La videoconferencia iguala a pymes y grandes empresas

22 Feb 2016
José Paz, director general para España y Portugal de Avaya, descubre en Ticpymes los secretos de la videoconferencia.
 
Hace apenas unos años, la vídeoconferencia era algo que en las empresas se asociaba a la alta dirección de las empresas de un cierto tamaño, se desarrollaba en la sala de reuniones de la empresa y, casi siempre, era para mantener una reunión con el director general o el presidente de la compañía.
 
Sin embargo, la interconexión en un mundo globalizado, la prevalencia de la movilidad y el menoscabo actual del presencialismo obligatorio han acabado por dibujar un escenario donde la videoconferencia ha dejado de ser un lujo y se han convertido en un elemento más, imprescindible en algunos casos, del panorama empresarial.
 
Tic Pymes entrevista a José Paz, director general para España y Portugal deAvaya, la compañía que provee de soluciones de videoconferencia a las pymes. Este ingeniero electrónico lleva 13 años en diversos departamentos de la compañía que han abarcado hasta seis mercados distintos de Avaya. Antes de su llegada a la empresa en el año 2000, este ingeniero formado en en la Escuela Politécnica Federal de Zúrich, MBA por la HTL Ingenieurschule de Berna y PDD del IESE, ocupó puestos de responsabilidad en compañías de prestigio como Nortel Networks, Ascom Business Systems, ECU, Amstrad e IBM.
 
¿Qué papel juega en un mundo globalizado donde prima la movilidad el subsector de la videoconferencia?
La evolución de las comunicaciones en un mundo globalizado brinda sin duda beneficios a las organizaciones y clientes con añadidos de movilidad, colaboración y video, Web 2.0 e incluso personalización de redes sociales.

En el mundo empresarial actual, la videoconferencia ha pasado a formar parte del día a día, integrándose en la rutina del trabajo. El video ya no es un artículo de lujo sino una necesidad, y no tiene una única ubicación sino que cuenta con movilidad absoluta. El puesto de trabajo está donde estemos nosotros, y el video nos acompaña.

El cambio generacional ha jugado también un papel importante en esta evolución en el uso del vídeo. Para la generación Milenio, el vídeo se ve como un elemento estándar de sus comunicaciones con la familia y los amigos, y esperan encontrárselo en el trabajo, como una herramienta a su disposición.
 
¿Ha llegado la era del fin del presencialismo? Máxime en un país como España
La conciliación laboral por un lado, la crisis que ha impulsado que muchos profesionales hayan creado su propia empresa o se hayan convertido en autónomos, los emprendedores, etc, impulsan los horarios flexibles, el trabajo desde casa, desde centros de negocio o lugares de co-working. Pero a pesar de todo, sigue imperando la cultura del asiento caliente y del presentismo. Se sigue viendo mal salir antes del jefe, o no estar en la oficina aunque estés trabajando en otro lugar. El presentismo sigue arraigado en muchas empresas, penalizando la eficiencia y la productividad. La tecnología ayuda a luchar contra el presentismo. Las herramientas de colaboración contribuyen a mejorar la eficiencia y el rendimiento profesional, y muchos directivos y responsables de recursos humanos lo tienen bien claro. Las comunicaciones unificadas y la video conferencia son cada día más apreciadas y demandadas por las empresas conscientes de esa realidad.
 
