Arbeit als mentalen Start in Tag bevorzugt, der sollte ihn auch weiter gehen. Nur führt er jetzt in den Park (und wieder nach Hause), um den Block oder als Workout auf den Hometrainer. Es ist ein kleines aber sehr wichtiges Signal, das uns sagt: Du hast heute schon etwas geschafft. Der erste Haken ist gesetzt.

Eine wichtige, häufig unterbewusste Motivation für weitere Dinge, die erledigt werden müssen.

Die nächste Aufgabe geht eher in Richtung Führungskräfte. Homeoffice verlangt eine gute, vorausschauende und vertrauensvolle Führung der Mitarbeiter. Wer den Tag mit einem Teammeeting beginnt, sollte das unbedingt beibehalten, denn gerade jetzt, wenn die Mitarbeiter allein im Homeoffice arbeiten, sollten sie wissen, was zu tun ist. Sie müssen darauf vertrauen, dass die räumliche Trennung keine Abgrenzung zum Team ist. Regelmäßige Meetings, gefühlvolles Nachhalten der Arbeitsaufgaben und der Überblick über die Arbeitsbedingungen gehören also zu den Prioritäten für Führungskräfte.

Wer hier allein gelassen wird, muss selbst für Strukturen sorgen. Realistische Ziele, festgehalten und abgehakt auf To-do-Listen, helfen enorm. Auch die eigene Gesundheit darf nicht vergessen werden. Stellen Sie sich ruhig einen Wecker für regelmäßige Pausen. Machen Sie ein wenig Yoga oder Dehnung zwischendurch. Nur wenige Minuten reichen aus, um die Gesundheit nachhaltig zu fördern.

Das Netzwerk als Grundlage der Arbeit

Es ruckelt, die Gesichter der Kollegen auf dem Bildschirm bestehen nur aus riesigen Pixeln und der Ton ist kaum zu verstehen. So ergibt Homeoffice keinen Sinn. Nur wenn die die Qualität des Netzwerkes gut genug ist, kann man entspannt und produktiv im Homeoffice arbeiten.

Dabei gibt es einige Dinge zu beachten. Beginnen wir bei der Internetverbindung. Diese sollte mindestens 50Mbit im Download und 16 Mbit im Upload betragen. Das sind Werte, die bei DSL-Anschlüssen nahezu flächendeckend verfügbar sein sollten. Aber Vorsicht: Auch wenn diese Leistungsdaten angegeben werden, müssen sie nicht verfügbar sein. DSL-Anschlüsse teilen Sie sich üblicherweise mit vielen anderen Parteien. Da wird es schon mal eng und die Übertragungsraten sinken dramatisch. Hier hilft dann nur eine Anfrage beim Provider und im Zweifel ein Wechsel des Anbieters. Wobei darauf geachtet werden muss, dass dieser nicht den gleichen Engpass nutzt.

Das nächste Nadelöhr ist das WLAN. Gerade in Großstädten mit einer hohen Bevölkerungsdichte wird es schnell mal eng, denn die verfügbaren Frequenzen sind begrenzt. Hier kann es sich lohnen, die Einstellungen im Router zu variieren. Zwar bieten viele Router eine automatische Optimierung an, nur muss diese nicht zwingend die besten Ergebnisse erzielen. Hier hilft häufig ein Anruf beim Support des Herstellers oder des Providers. Die Experten dort prüfen dann zunächst die Internetverbindung und gehen danach gemeinsam mit Ihnen durch die Einstellungen zum WLAN. Ich darf Ihnen verraten, dass selbst ich als technisch erfahrener Anwender dank dieser Hilfe deutlich bessere WLAN-Qualität erzielt habe.

Sollte das alles nicht helfen, bleibt immer noch das klassische LAN-Kabel. Damit umgehen Sie die Fallstricke der drahtlosen Kommunikation und setzten auf sichere und schnellere Netzwerkkomponenten. Vorausgesetzt, Sie haben noch eine LAN-Buchse an Ihrem Notebook, denn diese gehört heute nicht mehr zum Standard. Im Zweifel hilft dann ein USB-zu-LAN-Adapter.

