Stadtverwaltung Leinfelden-Echterdingen

100 – 2.499 Mitarbeiter
Team Engagement

Effiziente Zusammenarbeit im Team - Team Engagement ist das Ergebnis, wenn Ihre gesamte Belegschaft mühelos mit ihrer Aufgabe, miteinander und den Kunden verbunden ist. Einfache und medienübergreifende Zusammenarbeit. Wenn es funktioniert, spüren Sie es in Ihrer Unternehmenskultur und in der Bilanz – am deutlichsten fühlen es aber Ihre Kunden. Grenzen fallen. Produktivität wächst. Unsere Lösungen für beste Zusammenarbeit im Team bringen Sie dorthin.

„Wir brauchen eine Rückfallebene, die uns im Ernstfall erforderliche Antworten schnell und zuverlässig liefert. Genau das schätzen wir an dem Zusammenspiel von Avaya-Technologie und dem ComTel Systemhaus.“

— Regine Maier, IT-Leiterin, Stadtverwaltung LeinfeldenEchterdingen

Vorteile

Verbesserte Zusammenarbeit
Reduzierte Kosten

IP-Telefonie verbessert die Zusammenarbeit von Behörden und Bürgern

Pässe ausstellen, Straßen und Grünflächen pflegen, Schulen modernisieren, Steuergelder verwalten, Trauungen vollziehen – die Aufgabenfelder der Stadtverwaltung Leinfelden-Echterdingen sind breit gefächert. Umso wichtiger ist es, dass die Kommunikation zwischen Behörden und Bürgern jederzeit rund läuft. Damit das auch künftig so bleibt, löst die Stadtverwaltung die ISDN-Telefonie durch die Unified-CommunicationsLösung IP Office von Avaya ab.

Im Speckgürtel der baden-württembergischen Landeshauptstadt Stuttgart angesiedelt, erfreut sich Leinfelden-Echterdingen großer Beliebtheit. Seit sich die Gemeinden Echterdingen, Leinfelden, Musberg und Stetten im Zuge der Gemeindereform 1975 zu der neuen Stadt Leinfelden-Echterdingen zusammengeschlossen haben, ist die Bevölkerung auf knapp 39.000 Einwohner angewachsen. Die Arbeitslosenquote liegt mit drei Prozent unter dem landesweiten Durchschnitt, die Lebensqualität „auf der schönsten Seite der Filder“ ist überdurchschnittlich hoch.

Unternehmen schätzen den Standort ebenfalls: Nur zwölf Kilometer von der Stadtmitte Stuttgarts entfernt, bietet Leinfelden-Echterdingen durch die Anbindung an Autobahn, Schiene und Flughafen ideale Bedingungen. Auch deshalb sind dort internationale Konzerne wie die Bosch AG ebenso beheimatet wie kleine und mittelständische Handwerksbetriebe und Einzelhändler. Sie spülen jährlich rund 30 Millionen Euro an Gewerbesteuereinnahmen in die Stadtkasse – und tragen so maßgeblich zu einer gesunden Finanzlage bei.

Entsprechend hoch sind die Erwartungen, die Bürger, Vereine und Gewerbekunden an „ihre“ Verwaltung haben. Umgekehrt möchte diese den Bürgerinnen und Bürgern sowie den ansässigen Firmenkunden jederzeit mit Rat und Tat zur Seite stehen. Eine verlässliche Kommunikationsinfrastruktur ist dafür unverzichtbar. Erst recht, da die Behörden und Ämter der Stadt nicht an einem zentralen Standort gebündelt, sondern derzeit auf insgesamt sieben Verwaltungsgebäude in Echterdingen und Leinfelden verteilt sind.  

„Wir brauchen eine Rückfallebene, die uns im Ernstfall erforderliche Antworten schnell und zuverlässig liefert. Genau das schätzen wir an dem Zusammenspiel von Avaya-Technologie und dem ComTel Systemhaus.“

— Regine Maier, IT-Leiterin, Stadtverwaltung LeinfeldenEchterdingen

Die Unified-Communications-Lösung IP Office von Avaya liefert sämtliche Kommunikationswerkzeuge, die eine moderne Stadtverwaltung benötigt.