¿Qué ventajas aporta la videoconferencia a una organización empresarial?
La videoconferencia permite y contribuye a colaborar, entre compañeros, con clientes, con proveedores, etc. Nos acerca y nos permite interactuar de una forma más cálida, directa, sencilla. La videoconferencia permite que desplazamientos costosos y a veces ilógicos, puedan ser sustituidos, con los consiguientes ahorros de costes. En los centros de contacto, la video conferencia se está convirtiendo en una forma de atención creciente. En compañías comerciales, la atención con vídeo permite que el potencial cliente pueda ser atendido y sentirse atendido de forma personalizada y única, independientemente de dónde esté uno y otro. Pero todo esto es posible gracias a unos costes de ancho de banda cada vez más bajos y a unas velocidades de transmisión cada vez mayores gracias a tecnologías como la fibra óptica. También es posible gracias a mejoras en la tecnología utilizada, tanto en la calidad del sonido y de la imagen, y a la forma en la que se despliega la solución. Ya no se requieren enormes inversiones en salas de video conferencia, sino que con una pequeña video -cam conectada o integrada en nuestro pc, en nuestra tableta o en nuestro móvil, tenemos la video conferencia a nuestro alcance.
Hay otro elemento interesante a tener en cuenta en lo que una video conferencia aporta a la empresa, y es su papel como herramienta de colaboración y de mejora de la productividad que siempre la colaboración implica.
 
¿Qué puede aportar la videoconferencia a una pyme?
Las pymes se benefician de la video conferencia exactamente igual que una gran empresa. Ya no hay diferencia como tampoco hay diferencia en el uso del correo electrónico, la multiconferencia de voz o cualquier otra herramienta disponible en el mercado. La única diferencia es el tamaño de la empresa. El vídeo es una herramienta que mejora la colaboración y que nos facilita la comunicación con clientes, proveedores y colegas, estén donde estén y a coste razonable.
 
¿Es posible interconectar todas las sedes de una compañía mediante un sistema de videoconferencias?
 
¿Cómo estructura Avaya esta posibilidad?
Para empezar a utilizar la video conferencia sólo es necesario una pantalla, una cámara, un micrófono y un ordenador que gestione el programa adecuado. Por supuesto, el ordenador puede ser un equipo de sobremesa, un smartphone, una tableta o un equipo, y no podemos olvidarnos que hay equipos pensados para salas. Pero las video conferencias son una llamada más y así las tratamos en Avaya, como una llamada que entra en las PBX. La video conferencia como servicio (VCaaS) está también creciendo con fuerza en el mercado, a medida sobre todo que los clientes se dan cuenta que los beneficios de la colaboración se pueden alcanzar sin necesidad de grandes inversiones en infraestructuras. Un servicio que puede ser prestado por la compañía operadora con la que trabajamos o por terceras empresas.
 
¿Qué barreras rompe la videoconferencia?
La video conferencia es una herramienta que iguala a empresas grandes y pequeñas. Es una herramienta de colaboración, venta y atención al cliente que aumenta el engagement y la productividad. Y a un coste muy razonable. Para ForresterResearch, la utilidad del video surge de su capacidad de “reproducir las interacciones y comunicaciones cara a cara, conversar en tiempo real y observar las reacciones de los demás sin importar dónde se encuentren… [el video] ayuda a poner un rostro y gestos particulares a un nombre y una voz, lo que permite a los equipos remotos y esparcidos sentirse más conectados y más comprometidos con los objetivos compartidos”.
 
¿Están proliferando incluso las entrevistas de trabajo por videoconferencia? ¿Qué matices hay que tener en cuenta para esta modalidad de entrevista?
 
Desde el punto de vista tecnológico, una entrevista de trabajo es exactamente lo mismo que una comercial o de trabajo de cualquier otro tipo. Como tal, hay unas recomendaciones que siempre hemos de tener en cuenta, como por ejemplo:
  • Hay que tener siempre en cuenta que, aunque no hablemos, se nos está viendo, por lo que tenemos que tener un cierto comportamiento adecuado.
  • Tenemos que aprender a dónde tenemos que mirar, la cámara cuando hablemos o la pantalla o el dispositivo cuando no.
  • Evitemos hacer otra cosa a la vez.
  • Hay que probar la tecnología antes, asegurarnos que tenemos buena conexión, que tenemos versiones actualizadas de los programas que estemos utilizando.
  • Escoger un buen ángulo
  • Cuidar la postura
  • Evitar actitudes extrañas, como bostezar, comer, mascar chicle, jugar con objetos
Puede resumirnos como caso de éxito el ejemplo de su experiencia con GestDocument
Gesdocumentes una compañía emprendedora, en pleno crecimiento desde 2005 que presta servicios a compañías ubicadas en toda la geografía española y a empresas extranjeras.
 