Nichts ermüdet (und nervt) mehr als schlechte Audioqualität

Die wohl wichtigste Erfahrung aus all den Jahren ist die, dass schlechte Audioqualität enorm anstrengend ist. Wenn Sie jemanden nur schlecht verstehen, investieren Sie so viel Energie in die Akustik, das kaum welche für die eigentlichen Inhalte übrig bleibt. Deshalb sollten Sie folgende Punkte unbedingt beachten:

  • Nutzen Sie ausreichend Bandbreite für den Internetzugang.
  • Benutze Sie ein Headset. Hier sollten Sie entweder in ein hochwertiges Bluetoothgerät investieren oder eines mit Kabel verwenden. (Hintergrund: Bei Bluetooth kann es Videokonferenzen zu einem Versatz zwischen Bild und Ton kommen. Auch das lenkt häufig vom eigentlichen Inhalt ab.)
  • Investieren Sie in eine hochwertige Webcam mit eingebautem Mikrofon. Erstens können Sie diese besser positionieren, zweitens erzeugen sie meistens ein besseres Bild als eingebaute Kameras und Sie minimieren den Bild-Ton-Versatz, da beide Signale vom gleichen Gerät kommen.

Wenn Sie diese Hinweise beachten, werden Sie schnell merken, wie entspannt die virtuelle Zusammenarbeit sein kann!

Im rechten Licht

Die Arbeit vor der Kamera bereitet vielen Menschen, die das nicht gewohnt sind, große Sorgen. Insbesondere ältere Mitarbeiter, die nicht mit Skype oder iMessage aufgewachsen sind, fühlen sich unsicher. Deshalb auch zu diesem Thema ein paar Tipps:

  1. Nur weil das Meeting online stattfindet, ist es ein Arbeitsmeeting wie sonst auch. Also, wenn Sie im Team in Jeans und Hoodie sitzen, dann ist das auch online kein Problem. Wenn Sie ihre Kunden im Anzug empfangen, werden Sie sich wahrscheinlich auch online sicherer fühlen, wenn sie entsprechend gekleidet sind. Verlassen Sie sich auf Ihr Gefühl und tragen Sie, worin Sie sich wohlfühlen.
  2. Montieren Sie die Webcam so, dass sie ganz dicht am oberen Bildschirm ist. Sollten Sie nur mit Notebook arbeiten, stellen sie es auf einen angewinkelten Ständer. Das ist ohnehin ergonomischer und erhöht die Kameraposition.
  3. Sorgen Sie für diffuses nicht zu helles Licht von vorn. Sehr hilfreich sind kleine LED-Leuchten, die Sie so ausrichten, dass das Licht von leicht schräg oben (im 30 bis 45 Grad Winkel) kommt. Dazu ein paar Hinweise. Die Leuchten sollten in Farbtemperatur (5600 Kelvin für Tageslicht) und Leuchtstärke regelbar sein. So können Sie das Licht optimal auf die Umgebung abstimmen, denn die kann tagsüber und abends sehr unterschiedlich sein. Der Abstrahlwinkel sollte so gewählt werden, dass Stirn und Nase LEICHTE Schatten werfen. Das gibt dem Gesicht etwas Kontur und macht es natürlicher. Aber Achtung: Ist die Lampe zu hoch, wirken die Schatten unvorteilhaft, ist die Lampe zu niedrig, blendet sie und nimmt dem Gesicht Konturen. Zu helle Lampen „brennen“ das Gesicht aus. Das bedeutet, dass keine Konturen sichtbar sind und das Gesicht eher aus weißen Flächen mit Augen und Mund besteht.
  4. Sorgen Sie soweit wie möglich für einen ruhigen Hintergrund. Ein Aufsteller, wie er häufig auf Messen verwendet wird, kann Wunder wirken. Diese gibt es im Fotohandel in verschiedenen Farben.

Soweit die Tipps zu Netz, Ton und Licht. Beschäftigen Sie sich mit der Technik, nehmen Sie die Herausforderungen an und üben Sie ruhig ein wenig. Wie so oft im Leben hilft Praxis am besten. Je öfter Sie mit den Komponenten arbeiten, umso sicherer werden sie.

[1] Quelle: BITKOM

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Nils Rudolph

Nils Rudolph ist freier Journalist, Autor und Fotograf. Er konzentrierte sich schon ab Mitte der 90ger Jahre auf Online-Dienste. So war er maßgeblich an den ersten Online-Aktivitäten des Springer Verlags und der Bertelsmann AG beteiligt. Zur Jahrtausendwende wechselte er als Leiter Content zu CompuServe Deutschland und baute später das Kundenportal von Arcor auf, bevor er 2001 als Mitgründer und Vorstand Content die inhaltliche Ausrichtung der Cocomore AG gestaltete. Seit 2005 arbeitet Nils Rudolph freiberuflich als Autor und Medienproduzent in den Bereichen Telekommunikation, Teamwork, Zusammenarbeit und Motivation.

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