IHK Würzburg-Schweinfurt

Thema : Teamleistung
1 – 99 Mitarbeiter
Team Engagement

Effiziente Zusammenarbeit im Team - Team Engagement ist das Ergebnis, wenn Ihre gesamte Belegschaft mühelos mit ihrer Aufgabe, miteinander und den Kunden verbunden ist. Einfache und medienübergreifende Zusammenarbeit. Wenn es funktioniert, spüren Sie es in Ihrer Unternehmenskultur und in der Bilanz – am deutlichsten fühlen es aber Ihre Kunden. Grenzen fallen. Produktivität wächst. Unsere Lösungen für beste Zusammenarbeit im Team bringen Sie dorthin.

„Mit Avaya IP Office sind die Betriebskosten um elf Prozent gesunken.“
 
— Christian Maurer, IT-Leiter, IHK Würzburg-Schweinfurt
 
 

Vorteile

Reduzierte Kosten

Kommunikationsturbo für die Wirtschaftskraft

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) Würzburg-Schweinfurt ist das wirtschaftspolitische Sprachrohr der mainfränkischen Geschäftswelt. Der Großteil der Kommunikation erfolgt dabei per Telefon. Umso wichtiger ist eine verlässliche und leistungsfähige Telekommunikationsinfrastruktur. Diese wurde auch bisher von Avaya bereitgestellt – und nun den aktuellen Anforderungen der IHK angepasst. Dazu migrierte die Kammer ihre Telefonlandschaft auf Avaya IP Office – und verschafft sich so bei Politik und Wirtschaft noch besser Gehör.
 
 

„Die Welt ist schnelllebiger und flexibler geworden. Das muss auch unsere Telekommunikationslandschaft abbilden.“
 
— Christian Maurer, IT-Leiter, IHK Würzburg-Schweinfurt
 

Was haben Einzelhändler aus Kitzingen, Automobilzulieferer aus Schweinfurt und der älteste Druckmaschinenhersteller der Welt gemeinsam? Die Antwort: Sie alle sind Mitglieder der IHK Würzburg-Schweinfurt. Die Kammer vertritt das Gesamtinteresse der gewerblichen Wirtschaft in Mainfranken und macht sich somit für rund 62.000 Unternehmen stark. Als wirtschaftspolitischer Sprecher der Unternehmen nimmt die IHK dabei aktiv Einfluss auf die Gestaltung der Standort- und Rahmenbedingungen in der Region. „Grundlage erfolgreichen Wirtschaftens sind funktionierende Infrastrukturen“, erklärt Christian Maurer, IT-Leiter bei der IHK Würzburg-Schweinfurt. „Das gilt natürlich auch innerhalb unserer Organisation.“ Erst recht, da die IHK mit ihren 123 Mitarbeitern nicht nur Unternehmen in Würzburg und Schweinfurt betreut, sondern für ein Gesamtgebiet von 7.000 km2 zuständig ist. Der Großteil der Kommunikation läuft folgerichtig via Fernsprecher. Entsprechend unverzichtbar ist für die Handelskammer eine zuverlässige und leistungsstarke Telekommunikationslösung. „Das
Telefon ist zweifellos das wichtigste Arbeitsmittel für jeden unserer Mitarbeiter. Schließlich treten wir als Flächenkammer mit unseren Mitgliedsbetrieben in erster Linie telefonisch in Kontakt“, verdeutlicht Maurer.
 
Seit jeher verlässt sich die Körperschaft in Sachen Telefonie auf die intelligenten Produkte von Avaya. So schafften bislang in den beiden Geschäftsstellen Würzburg und Schweinfurt zwei vernetzte Integral-Server die Basis für hohe Verfügbarkeit und kundenorientierte Arbeitsweise. Die technischen Funktionalitäten der Anlage ließen kaum einen Wunsch offen: Kostengünstige Voice-over-IP-Technologie, Unified Messaging sowie anwenderfreundliche Endgeräte machten das wichtigste Arbeitsmittel der IHK über Jahre hinweg zum Erfolgsgaranten.
 

IHK Würzburg-Schweinfurt

Kosten spürbar reduziert

Doch die Zeiten ändern sich mit den Erwartungen der Wirtschaft. „Die Welt ist schnelllebiger und flexibler geworden. Das muss auch unsere TK-Landschaft abbilden können“, unterstreicht Maurer. Dazu gehört unter anderem, dass die Mitarbeiter auch unterwegs erreichbar sind und sich Familie und Beruf besser vereinbaren lassen. Um dies zu erreichen, hat die IHK Würzburg-Schweinfurt ihre vernetzten Integral-Systeme durch die IP Office Server Edition von Avaya abgelöst. Die Lösung ermöglicht eine noch bessere Lastverteilung, Mobilfunkgeräte und Telearbeitsplätze lassen sich problemlos in das Telekommunikationsnetz einbinden. „Darüber hinaus sind die Betriebskosten um elf Prozent gesunken“, unterstreicht der IT-Leiter. Das überrascht nicht: Musste früher in Schweinfurt und Würzburg je ein Telekommunikationsserver gewartet werden, sorgt nun eine gemeinsame Anlage für effiziente Kommunikationsstrukturen an den Standorten. Zudem lässt sich die neue Lösung zum Großteil in Eigenregie administrieren, potenzielle Störungen sind so im Handumdrehen beseitigt.
 
