Hochschule Amberg-Weiden

Thema : Teamleistung
100 – 2.499 Mitarbeiter
Team Engagement

Effiziente Zusammenarbeit im Team - Team Engagement ist das Ergebnis, wenn Ihre gesamte Belegschaft mühelos mit ihrer Aufgabe, miteinander und den Kunden verbunden ist. Einfache und medienübergreifende Zusammenarbeit. Wenn es funktioniert, spüren Sie es in Ihrer Unternehmenskultur und in der Bilanz – am deutlichsten fühlen es aber Ihre Kunden. Grenzen fallen. Produktivität wächst. Unsere Lösungen für beste Zusammenarbeit im Team bringen Sie dorthin.

„Die IP-Kommunikationslösung von Avaya bietet uns die Modularität und Skalierbarkeit, um künftige Anforderungen flexibel umsetzen zu können.“

- Albert Dotzler, Leiter Rechenzentrum, Hochschule für angewandte Wissenschaften – HAW Amberg-Weiden

Vorteile

Erhöhte Produktivität
Reduzierte Kosten

Hochschule für angewandte Wissenschaften Amberg-Weiden

Wachstum ist auch für Hochschulen unabdingbar – zumal dann, wenn sie so jung sind wie die Hochschule Amberg-Weiden. Damit die in den beiden oberpfälzischen Städten beheimatete Hochschule für angewandte Wissenschaften technisch nicht an Grenzen stößt, setzen die Verantwortlichen auf eine flexibel erweiterbare, zentral verwaltete IP-Kommunikationslösung von Avaya.

Bislang betrieb die Hochschule Amberg Weiden an jedem der beiden Standorte eine eigene Telekommunikationsinfrastruktur. Die TK-Systeme stammten von verschiedenen Anbietern, eine Koppelung der Lösungen gab es nicht. Damit einher gingen deutlich spürbare Einschränkungen: Gruppenrufe konnten nicht eingerichtet werden, die Bedienung der Endgeräte variierte je nach Standort, was insbesondere für Mitarbeiter irritierend war, die pendeln. Zudem mussten diese Mitarbeiter je nach Aufenthaltsort unter verschiedenen Nummern angerufen werden.

Gravierender als diese Gründe erwiesen sich zwei weitere Tatsachen. Zum einen waren Service und Support für die Systeme vergleichsweise teuer, da jeweils unterschiedliche Lieferanten beauftragt werden mussten. Zum anderen stellte sich bereits im Jahr 2009 heraus, dass die Lösungen hinsichtlich ihrer Ausbaufähigkeit an Grenzen stießen und mit dem Wachstum der Hochschule nicht Schritt halten konnten. „Teilweise mussten sich zwei Mitarbeiter ein Telefon teilen, da wir keine weiteren Ports mehr zur Verfügung stellen konnten“, sagt Albert Dotzler, der Leiter des Rechenzentrums der Hochschule. „Die Hochschulverantwortlichen entschieden sich gegen eine teure und aufwendige Erneuerung der bestehenden Lösungen und für eine Neuanschaffung. Dass die neue Kommunikationslösung auf IP-Basis arbeiten soll, stand ebenfalls von vornherein fest, so Dotzler weiter.

Auf Avaya fiel die Wahl der Technikverantwortlichen aus einem verblüffend einleuchtenden Grund: „Wir setzen auf Novell Groupwise, und eine Integration der neuen Kommunikationslösung mit der Groupware war für uns Grundvoraussetzung. Nur Avaya konnte uns eine funktionierende, ab Werk vorhandene Schnittstelle demonstrieren. Gepaart mit der Skalierbarkeit der Lösung gab diese Funktion den Ausschlag für unsere Entscheidung“, erklärt Dotzler. Ebenfalls für die Avaya-Lösung sprach deren Voiceover- IP (VoIP)-Fähigkeit. VoIP ist nicht nur zukunftssicher. Die IP-Technik sorgt auch dafür, dass sich die Avaya-Komponenten an den beiden Standorten leicht koppeln lassen.