„Unsere alte ISDN-Telefonanlage stieß damit zunehmend an ihre Grenzen“, erinnert sich Regine Maier, Leiterin der Abteilung Informationsund Kommunikationstechnik in der Stadtverwaltung Leinfelden-Echterdingen. Deshalb entschied sich die Kommune, ihre Kommunikationsinfrastruktur von Grund auf zu modernisieren. Der Avaya-Partner ComTel Systemhaus GmbH & Co. KG schickte die Kommunikationslösung IP Office von Avaya ins Rennen. Mit Erfolg: Die Unified-Communications-Lösung überzeugte die Stadtverwaltung nicht nur aufgrund des unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnisses. „Die Mitarbeiter von ComTel hatten auf jede unserer Anforderungen die passende Antwort. Das war sehr überzeugend“, lobt Maier. Zudem konnten auch andere IT-Leiter aus der Region bestätigen, dass IP Office sämtliche Kommunikationswerkzeuge liefert, die eine moderne Verwaltung benö- tigt. Der Auftragsvergabe an das ComTel Systemhaus stand damit nichts mehr im Wege.

Zwischen Anfang und Mitte 2015 erfolgte zunächst eine Bestandsaufnahme. Hierzu wurden die unterschiedlichen Standorte der Stadtverwaltung systematisch begangen, jedes Endgerät registriert und ein entsprechender Rollout-Plan erstellt. Anschließend wurde IP Office auf einem virtuellen Server im Rechenzentrum der Stadtverwaltung installiert und die neuen IP-Telefone an den einzelnen Arbeitsplätzen aufgestellt. Um Ausfällen vorzubeugen und die Erreichbarkeit weiter zu verbessern, ist der neue Kommunikationsverbund über zwei Amtsleitungen komplett redundant ausgelegt.

Schrittweiser Ausbau der IP-Kommunikation

Zunächst wurden die Rathäuser in Leinfelden und Echterdingen in den neuen IP-Kommunikationsverbund integriert. Mittelfristig werden weitere Verwaltungsstandorte im Stadtgebiet sowie alle anderen städtischen Einrichtungen in den Genuss der IP-Telefonie kommen. „Dazu muss jedoch zuerst das Glasfasernetz weiter ausgebaut werden“, erklärt Regine Maier. Aktuell sind neben den Rathäusern zwölf weitere Standorte in das moderne Kommunikationsnetz eingebunden – darunter der Baubetriebshof, das städtische Hallenbad sowie das Tagungs- und Kongresszentrum Filderhalle. Perspektivisch sollen auch sämtliche Schulen, Kindergärten und Sportstätten der Kommune über das neue Telefonnetz kommunizieren. Die Unified-Communications-Lösung IP Office von Avaya liefert sämtliche Kommunikationswerkzeuge, die eine moderne Stadtverwaltung benötigt.

Bislang hat das Projektteam rund 250 ISDN-Endgeräte gegen die hochmodernen IP-Telefone der Serie 9600 ausgetauscht. Damit profitiert heute ein großer Teil der insgesamt 750 städtischen Mitarbeiter von den Vorteilen der Unified-CommunicationsLösung von Avaya. Sie erschließt den Angestellten spezielle Services, etwa automatische Wiederwahl, internes Telefonbuch, Anrufweiterleitung oder Anruflisten. Zudem lassen sich im Handumdrehen Telefonkonferenzen organisieren.

„Die Kommunikationsplattform IP Office bietet hohe Flexibilität. Neue Endgeräte und Standorte lassen sich unkompliziert einbinden, bestehende Arbeitsplätze in kürzester Zeit umziehen.“

- Regine Maier, IT-Leiterin, Stadtverwaltung Leinfelden-Echterdingen

Unkomplizierte Konferenzen, hohe Zeitersparnis

Das freut beispielsweise die Kollegen im Bauamt. „Sie können sich im Rahmen von Bauprojekten auf dem kurzen Dienstweg unkompliziert mit Planern, Architekten und Dienstleistern absprechen. Das spart viel Zeit“, so IT-Leiterin Maier. Der Bürgermeister kann über den Touchscreen seines Tischtelefons mit einem Fingerstreich Konferenzen und Gespräche einleiten und ist über die Anwendung IP Office Mobile Worker auch unterwegs jederzeit unter seiner Festnetznummer erreichbar. Er verpasst keine Nachrichten mehr und ist in der Lage, auch unterwegs alle Funktionalitäten der neuen Telefonanlage zu nutzen.

IT-Chefin Maier und ihr Team wiederum freuen sich über die Flexibilität der modernen Kommunikationsplattform. Neue Endgeräte und Standorte lassen sich unkompliziert einbinden, bestehende Arbeitsplätze in kürzester Zeit umziehen. „Früher musste dazu immer ein Techniker kommen. Das kostete Zeit und Geld“, sagt Maier.

