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2018-7-9

全联接时代,Avaya如何打造自动化、数据化、智能化的办公场景?

移动互联网和通信技术的发展正带领人类社会走向全联接时代,人与人以及人与设备的通信与交互,将随着智能技术的日益渗透和落地,被赋予新的内涵与外延。

访客管理和工位资源的配置与使用,是日常的办公中,最常见的人与人,人与设备产生联结和沟通的场景。全球领先的通信技术服务和平台供应商Avaya,基于Breeze快速开发平台近期推出了两款智能应用,力图将智能、安全、高效、便捷的通信理念,实践在企业的行政管理的情境中,构建全联接时代的智能办公场景。

自动化闭环式访客流程与管理

访客,几乎是每一个公司、机构和组织都会产生联结的人群。但大多数的访客体验是不理想的,不仅需要现场签到,甚至还需要前台查询电话簿联络拜访对象。虽然,市场现有的一些访客系统,能做到给访客发短信,但仍需要在前台,向工作人员出示短信,告知拜访对象,领取访客牌。之后,访客是否进入,顺利找到拜访对象,无从得知。此外,部分公司的前台要求访客必须电话联系拜访对象,在访客不知道电话号码的情况下,需要等待,直到前台工作人员成功联络到拜访对象为止。

改善访客体验,并提高访客环节的办事效率,最关键的是实现各个访客环节的自动化。通过自动化的访客流程,可以记录每个访客相关的行为,形成可追溯的数据,改善智能办公的行政环节,帮助行政部门实现访客流程自助式服务和自动化分析管理。

Avaya开发的智能访客应用,在访客流程中的邀请环节,受访人可通过PC或者手机访问应用,给访客手机发送一条邀请信息,其有一个链接,点击后可查看访客所需的全部信息,比如时间、地点、内容安排,访客面部识别签到提示及操作方法说明。然后访客只需拿起手机自拍,任何角度都可以,上传照片资料,访客邀请环节就结束了。

在到访环节,访客在相应的时间来到前台,前台有一个类似于电话的设备,装有访客管理应用,点击签到按钮,系统立刻扫描访客面部特征,和系统存放照片进行比对,访客的身份立即被识别,包括姓名,拜访对象,联系方式,来访目的等,随后系统会自动电话通知被访人访客已到前台。整个签到过程全自动,不需要任何手动检索、通知或联络。

相较于传统的访客管理,Avaya的访客管理系统能形成完整的闭环式的访客流程,将访客行为记录电子化,完整地记录来访信息,以更低的人力和时间成本获得更安全、规范、便捷的访客管理,同时,访客管理系统还是一套访客大数据管理平台,通过数据分析,洞察访客量、来访目的及访客类型,为企业管理创造更大价值。

数据化智能化的工位配置与使用

对于行政部门而言,合理规划工位数量,提高工位利用率,非常重要。常规的办公工位都配有预先设置好的电话设备,无论是在最初的移动工位还是时下的共享工位的场景下,电话迁移的操作方法和登录密码都很繁琐,因鲜有员工能记住,导致推广实践中面临诸多困难。Avaya开发的共享工位应用,利用近距离无线通讯技术(NFC)解决了这一问题。员工只需轻轻一刷工卡或者NFC手机,就可实现工位系统的自动登入和登出。同时,行政部门能获得电子化的工位使用数据,进行成本和效率分析,辅助决策。

这一解决方案还可以应用在物联网场景中的设备巡检环节。例如,利用NFC的扫描技术,了解设备是否被移动,是否有损害需要保修,每个设备是否都被巡检到,是否符合巡检流程等。在系统中设置接口,就可将通信行为数据化,进行电子化管理,方便进一步挖掘数据价值。

在全联接时代,通信概念的外延,从单纯的人与人的沟通,扩展到人与设备的联结,在丰富多元的场景中,自动化、数据化与智能化是通信技术与服务发展的未来。

关于Avaya

Avaya 是全球领先的数字通信软件,服务和设备供应商。开放式、智能化以及可定制的统一通信和联络中心解决方案,确保了云、本地和混合部署的灵活性。Avaya 塑造智能联接, 为客户及终端用户创造无缝的沟通体验。我们的专业规划、支持和服务管理团队致力于帮助客户优化解决方案, 提供高度可靠和高效的部署。Avaya 控股公司已在纽约证券交易所(NYSE)上市,股票交易代码为 AVYA。如需了解更多信息,请访问:www.avaya.com 和Avaya中国公司网站 www.avaya.com/cn

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彭静瑜

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