Hotel Scandic Hamburg Emporio

100 – 2.499 Mitarbeiter
Team Engagement

Effiziente Zusammenarbeit im Team - Team Engagement ist das Ergebnis, wenn Ihre gesamte Belegschaft mühelos mit ihrer Aufgabe, miteinander und den Kunden verbunden ist. Einfache und medienübergreifende Zusammenarbeit. Wenn es funktioniert, spüren Sie es in Ihrer Unternehmenskultur und in der Bilanz – am deutlichsten fühlen es aber Ihre Kunden. Grenzen fallen. Produktivität wächst. Unsere Lösungen für beste Zusammenarbeit im Team bringen Sie dorthin.

„Ausschlaggebende Kriterien für Avaya Aura waren das Preis-Leistungs-Verhältnis, die Zuverlässigkeit der Anlage und die einfache technische Machbarkeit.“
 
- Ralf Wegener, Leiter IT-Technik, Scandic Hamburg Emporio
 
 

Vorteile

Verbesserte Zusammenarbeit
verbesserter Kundenservice
Reduzierte Kosten

Service ab dem Check-in

Im September 2012 hat das Scandic Hamburg Emporio seine Pforten geöffnet. 325 Zimmer, ein Restaurant und Konferenzräume bieten den Gästen Raum für Erholung oder Business. Was zählt, ist erstklassiger Service. Die Kommunikationslösung Avaya Aura ebnet den Weg dorthin. Sie verzahnt die Telefoniewünsche der Gäste nahtlos mit Prozessen aus Verwaltung, Technik und Service – und schafft so die Basis für einen reibungslosen Hotelbetrieb.
 
„Kann ich das Gepäck schon auf mein Zimmer bringen?“ Jeder, der schon einmal früh am Tag in einem Hotel eingecheckt hat, kennt diese Frage. Die Antwort hängt davon ab, ob das Zimmer bereits für den neuen Gast gereinigt ist – und ob die Rezeption darüber Bescheid weiß. Sicher ist: Ein Ja ist das erste Wohlfühl-Extra für den neuen Gast. „Die Kommunikationslösung Avaya Aura bildet bei uns die Schnittstelle zwischen den Apparaten der Gästezimmer, den teils fest installierten, teils mobilen Telefonen für Rezeption, Service und Haustechnik sowie der Verwaltungssoftware des Hotels – und ist damit ein wichtiger Baustein für einen reibungslosen Service an unseren Gästen“, urteilt Ralf Wegener, Leiter der IT-Technik im Scandic Hamburg Emporio.
 
Hat beispielsweise das Reinigungspersonal einen Raum gesäubert, gibt es am Zimmerapparat von Avaya einen bestimmten Code ein. Über die FOIS-Schnittstelle (Front Office Interface Server) der Kommunikationslösung Avaya Aura wird dieser an die hoteleigene Rezeptionssoftware Scorpio weitergegeben. Damit weiß der Rezeptionist, ob das Zimmer für den neuen Gast zur Verfügung steht.
 

Restaurant, Bar, Lounge: Das Gastronomiekonzept im Sandic Hamburg Emporio verbindet urbanen Lifestyle mit traditioneller Küche. Foto: Hotel Scandic Hamburg Emporio.

Schnittstelle zur Rezeption

„Die Rezeption kann beim Check-in auch gleich den Zimmerapparat für den Gast freischalten. Fallen während des Aufenthalts Telefongebühren an, werden diese automatisch an unser Abrechungssystem übergeben“, so Wegener weiter. Über einen anderen Code erfährt die Rezeption, ob in dem gereinigten Zimmer etwas defekt ist – und kann unmittelbar die Haustechnik benachrichtigen, damit der Mangel schnellstmöglich behoben wird.
 
Erst Anfang 2012 hatte sich das Scandic Hamburg Emporio für Avaya Aura und den Implementierungspartner bul:networx aus Berlin entschieden. Die Avaya-Kommunikationslösung konnte sich gegen die Angebote mehrerer Mitbewerber aus der Branche durchsetzen. Die Lösung überzeugte aufgrund der zahlreichen Erweiterungsmöglichkeiten und durch die Tatsache, dass die Serverlösung direkt im Hotel betrieben wird – und nicht in einem anonymen Rechenzentrum. „Weitere ausschlaggebende Kriterien für Avaya Aura waren das Preis-Leistungs-Verhältnis, die Zuverlässigkeit der Anlage und die einfache technische Machbarkeit“, erinnert sich Wegener.
 
Bereits im Mai 2012 wurde in dem neuen Hotelgebäude der Verwaltungsbetrieb aufgenommen – gleichzeitig fiel der Startschuss für Installation und Konfiguration des Avaya-Aura-Servers.
 

„Die Kommunikationslösung Avaya Aura ist ein wichtiger Baustein für den reibungslosen Service an unseren Gästen.“
 
 - Ralf Wegener, Leiter IT-Technik, Scandic Hamburg Emporio
 

„Zunächst haben wir von Berlin aus remote den Server vorkonfiguriert. Das Scandic Hotel hatte uns hierzu eine Excel-Tabelle mit den Rufnummern der Nebenstellen bereitgestellt“, schildert Marco Lücke, Geschäftsführer beim Implementierungspartner bul:networx, den Ablauf. „Innerhalb weniger Tage wurde die Kommunikationslösung dann vor Ort installiert, inklusive der zugehörigen Switches und Media Gateways, die zur Vergabe von Amtsleitungen auf den Gästezimmern oder in den Konferenzräumen benötigt werden.“
 