„Die IP-Kommunikationslösung von Avaya bietet uns die Modularität und Skalierbarkeit, um künftige Anforderungen flexibel umsetzen zu können.“

— Albert Dotzler, Leiter Rechenzentrum, Hochschule für angewandte Wissenschaften – HAW Amberg-Weiden

Das Zusammenspiel gibt den Ausschlag

Der eigentliche Umstieg von den beiden vorhandenen Systemen auf die neue Avaya-Lösung ging problemlos über die Bühne. Entscheidend trugen dazu die Spezialisten von DANES als verantwortlichem AVAYA-Partner bei. „Die Zusammenarbeit mit DANES war sehr gut. Die Experten banden uns von Beginn an mit in die Planung ein. So konnten wir frühzeitig das notwendige Wissen aufbauen, das uns heute im Alltag weiterhilft“, sagt Rechenzentrumsleiter Dotzler. Innerhalb von drei Tagen installierten die DANES-Mitarbeiter zusammen mit den IT-Fachleuten der Hochschule die knapp 500 Endgeräte und die vorkonfigurierten intelligenten Avaya-Komponenten. Die neue Lösung lief zirka zwei Wochen parallel zu den vorhandenen TK-Anlagen. So konnten kleinere Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.

Herausforderung

  • Die bestehenden Kommunikationsanlagen an den Standorten durch eine einheitliche IP-basierte Lösung ablösen.

Lösung

  • Eine Unified-Communications- Lösung von Avaya bindet nicht nur die Groupware ein, sondern erlaubt auch die zentrale Verwaltung vom Standort Amberg.

Nutzen

  • Die kostengünstige neue TK-Infrastruktur erlaubt Faxe aus dem PC und den leichten Arbeitsplatzwechsel. Das Ergebnis: zufriedenere Mitarbeiter.

Die Anwender sind hochzufrieden

Die Rückmeldungen der Kollegen sind laut Albert Dotzler durch die Bank positiv. Die neuen Funktionen wie „Clickto- Call“, also die direkte Wahl mit dem PC aus dem Groupwise-Adressbuch heraus, sparen den Mitarbeitern täglich Zeit. Die unterschiedlichen Medienformen Sprachnachrichten, Faxe und E- Mails werden im Groupwise-Postfach zusammengeführt. So hat jetzt jeder Mitarbeiter eine persönliche Faxnummer und kann Faxe direkt vom PC versenden oder empfangen. Das spart nicht nur den Weg zum Fax-Gerät, sondern auch Papier und Toner und ermöglicht eine einfache elektronische Weiterverarbeitung.

Erleichtert wird der Einsatz von anderen Funktionen wie Rufumleitung durch die hohe Nutzungsfreundlichkeit der Avaya-IP-Telefone, die auch technischen Laien die zahlreichen Funktionen leicht zugänglich machen. „Geschult wurden die Kollegen nicht direkt durch unsere IT-Experten. Wir haben nur einige Kollegen unterwiesen und diese dann zu Multiplikatoren gemacht, die ihr Wissen an alle übrigen Hochschulmitarbeiter weitergeben“, so Dotzler.

Für erhöhten Bedienkomfort und damit zufriedenere Mitarbeiter sorgt auch die neue Möglichkeit, einfach zwischen den Standorten wechseln zu können und alle am Endgerät getätigten Einstellungen jeweils mitzunehmen. Die mobile Erreichbarkeit wurde durch ein „One-Number“-Konzept verbessert. Es klingeln gleichzeitig das Tisch- und das Mobiltelefon, und der Mitarbeiter kann entscheiden, wie und wo er das Gespräch entgegennimmt. Besonders beliebt bei den Hochschulmitarbeitern ist die Software Avaya one-X Mobile für das iPhone. Diese Anwendung bildet quasi alle Funktionen des Tischtelefons auf dem Smartphone ab. Auch Telearbeitsplätze werden laut Albert Dotzler zunehmend von den Mitarbeitern genutzt. Eine Option, die die intelligente Kommunikationslösung dank ihrer VoIP- Fähigkeit jetzt erstmals ermöglicht.

Auch die Technikspezialisten sind angetan von der Avaya-Lösung: Sie können die komplette Infrastruktur zentral vom Standort Amberg aus administrieren – ohne für Aufgaben wie Einrichten einer Nebenstelle, Auswertung der Auslastung oder Konfiguration eines Telefons kostenpflichtige Serviceleistungen zu benötigen. „Obwohl wir alle keinen Telekommunikationshintergrund haben, können wir mit Hilfe der leistungsfähigen und gleichzeitig gut zu bedienenden Avaya-Software alle täglichen Aufgaben selbst erledigen“, so Albert Dotzler.