Doch das neue System zahlt sich nicht nur durch die verringerten Betriebskosten aus. Die IHK kann zudem schneller und flexibler agieren. Führungskräfte und IT-Mitarbeiter sind jederzeit über ihre Festnetznummer erreichbar – auch wenn sie gerade unterwegs sind. Das erhöht die Zufriedenheit bei den Mitgliedsunternehmen und sorgt dafür, dass Anwenderfragen schnell beantwortet, Systemfehler umgehend behoben werden können. Zudem stehen viele der im Büro greifbaren Funktionen auch per Smartphone zur Verfügung und machen das mobile Arbeiten entsprechend komfortabel.
 
Darüber hinaus verbessert die Integration von Computer und Telefonie (CTI) die Produktivität der IHK-Mitarbeiter. Eingehende Anrufe lassen sich per Mausklick annehmen und weitervermitteln, Faxnachrichten vom Schreibtisch aus senden und empfangen. „Das erleichtert den Arbeitsalltag unserer Mitarbeiter deutlich“, sagt Maurer.
 

„Avaya versteht unsere Bedürfnisse und spricht unsere Sprache – im Rahmen des umfangreichen Migrationsprojekts waren das wichtige Erfolgsfaktoren“
 
— Christian Maurer, IT-Leiter, IHK Würzburg-Schweinfurt
 

Reibungslose Migration

Über eine eigens entwickelte Schnittstelle sind IP Office und das Lotus-Notes-Mailsystem nun nahtlos miteinander verknüpft. Da die IHK-Mitarbeiter auch ihre Termine über Lotus Notes pflegen, sehen die Kollegen in der Telefonzentrale auf einen Blick, ob der gewünschte Ansprechpartner überhaupt erreichbar ist. „Unsere Auskunftsfähigkeit ist spürbar gestiegen, wir können Gespräche wesentlich zuverlässiger vermitteln“, freut sich der IT-Leiter. Das gilt übrigens auch beim Empfang von Gästen. Denn die Zufahrt zu den IHK-Parkplätzen in Schweinfurt und Würzburg lässt sich nun ebenfalls via Telefon steuern. Der Clou: Überwachungssystem und Schranke können nicht nur über die zentrale Rezeption, sondern von jedem Telefon aus bedient werden.
 
„Das ist vor allem für Veranstaltungen außerhalb der Kernöffnungszeiten hilfreich“, erklärt Maurer. „Bei Bedarf können wir die Schranke in Schweinfurt sogar über Endgeräte in Würzburg steuern – und umgekehrt.“ Ein weiterer Pluspunkt der IP-Lösung ist, dass sich Heimarbeitsplätze mühelos einbinden lassen. „Dadurch machen wir es beispielsweise frischgebackenen Eltern möglich, ihren Job zu behalten und trotzdem ihre Kinder zu betreuen“, erklärt Maurer. Das hat einen wichtigen Hintergrund: Für Maurer ist die Vereinbarkeit von Familie und Beruf ein wichtiger Vorteil im Kampf um die besten Köpfe. Schließlich macht der zunehmende Fachkräftemangel auch vor den Handelskammern nicht Halt.
 
„Alles lief reibungslos“, vergibt der IT-Chef die Bestnote für die Einführung. Seiner Ansicht nach ist dies vor allem der enorm guten Zusammenarbeit im Projektteam sowie der langjährigen Partnerschaft zu verdanken. „Avaya versteht unsere Bedürfnisse und spricht unsere Sprache – im Rahmen des umfangreichen Migrationsprojekts waren das wichtige Erfolgsfaktoren“, lobt Maurer.
 

Lösungen und Produkte

  • Avaya IP Office Server Edition
 

ÜBER DIE IHK WÜRZBURG-SCHWEINFURT

Die IHK Würzburg-Schweinfurt vertritt das Gesamtinteresse der gewerblichen Wirtschaft in Mainfranken. Der IHK-Bezirk umfasst die Städte Würzburg und Schweinfurt und die Landkreise Rhön-Grabfeld, Bad Kissingen, Main-Spessart, Schweinfurt, Haßberge, Kitzingen und Würzburg. Neben der Interessenvertretung übernimmt die Wirtschaftskammer eine Vielzahl weiterer Aufgaben im hoheitlichen Bereich sowie als Dienstleister. Derzeit sind an den Standorten Würzburg (Hauptgeschäftsstelle) und Schweinfurt (Geschäftsstelle) insgesamt 123 Mitarbeiter beschäftigt.
 

Die gesamte Kommunikation wird heute über einen zentralen Server gesteuert. Das senkt die Betriebskosten um 11 Prozent, erleichtert die Administration und ermöglicht flexible Arbeitsmodelle.

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KUNDENPROFIL
IHK Würzburg-Schweinfurt
  • Firmenzentrale:

  • Deutschland

  • Anzahl Mitarbeiter:

  • 123

Die IHK Würzburg-Schweinfurt vertritt das Gesamtinteresse der gewerblichen Wirtschaft in Mainfranken. Der IHK-Bezirk umfasst die Städte Würzburg und Schweinfurt und die Landkreise Rhön-Grabfeld, Bad Kissingen, Main-Spessart, Schweinfurt, Haßberge, Kitzingen und Würzburg.

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