Im Verwaltungsbereich nutzt das Hotel die IP-Telefonie mit Avaya Aura. Die Haustechnik kann so beispielsweise Umzüge von Mitarbeitern jederzeit selbst durchführen. „Kommt ein neuer Mitarbeiter hinzu oder ist eine Erweiterung gefragt, müssen wir bei bul:networx die Änderung lediglich über unseren Remote-Service in der Lösung einrichten“, so Lücke weiter. Wichtiger noch: Bestimmte Mitarbeiter im Hotel sollen jederzeit erreichbar sein, auch wenn sie im Gebäude unterwegs sind. „Für die Mitarbeiter in IT und Haustechnik, die Pagen und Nachtportiers haben wir Mobiltelefone angeschafft, die die Kollegen immer mit sich führen. Treten sie ihren Dienst an, wird ihre Durchwahl im Hotelfestnetz auch auf das Mobiltelefon umgeleitet. Beide Geräte klingeln im Parallelruf“, erklärt Ralf Wegener. Der Vorteil: Tritt eine technische Störung auf, die schnell behoben werden muss, ist der entsprechende Ansprechpartner sofort greifbar.
 
Im September 2012 war der große Tag gekommen: die Eröffnung im Scandic Hamburg Emporio. Dementsprechend herrschte im Vorfeld Hochbetrieb bei Marco Lücke: „Im August mussten wir alle 325 Zimmerapparate montieren und verschalten. Dafür haben wir rund zwei Wochen benötigt.“ In den Gästezimmern setzt das Hotel auf die funktionalen Analoggeräte mit geringem Platzbedarf von Avaya – für interne Rufe an Rezeption, Weckdienst oder Restaurant und für Telefonate nach draußen. In den Konferenzräumen stehen den Gästen Telefone zur Verfügung, die das Hotel nach Bedarf aufschalten kann. „Auf diese Weise deckt das Scandic Hotel mit Avaya Aura die Steuerung seiner gesamten Telefonie ab, für Gäste und Verwaltung, eine Integration zur Rezeptions- und Abrechungssoftware inklusive“, fasst Marco Lücke von bul:networx die ursprüngliche Einführung zusammen.
 

„Ausschlaggebende Kriterien für Avaya Aura waren das Preis-Leistungs-Verhältnis, die Zuverlässigkeit der Anlage und die einfache technische Machbarkeit.“
 
- Ralf Wegener, Leiter IT-Technik, Scandic Hamburg Emporio
 

Die gemütlichen Zimmer im Scandic Hamburg Emporio bieten Raum für Erholung. Foto: Hotel Scandic Hamburg Emporio.

Einfache Erweiterung, kostengünstiger Betrieb

Doch schon gibt es neue Pläne für die Zukunft. Denn die Kommunikationslösung unterstützt auch virtuelle Konferenzräume, auf die sich von außen oder innen verschiedene Teilnehmer einwählen können. „Wir haben für Konferenzschaltungen genügend freie Ports und die technischen Möglichkeiten durch Avaya Aura. Demnächst wird diese kleine Erweiterung umgesetzt – wobei wir wieder auf die bewährte Unterstützung unseres Implementierungspartners bul:networx zurückgreifen“, sagt Ralf Wegener. „Damit scheint schon jetzt unser Konzept aufzugehen. Wir haben errechnet, dass wir durch einfach umzusetzende Erweiterungen sowie niedrige Kosten für Betrieb und Wartung im Vergleich mit den Anlagen anderer Anbieter in den kommenden Jahren einen fünfstelligen Betrag einsparen werden.“
 

Lösungen und Produkte

  • Avaya Aura für das Hotelleriegewerbe
  • Avaya G450 Media Gateways
  • KB22 Kompakttelefone
  • Avaya 9608 & 9650
  • IP-Deskphones
  • FOIS (Front Office Interface Server)
 

ÜBER DAS SCANDIC HAMBURG EMPORIO

Das Scandic Hamburg Emporio ist eines der jüngsten Hotels der schwedischen Scandic-Kette. 2012 eröffnet, liegt es direkt im Herzen Hamburgs – nur wenige Gehminuten von renommierten Einkaufsstraßen, dem Jungfernstieg oder der Alster entfernt. 325 Zimmer mit bodentiefen Fenstern und Echtholzböden, das Restaurant H2O und kostenloses WLAN bieten den Gästen Annehmlichkeiten und Raum für Erholung. Geschäftskunden profitieren von Tagungseinrichtungen für Konferenzen oder Events mit bis zu 110 Personen. Das Scandic Hamburg Emporio setzt bewusst auf eine gesunde Umgebung, Barrierefreiheit und Nachhaltigkeit im Betrieb – und wurde hierfür bereits mit der Silbermedaille der Deutschen Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen, dem internationalen Green Globe Award, der EU-Blume und als Certified Green Hotel vom Verband Deutsches Reisemanagement e.V. ausgezeichnet.
 

ÜBER BUL:NETWORX

bul:networx betreut deutschlandweit kleine und mittelständische Unternehmen bei der Optimierung ihrer Unternehmenskommunikation mit Lösungen aus den Bereichen Unified Communications, Datennetze und Services.
 
 

Die Vor-Ort-Installation von Avaya Aura erlaubt mehr Flexibilität, die unkomplizierte Verwaltung und Wartung der Anlage garantiert niedrige Gesamtbetriebskosten.

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KUNDENPROFIL
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  • Deutschland

  • Anzahl Mitarbeiter:

  • 325

Das Scandic Hamburg Emporio ist eines der jüngsten Hotels der schwedischen Scandic-Kette. 2012 eröffnet, liegt es direkt im Herzen Hamburgs – nur wenige Gehminuten von renommierten Einkaufsstraßen, dem Jungfernstieg oder der Alster entfernt.

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