Gesdocument se planteó una mejora en su sistema de comunicaciones por videoconferencia que les permitiría realizar conexiones múltiples tanto desde ubicaciones fijas como móviles. Su sistema era antiguo y no cumplía las demandas que tanto sus clientes como sus profesionales necesitaban.
 
Esta necesidad de renovación, conjuntamente con la de replicar al resto de sedes el servicio que carecían de equipamiento, obligó a la empresa a buscar una solución potente en el mercado que les solucionase las necesidades de comunicación que planteaba su estrategia de crecimiento.
 
Nuestro socio Electrotel le presentó entonces la solución Avaya Scopia XT5000 y Avaya Scopia Desktop/Mobile, para la sede central de Barcelona, y Avaya Scopia XT4200, para el resto de sedes. La solución de Avaya permitió a Gesdocument conectar todas sus sedes por video conferencia, integrar dispositivos móviles de fácil uso para incluir en video reuniones a clientes y/o colaboradores y ahorrar tiempo y costes en desplazamientos a nivel nacional.
 
¿Qué diferencia a Avaya del resto de soluciones de videoconferencia?
Desde el principio, Avaya ha sido un líder innovador en el uso de la videoconferencia para las organizaciones empresariales. Para Avaya, esto encaja con un concepto clave de nuestra filosofía y estrategia: ser una compañía de software y servicios. Como antes decía, el vídeo de Avaya ya no es algo aislado, una video llamada es tratada como cualquier otra llamada en una PBX, y los clientes pueden utilizar el video en aplicación de autoservicio y en el centro de contacto. Una video conferencia puede generarse desde un documento, desde una página web o iniciarse desde un equipo independiente.
 
¿Quién financió la creación de Avaya?
Avaya es un proveedor líder de soluciones que permiten a clientes y organizaciones interactuar a través de múltiples canales y dispositivos a fin de optimizar las experiencias del cliente, aumentar la productividad y mejorar el rendimiento financiero. Avaya es una empresa privada de telecomunicaciones creada en octubre de 2000 al desgajarse de la empresa Lucent Technologies, los antiguos Laboratorios Bell. En 2007 fue comprada dos por empresas de capital inversión. Con más de 13.000 empleados por todo el mundo, Avaya sigue con la tradición de innovación e investigación de sus orígenes y posee más de 5.400 patentes, y en 2014 era en EE.UU la empresa 137 por número de patentes. Avaya está reconocida como un líder por la industria y los expertos de tecnología y, se sitúa como el 1º proveedor mundial de sistemas de telefonía, centros de contacto, mensajería unificada, telefonía para PYMES y medianas empresas y servicios de mantenimiento de voz.
 
¿Qué retos afronta Avaya a largo plazo?
Avaya es un innovador reconocido y un líder global en soluciones que contribuyen a incrementar el compromiso de clientes y de los equipos. La empresa provee de tecnologías para las comunicaciones unificadas la colaboración, centros de contacto y gestión de la experiencia de cliente, y de networking, además de ofrecer servicios a empresas de todos los tamaños y entidades públicas en todo el mundo.  El reto de Avaya es seguir uniendo a personas y suministrándoles la información adecuada en el momento oportuno y en el contexto correcto, apoyándoles para alcanzar un alto nivel de interacción entre clientes, equipos, empleados y partners con vistas a mejorar la eficiencia y a responder con rapidez ante los retos cambiantes del mercado.
 
Avaya tiene también el reto de seguir haciendo que su oferta sea escalable, fiable, segura y flexible, que ayude a reducir costes y a simplificar la gestión de la tecnología, al mismo tiempo que provea a las empresas de una plataforma de mejora de la colaboración. Y todo ello en todos los modelos posibles que la tecnología de hoy permite: nube pública, híbrida o privada, así como instalaciones en las instalaciones del cliente.

Artículo publicado en TICPymes.es 22-02-2016