Um mehr Ausfallsicherheit zu erlangen, haben die Techniker von DANES die zentrale Komponente der Avaya-Lösung je einmal in Amberg und einmal in Weiden installiert. Fällt die Technik wider Erwarten an einem Ort aus, verbinden sich die Endgeräte mit der intelligenten Komponente am anderen Standort und können über die jeweils vorhandenen Festnetzverbindungen wie gewohnt weitertelefonieren.

Zufriedenheit auf allen Seiten

„Nachdem wir die Avaya-Lösung ein knappes Jahr in Betrieb haben, können wir mit Sicherheit sagen, dass alle Versprechen eingehalten und all unsere Erwartungen erfüllt wurden. Wir finden dies bemerkenswert“, lobt Albert Dotzler. „Auch die von den kaufmännisch Verantwortlichen gewünschten finanziellen Einsparungen konnten wir dank deutlich reduzierter Wartungskosten erfüllen. Und das, obwohl gleichzeitig der Funktionsumfang erheblich erweitert wurde“, so Dotzler weiter.

Lösungen und Produkte

Lösungen

  • Avaya Aura Communication Manager
  • Avaya one-X Mobile

Produkte

  • IP-Telefone Avaya 9630 und 9640
  • Avaya Unified Messaging C3000

Über die Hochschule Amberg-Weiden

Die Hochschule Amberg-Weiden ist eine 1995 eröffnete und somit vergleichsweise junge Hochschule, die über beide Hochschulstandorte verteilt 3.000 Studierende durch 74 Professorinnen und Professoren unterrichtet. Die Hochschule bietet in vier Fakultäten (Maschinenbau/Umwelttechnik, Elektro- und Informationstechnik, Wirtschaftsingenieurwesen, Betriebswirtschaft) ein Portfolio von 18 Studiengängen an, das aktuelle technische und wirtschaftliche Entwicklungen aufgreift. Bundesweit einmalige Studienangebote wie Patentingenieurwesen werden in Amberg angeboten, Weiden profiliert sich unter anderem mit Medizintechnik.

Über DANES

„Vernetzt denken – vernetzt handeln“, so lautet die Philosophie der IT-Spezialisten von DANES. Seit der Gründung 1991 ist DANES durch Kontinuität in Leistung und Kompetenz zu einem führenden IT-Dienstleistungsunternehmen gewachsen. DANES arbeitet herstellerunabhängig mit starken Partnern. Dies garantiert individuelle, bedarfsgerechte Lösungen für Auftraggeber aus allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung. Die inzwischen über 100 Mitarbeiter bringen umfassende Erfahrungen mit: vom Projektmanagement über IT-Sicherheit und Datenschutz bis zum Outsourcing. Die Spezialisten bilden sich ständig weiter, wodurch DANES seinen Kunden stets profunde Beratung und Dienstleistung bieten kann.

KUNDENPROFIL
Hochschule Amberg-Weiden
  • Firmenzentrale:

  • Deutschland

Gravierender als diese Gründe erwiesen sich zwei weitere Tatsachen. Zum einen waren Service und Support für die Systeme vergleichsweise teuer, da jeweils unterschiedliche Lieferanten beauftragt werden mussten. Zum anderen stellte sich bereits im Jahr 2009 heraus, dass die Lösungen hinsichtlich ihrer Ausbaufähigkeit an Grenzen stießen und mit dem Wachstum der Hochschule nicht Schritt halten konnten. „Teilweise mussten sich zwei Mitarbeiter ein Telefon teilen, da wir keine weiteren Ports mehr zur Verfügung stellen konnten“, sagt Albert Dotzler, der Leiter des Rechenzentrums der Hochschule. „Die Hochschulverantwortlichen entschieden sich gegen eine teure und aufwendige Erneuerung der bestehenden Lösungen und für eine Neuanschaffung. Dass die neue Kommunikationslösung auf IP-Basis arbeiten soll, stand ebenfalls von vornherein fest, so Dotzler weiter.

Was unsere Kunden sagen
„Die IP-Kommunikationslösung von Avaya bietet uns die Modularität und Skalierbarkeit, um künftige Anforderungen flexibel umsetzen zu können.“

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