Ebenfalls neu: der multifunktionale Alarm- und Kommunikationsserver MACS, der sich über jedes berechtigte Tischgerät auslösen lässt. Droht beispielsweise ein Konflikt mit einem Besucher, sind die Mitarbeiter in der Lage, damit unauffällig einen stillen Alarm abzusetzen. Dadurch werden die Kollegen in den Nachbarbüros automatisch angerufen, können via Telefon lautlos in die Situation hineinhören und gegebenenfalls deeskalierende Schritte einleiten. „Manchmal entschärft schon die Anwesenheit eines weiteren Mitarbeiters die Lage. Im schlimmsten Fall müssen Sicherheitsdienst oder Polizei informiert werden“, erklärt Regine Maier. Gerade in Abteilungen wie dem Ordnungsamt, der Bußgeldstelle oder der Ausländerbehörde fühlen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so viel sicherer.

„Die Kollegen vom Bauamt können sich im Rahmen von Bauprojekten auf dem kurzen Dienstweg unkompliziert mit Planern, Architekten und Dienstleistern absprechen. Das spart viel Zeit.“

- Regine Maier, IT-Leiterin, Stadtverwaltung Leinfelden-Echterdingen

Keine Angst vor der SIP-Umstellung

Im nächsten Schritt steht in Leinfelden-Echterdingen der Wechsel auf das Session Initiation Protocol (SIP) an. Angst vor der Umstellung hat Regine Maier nicht. Schließlich unterstützt IP Office SIP-Amtszugänge. Außerdem sind die Experten der ComTel Systemhaus GmbH auch weiterhin als Wartungspartner mit im Boot. Für die Stadt ein wichtiger Mehrwert: „Wir brauchen eine Rückfallebene, die uns im Ernstfall erforderliche Antworten schnell und zuverlässig liefert. Genau das schätzen wir an dem Zusammenspiel von Avaya-Technologie und dem ComTel Systemhaus.“

Ergebnisse

  • Eine redundant ausgelegte Architektur reduziert Ausfallrisiken und verbessert die Erreichbarkeit
  • Mitarbeiter profitieren von Funktionalitäten wie Rufumleitung, Instant Messaging oder Voice Messaging
  • Neue Arbeitsplätze und Standorte lassen sich schnell in den Kommunikationsverbund integrieren
  • Ein schrittweiser Rollout auf alle Einrichtungen der Stadt ebnet standortübergreifend den Weg zu einer homogenen Telefonlandschaft
  • Die Mobilfunkintegration erschließt Festnetzfunktionalitäten auch unterwegs

LÖSUNGEN

  • IP Office Server Edition
  • IP-Telefone der 9600 Serie
  • IP Office Mobile Worker
  • MACS Alarmserver

Über die Stadtverwaltung Leinfelden-Echterdingen

Leinfelden-Echterdingen ist eine Flächengemeinde in Baden-Württemberg, direkt südlich der Landeshauptstadt Stuttgart. Die 1975 im Rahmen der Gemeindereform neu gebildete Stadt hatte schon bei ihrer Gründung mehr als 20.000 Einwohner. Inzwischen wohnen rund 39.000 Menschen in den Ortsteilen Leinfelden, Echterdingen, Stetten und Musberg. Die Stadtverwaltung Leinfelden-Echterdingen ist dezentral organisiert und mit 750 Mitarbeitern einer der großen örtlichen Arbeitgeber. Weitere Informationen finden Sie unter www.leinfelden-echterdingen.de.

Über die ComTel Systemhaus GmbH & Co. KG

Die ComTel Systemhaus GmbH & Co. KG realisiert seit 1999 kommunikations- und sicherheitstechnische Projekte in ganz Europa. Vor allem im Wachstumsmarkt Kommunikation verzeichnet der Dienstleister exponentielle Wachstumsraten. Das Philippsburger Unternehmen sorgt dafür, dass technische Lösungen konsequent auf die individuellen Kundenbedürfnisse abgestimmt sind. Zugleich bietet das flächendeckende, bundesweite Servicenetzwerk höchste Verfügbarkeit an 365 Tagen, rund um die Uhr. Hohe Flexibilität und persönliche Nähe in der Kundenbetreuung, motivierte Mitarbeiter sowie ein erstklassiger Service zeichnen den Dienstleister aus. Weitere Informationen finden Sie unter www.comtel-systemhaus.de.

Mit IP Office von Avaya etabliert die Kommune eine zukunftsorientierte, skalierbare und anwenderfreundliche Kommunikationsplattform.

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